Het is een veelgebruikt gezegde bij veel accountants en administrateurs: “Vertrouwen is goed, controle is beter”. Maar klopt dit wel altijd? Tijdens het verwerken van de administratie kom je vaak dezelfde facturen tegen, die je altijd op dezelfde grootboekrekening boekt ongeacht het bedrag, of maandelijks terugkerende facturen. Bijvoorbeeld bij facturen voor vaste abonnementen, huur, energie, en software. Moet je die exact dezelfde facturen ook nog elke maand controleren? In deze blog leggen we je uit hoe het verwerken van facturen efficiënter kan met automatisch boeken van Basecone.
Waarom zou je automatisch willen boeken, en welke facturen?
Met automatisch boeken worden aangeleverde facturen automatisch verwerkt en geboekt zonder tussenkomst van menselijk handelen. Dit levert je tijdwinst op, omdat je alleen nog op uitzonderingen stuurt. Dit kun jij investeren in de groei van je organisatie. De functionaliteit binnen Basecone is speciaal ontwikkeld voor terugkerende facturen, waarbij je een standaard boekingsregel kunt in stellen. Denk hierbij aan het bedrag of rekeningnummer van een factuur. UBL-facturen kunnen altijd worden geautomatiseerd, die worden namelijjk 100% herkend. Zo kun jij kijken naar de écht belangrijke dingen, in plaats van je te focussen op het controleren van facturen.
Hoe werkt automatisch boeken in de praktijk?
Zoals gebruikelijk laat je de facturen automatisch doorsturen naar de betreffende administratie in Basecone. De herkenning en matching op de factuur koppelt deze aan de juiste leverancier en de bijbehorende boekingsregel. Door de aanvullende automatiseringsregel, die je zelf eenmalig hebt ingesteld, wordt de factuur nu rechtstreeks doorgeboekt naar het gekoppelde boekhoudpakket. Omdat alles in dit proces automatisch gaat zie je de factuur pas als deze in het boekhoudsysteem is geboekt.
Welke voorwaarden zijn er om controle op automatisch boeken te houden?
Controle blijft in de basis goed. Daarom zitten er voorwaarden aan het wel of niet automatisch boeken van een factuur. Bijvoorbeeld als de herkenning of matching van een factuur niet goed is, of als er sprake is van dubbele facturen. Deze facturen kun je terugvinden in je validatiescherm, en alsnog zelf controleren.
Bovendien houd je zelf de regie bij automatisch boeken. Jij bepaalt namelijk helemaal zelf welke facturen er wel, en welke facturen er niet automatisch geboekt mogen worden. Zo kun je:
- Zo kun je per administratie instellen of je gebruik wilt maken van automatisch boeken;
- Dankzij een aparte automatiseringsgebruiker behoud je inzicht in welke en hoeveel facturen er automatisch zijn geboekt;
- Alleen gebruikers met de rol “accountant” en toegang tot de betreffende administratie, kunnen automatiseringsregels gebruiken;
- Per leverancier bepaal je, dankzij de automatiseringsregel, of automatisch boeken van toepassing is;
- Vervolgens bepaal je de criteria waaraan facturen moeten voldoen om automatisch te worden geboekt bij deze leverancier. Denk aan condities als UBL/PDF facturen en een maximum factuurbedrag.
Controleren op basis van uitzonderingen
Automatisch boeken levert je nog meer tijdwinst op en zorgt dat je op uitzondering controleert. Zo’n uitzondering kan een factuur zijn boven het maximumbedrag dat je hebt ingesteld. Een jaarlijkse verhoging van de huur controleer je extra, de maandelijkse huurfacturen niet meer.
Ben je nieuwsgierig geworden naar de functionaliteit automatisch boeken? Kijk dan op de knowledge base van Basecone voor het artikel hoe je deze functionaliteit kunt instellen.
