Artificial Intelligence in het hart van jouw administratieve processen

Bij Basecone zeggen we altijd: “AI zit in het hart van Basecone”. Die uitspraak is er niet zomaar. We zetten AI namelijk in om jou tijd terug te geven. Tijd die je eerder vooral gebruikte om handmatige taken uit te voeren. Voor Basecone is die tijdwinst belangrijk. Hierdoor kun jij je namelijk bezighouden met je klanten en diepgaande analyses maken. Wat levert AI in Basecone jou nu eigenlijk op? Hoe ontwikkelt zich dat in de toekomst? En waarom is die AI-ontwikkeling zo belangrijk? In deze blog neemt Puja Prakash, Senior Product Owner bij het AI team van Basecone, je mee in wat de rol van AI in Basecone is en wat dit jou oplevert, nu én in de toekomst.

Een volledig proces dankzij de kracht van AI

Volgens Puja kan Basecone niet zonder het gebruik van AI. “Het zit echt verweven in onze software,” zegt ze. “In bijna het volledige proces van de administratie neemt Basecone je werk uit handen dankzij AI. Zonder de gegevens die we door AI hebben verkregen, is het niet mogelijk om automatisch te boeken op basis van boekingsregels.” Hoe dat proces precies werkt? Puja legt het je graag uit.

"Binnen Basecone maken we op dit moment veel gebruik van Deep Learning Artificial Intelligence.” Deep Learning AI is een systeem dat getraind is op grote hoeveelheden documenten. Door zoveel verschillende documenten te zien, leert het algoritme om bepaalde kenmerken te koppelen aan de juiste labels. Bijvoorbeeld het factuurbedrag of het KvK-nummer van een klant. Hoe meer facturen en documenten het systeem heeft gezien, hoe beter het wordt in het herkennen van bepaalde kenmerken in de factuur. Hierdoor kun jij erop vertrouwen dat Basecone de factuur juist herkent en op de juiste posten kunt boeken.

Meer tijd voor belangrijke zaken dankzij Deep Learning AI

“Het eerste moment dat we AI gebruiken binnen Basecone is bij het splitsen van facturen,” zegt Puja. Veel accountantskantoren besteden tijdens piekperioden veel tijd aan het verwerken van foutief aangeleverde bestanden, doordat er meerdere facturen in één bestand zitten. Dit moeten ze vervolgens handmatig splitsen in afzonderlijke facturen voordat ze worden geboekt in een boekhoudsysteem. Dit verlengt de verwerkingstijd onnodig en kan ervoor zorgen dat administraties niet tijdig en volledig zijn. Uit onze data blijkt dat 5-6% van alle facturen in Basecone

gesplitst moet worden. Door AI in te zetten voor dit proces, automatiseren we deze taak en helpen we accountants efficiënter te werken, zodat ze zich kunnen richten op wat echt belangrijk is.

Door Deep Learning AI in te zetten, houdt je wel tijd over om naar zulke zaken te kijken. De AI herkent de losse facturen in Basecone en geeft je een voorstel welke facturen je het beste kunt splitsen. “Het enige wat je als accountant of boekhouder hoeft te doen, is dit voorstel accepteren,” zegt Puja.

“En dat is niet het enige AI-systeem dat we gebruiken binnen Basecone! Ook het ophalen van alle relevante informatie van de factuur is mogelijk dankzij een Deep Learning AI systeem binnen Basecone.” Basecone haalt verschillende velden op uit de factuur. Ieder veld geeft meer inzicht, zoals de factuurdatum, het factuurbedrag of de leverancier. Het systeem kan facturen daarmee sorteren op van wie de factuur komt, of voor welke klant van de ondernemer de factuur bedoeld is. Hoewel dit onderdeel in het systeem zelf geen gebruik maakt van AI, heeft het wel AI nodig om tot de juiste keuzes te komen.

De toekomst van AI binnen Basecone

Basecone wil de komende 5 jaar de software nog verder verbeteren met AI. “Op dit moment gebruiken we AI voornamelijk om processen te automatiseren en handmatige stappen te verminderen,” vertelt Puja. “In de toekomst willen we naast Deep Learning AI ook Generatieve AI inzetten om financiële professionals nog verder te ondersteunen met diepgaande inzichten en advies.”

AI heeft de capaciteit om trends te herkennen op basis van historische data. “Als een bepaalde klant of organisatie zich op een bepaalde manier blijft ontwikkelen, kan AI voorspellen hoe hun financiële situatie eruit zal zien over een paar maanden of jaren.” Deze voorspellende inzichten kunnen financiële professionals helpen om hun klanten beter te adviseren en hun dienstverlening te optimaliseren.

Op kortere termijn wordt generatieve AI ingezet om betere herkenning van losse bonnetjes te realiseren. “Bonnetjes kunnen gekreukeld of vervaagd zijn, wat de herkenning moeilijk maakt. Generatieve AI kan helpen met datakwaliteit en zo zorgen voor betere herkenning.”  

Waarom innovatie in AI onmisbaar is voor financiële professionals 

Waarom is het voor accountants en boekhouders belangrijk dat Basecone blijft investeren in AI? Puja is duidelijk in haar antwoord: efficiëntie, nauwkeurigheid en toekomstbestendigheid. “Door AI zijn kantoren een stuk minder tijd kwijt aan handmatige verwerking,” zegt Puja. Boekhouders kunnen hierdoor meer werk doen binnen dezelfde tijd, of ze nu besluiten extra taken op zich te nemen of hun bespaarde tijd op een andere manier in te zetten. “Daarnaast vermindert AI menselijke fouten en zorgt het voor real-time verwerking, waardoor financiële rapportages nog betrouwbaarder worden.”

Een ander belangrijk punt is de concurrentie binnen de markt. “AI groeit razendsnel, en wij willen ervoor zorgen dat financiële professionals altijd toegang hebben tot de meest geavanceerde en efficiënte technologieën.” Tegelijkertijd begrijpen we dat AI enorm complex kan zijn. Daarom is het onze missie om deze technologie juist laagdrempelig en gebruiksvriendelijk te maken. Door te blijven investeren in AI helpt Basecone niet alleen met tijdsbesparing, maar zorgen we er ook voor dat je als financieel professional efficiënter kunt werken en een hoogwaardige service aan je klant kunt bieden—zonder dat AI de overhand neemt.

Met AI in het hart van Basecone wordt jouw administratieve proces niet alleen geautomatiseerd, maar ook slimmer, sneller en strategischer. Dit bespaart tijd en geeft je de kans om jouw rol verder te ontwikkelen en meer waarde toe te voegen aan jouw klanten.