Hoewel de term digitalisatie ook binnen de accountancy niet meer weg te denken is, zijn er veel accountantskantoren die twijfelen over het digitaliseren en automatiseren binnen hun kantoor. Want welk werk blijft er over voor de accountant als bijna alles digitaal of automatisch gaat? Bij Basecone geloven we erin dat het bij digitalisatie niet gaat om het digitaal maken van je werk, maar vooral dat van je proces. In deze blog vertellen we je meer over dit fenomeen en hoe Basecone jou helpt hier mee aan de slag te gaan.
Hoewel digitalisatie en automatisering veel tijdwinst oplevert, betekent dit niet dat je als accountant geen werk meer te doen hebt. Het digitaliseren van processen zorgt er vooral voor dat je werk een andere invulling krijgt. Waar je in eerste instantie veel tijd kwijt was aan het verzamelen, controleren en boeken van facturen, zorgt digitalisatie ervoor dat je deze tijd wint. Je kan die tijd bijvoorbeeld inzetten om je te focussen op het geven van advies, het verbeteren van je dienstverlening en het helpen van je klant.
Voordelen van digitalisering bij accountants
Bij veel accountants gaat 50% van hun werk naar het binnenhalen van de informatie. Alle functionaliteiten die we ontwikkelen voor onze digitalisatie software, of voor de Basecone app, zijn gericht op het winnen van tijd en het werk voor de accountant makkelijker maken. En dat digitaliseren heeft best een aantal voordelen:
- De administratie wordt efficiënter en nauwkeuriger
- Met digitaliseren en automatiseren heb je minder kans op fouten.
- Als accountant win jij tijd die je kunt besteden aan andere zaken.
Het digitaliseren van je boekhoudproces heeft dus best wat voordelen. Maar hoe start je hier precies mee? Basecone helpt je graag op weg.
Starten met digitaliseren
Het digitaliseren van je processen start bij het aanleveren van de facturen. Hier ligt vooral een belangrijke rol voor je klant. Daarom heeft Basecone de Basecone app. Met de app kan jouw klant op ieder moment, en vanaf elke plek, facturen en bonnetjes aanleveren. Dit kan al door het versturen van één foto. Ook heeft iedere administratie een uniek e-mailadres. Je houdt alle facturen digitaal en stuurt de facturen direct door naar het juiste e-mailadres. Zo is de administratie sneller volledig, hoef je geen losse facturen bij elkaar te zoeken en kun je sneller aan de slag. Alle facturen komen binnen in de Basecone software, die terugkerende facturen al snel herkent. Jij hoeft alleen nog te controleren of alle facturen binnen zijn.
Verbeter je autorisatieproces met Basecone
Maar ook als alle facturen digitaal zijn aangeleverd, zijn er genoeg onderdelen in het proces die efficiënter of optimaler ingezet kunnen worden. Voordat een inkoopfactuur betaald kan worden, moeten er namelijk nog verschillende stappen gezet worden. Verschillende medewerkers of afdelingen moeten de facturen goedkeuren en je wilt zelf overzicht houden. In het autorisatiebeheer van Basecone kun je de flow van de factuur zelf inrichten.
Autorisatieflows zorgen ervoor dat terugkerende facturen of facturen vanaf een specifiek bedrag automatisch naar de juiste medewerkers worden gestuurd. Wacht een factuur op goedkeuring? Dan kun je deze automatisch laten blokkeren voor betaling. Je administratie is wel volledig bijgewerkt in het boekhoudpakket. Een goedgekeurde factuur wordt automatisch vrijgegeven voor de betaalbatch. Maandelijks terugkerende facturen kun je eenvoudig uitzonderen van de verplichte autorisatieflow.
Automatiseren doe je zo
Na het digitaliseren van je processen is automatisering de volgende stap om jouw processen zo makkelijk mogelijk te maken. Basecone biedt jou hier de functie van automatisch boeken aan. Je kunt op ieder moment en op ieder niveau starten. Zo kun je bijvoorbeeld eerst alleen de facturen van je eigen accountancykantoor automatisch gaan boeken, om vervolgens ook periodiek terugkerende facturen hierin mee te nemen.
Op die manier bouwen zowel jij als je klant aan het vertrouwen in deze tool. Als je bijvoorbeeld 30 facturen per maand automatisch laat boeken, scheelt dit je al snel 1,5 uur die jij kunt investeren in je klant. In deze blog over automatisch boeken lees je hier meer over en ontvang je een stappenplan om te starten met het automatiseren van je processen.
