Een stap tegelijk – waarom automatiseren geen must is

Het lijkt soms wel het toverwoord: automatiseren. Vanuit Basecone juichen we accountants toe die inzetten op het automatiseren van hun processen. Toch betekent dit niet dat je direct al je processen moet of kunt automatiseren. De kans is namelijk groot dat je daar nog helemaal niet klaar voor bent. Misschien ben je voor je gevoel al ver, want je facturen komen toch allemaal via de mail binnen? Maar heeft het je tijdwinst opgeleverd? In de meeste gevallen kun je hier nee op antwoorden. In deze blog vertellen we je waarom automatiseren geen must is, maar optimaliseren wel.

Je werk digitaliseren of je processen?

Eerder schreven we al over hoe je processen kon digitaliseren. Digitaliseer je processen, niet je werk. Hoewel veel accountants veel tijd en energie steken in digitaliseren, levert het vaak geen extra tijd op. Hoe kan dit? Dit komt doordat je wel je middelen hebt gedigitaliseerd, van map met facturen naar e-mail bijvoorbeeld, maar niet het proces. Je loopt dus tegen dezelfde dingen aan als eerder, alleen dan op het scherm van je laptop. 

Wat we bij Basecone terugzien is dat veel accountants- en administratiekantoren graag willen automatiseren. Toch lopen ze er in de praktijk tegenaan dat ze hier nog niet klaar voor zijn. Ze zijn in gedachten verder dan de realiteit laat zien. Jouw klanten leveren facturen bijvoorbeeld nog niet aan via de Basecone app, of er zijn nog geen autorisatieflows ingericht in de software. 

Bij Basecone zien we dit ook terug. Bijvoorbeeld in het feit dat nieuwe releases matig gebruikt worden omdat de werkprocessen op kantoor hier niet op ingericht zijn. Het is belangrijk om dan eerst naar optimalisatie van deze processen te kijken en een verandering in mindset te creëren, voordat je aan de slag gaat met automatiseren.

Bewustwording als eerste stap

Wil je aan de slag met automatiseren, maar merk je dat het moeilijk gaat of dat je bang bent de controle te verliezen? Dan is het goed om te starten met bewustwording. Bedenk waarom je wilt gaan automatiseren en wat je wilt dat het oplevert. Kijk dan kritisch naar waar je nu staat met je bedrijf. Zijn processen écht gedigitaliseerd, of is het nodig om hier eerst aan te gaan werken? Een frisse blik op de situatie en jouw werkprocessen kan heel verhelderend werken. Daarom heeft Basecone, naast accountmanagers die veel ervaring hebben in deze trajecten, ook Customer Success Managers die als doel hebben om jou succesvol te maken. Ga daarom in gesprek met Basecone om te kijken wat een eerste goede stap is.

Maar ook als je niet wil automatiseren biedt Basecone veel alternatieven om jouw werkwijze te optimaliseren. Zo biedt het validatiescherm een totaaloverzicht van alle te boeken facturen, waardoor je alles in één oogopslag kunt controleren en/of 10 documenten tegelijk wegboekt. Daarnaast kun je autorisatieflows instellen voor facturen. Zo worden terugkerende facturen of facturen vanaf een bepaald bedrag automatisch naar de juiste medewerkers gestuurd ter controle.

Controle en vertrouwen gaan hand in hand

Ook wanneer je processen gedigitaliseerd zijn is het lastig om te starten met automatiseren. Je merkt dat je met het inrichten van de optimale processen al veel tijd bespaart, maar houdt graag zelf nog de volledige controle over het administratieproces.

Die controle uit handen geven vraagt veel vertrouwen. Zeker als je dit weggeeft aan software. Bij Basecone snappen we dat je dat vertrouwen moet winnen. Mocht je gaan automatiseren is het goed om te starten met je eigen facturen. Hierbij is het risico minimaal, je kent en vertrouwt je eigen facturen namelijk altijd. Ook met deze stap kun je al een hoop tijd besparen. Krijg je meer vertrouwen in de software? Kies er dan voor om een stapje verder te gaan met het automatiseren, bijvoorbeeld door facturen te automatiseren die elke maand hetzelfde zijn. Jij controleert hoe ver je gaat met automatiseren! 

De toekomst van accountancy automatisch?

Waar veel van je werk nu nog handmatig gebeurt, zal dit in de toekomst steeds meer digitaal worden. Die digitale processen automatiseren is geen must, maar het biedt wel kansen om efficiënter te werken. Optimale werkprocessen zorgen voor minder werkdruk en betere inzet van de werkuren. Het kan leiden tot meer inzicht en de mogelijkheid om je klanten van waardevol advies te voorzien.