Hoe een AI-beleid zorgt voor meer vertrouwen in jouw organisatie

Slechts 27% van de mensen in de accountancysector zet Artificial Intelligence in. Dit terwijl deze tool heel veel kansen biedt, waaronder tijdbesparing, minder kans op fouten en een hoge nauwkeurigheid. Het probleem? Vertrouwen. Veel finance professionals zijn sceptisch naar AI. Logisch ook, want hoe gaat AI om met jouw data? Kun je controleren of AI de juiste antwoorden geeft? En hoe houd je grip op het gebruik van AI als meerdere mensen in je organisatie ermee werken? In dit artikel geven we je hier antwoord op. Leer hoe jij een AI-beleid ontwikkelt en implementeert in jouw organisatie.

Waarom jij wil sturen op een AI-beleid

Het onderzoek van Wolters Kluwer brengt niet alleen in beeld hoeveel mensen in de accountancysector gebruikmaken van AI, ook geeft het inzicht in de potentie van AI. Meer dan de helft van de finance professionals erkend dat AI een grote impact gaat hebben op de sector. Datzelfde onderzoek toont ook aan dat kantoren met een AI-strategie of AI-beleid veel meer vertrouwen hebben in de software. Ruim 84% van de kantoren met een AI-beleid kijkt namelijk positief naar AI. Dat is niet de enige reden om te werken aan een AI-beleid. We geven je 3 redenen waarom het voor jouw organisatie goed is te werken aan een duidelijk en werkbaar AI-beleid.

Verantwoordelijkheid en vertrouwen

Jouw twijfels bij AI liggen er ook bij je klanten. Want hoe gebruik je de data van ondernemers voor jouw AI-software? Door een scherp beleid op te stellen, weten niet alleen jouw medewerkers waar ze aan toe zijn, ook kun je precies aan je klanten vertellen waar AI wel en niet voor gebruikt wordt. Dit geeft rust binnen en buiten de organisatie. Op die manier kun jij met vertrouwen AI inzetten.  

Omgaan met complexe wet- en regelgeving

AVG-wetgeving, NIS 2-wetgeving en andere compliance regels. Ze gelden allemaal voor accountants, boekhouders en ondernemers. Het inzetten van nieuwe tools betekent ook: toetsen en controleren of de tool aan deze wetgeving voldoet. Met een AI-beleid heb jij duidelijk op papier waar een tool of software aan moet voldoen én kun je dit updaten wanneer nodig. Zo blijf je altijd compliant.

 

Innovatie en ontwikkeling

Door goed op papier te zetten hoe en waar jij AI inzet, moedig je jouw collega’s aan om AI constructief in te zetten. Een AI-beleid zorgt voor duidelijkheid, en daarnaast voor ontwikkeling. Omdat iemand direct weet hoe je AI inzet is de kans op succesvolle implementatie groter. 

Hoe ontwikkel je een AI-beleid?

Wanneer je aan de slag gaat met het ontwikkelen van een AI-beleid is vaak de vraag ‘Hoe start je?’ We nemen je mee in de 4 stappen die je zet voor het ontwikkelen van een goed AI-beleid:

Stap 1. Doel en richtlijnen opstellen
Stap 2. Risicoanalyse uitvoeren
Stap 3. Medewerkers trainen en bewustzijn creëren
Stap 4. Implementeren en bijsturen

Doel en richtlijnen opstellen

Als eerste bepaal je de doelen van het beleid. Waarom wil jij AI inzetten? Wil je efficiënter werken, klantcontact verbeteren of tijd winnen? Zodra dit duidelijk is bepaal je de kaders.
Stel vragen als: Wat mag AI wel en niet doen? Voor welke data, taken of verantwoordelijkheden zet je AI in, en wanneer ligt de verantwoordelijkheid bij de boekhouder of accountant? Welke kwaliteitseisen hanteren we voor AI-besluiten? Hoe toetsen we deze kwaliteitseisen en wanneer sturen we op data vanuit AI? Wie is verantwoordelijk voor het AI beleid? Door verantwoordelijken aan te wijzen, is er iemand in de organisatie die eigenaarschap voelt over het gebruik van AI. Daarmee is de kans op juist gebruik groter. 

Risicoanalyse uitvoeren

Kijk op basis van je doel en richtlijnen welke risico’s het gebruik van AI vormt, en hoe je deze eventueel kunt ondervangen. Soms is dat door te kiezen voor een andere tool, maar ook het aanscherpen van je richtlijnen kan hierin helpen. Denk na over: 

Data-integriteit: AI leert en beslist op basis van data. Hoe zorg je ervoor dat jij de juiste data inzet waar AI van kan leren? 

​Bias en verkeerde interpretatie: Werkt het AI-model alleen op basis van historisch gedrag of ook generatief? De uitkomst kan hierdoor soms verschillen. Bijvoorbeeld als je nieuwe data sterk afwijkt van de historische data die je door AI hebt gehaald. 

​Privacy & beveiliging: AI werkt vaak met grote hoeveelheden klantdata. Hoe borg je dat deze gegevens veilig blijven? Denk aan versleuteling, toegang tot AI-systemen en AVG-compliance.

​Aansprakelijkheid: Stel dat AI een fout maakt, wie is er verantwoordelijk? Hoe zorg je ervoor dat eventuele fouten gecontroleerd worden en ondervangen door de accountant.

Medewerkers trainen en bewustzijn creëren

Jouw AI beleid valt of staat met hoe goed je medewerkers ermee omgaan. Zonder de juiste training en begeleiding is je beleid niets meer dat een document dat (digitaal) ligt te verstoffen. Train je medewerkers in hoe AI werkt en bespreek ethiek en dataveiligheid met elkaar.  Kies er daarnaast voor om feedbackloops in te zetten. Laat medewerkers problemen signaleren en verbeteringen aandragen. Vergeet daarnaast niet om jouw beleid transparant te communiceren met je klanten en te vertellen hoe je hun data beschermt.  

Implementeren en bijsturen

Je AI beleid implementeren kan overweldigend zijn. Begin dan ook niet met alles tegelijk. Kies een proces of klantgroep waarbij AI inzetten laagdrempelig is. Optimaliseer in deze processen of groepen direct de gegeven feedback en pas de learns toe in het volgende proces. Blijf je beleid monitoren en bijsturen wanneer nodig. Zo werk jij met vertrouwen aan AI in je organisatie.