Zo houdt u controle over contractmanagement

Het is geen geheim dat juristen controlefreaks zijn, maar contractmanagement lijkt ze nogal eens door de vingers te glippen.

Hebt u het gevoel dat u geen controle hebt over de processen voor contractmanagement binnen uw bedrijf? Dan bent u niet alleen. Of dit nu komt door slechte planning of een teveel aan informatie, veel juridische afdelingen hebben moeite om zichzelf zichtbaarder te maken als het gaat om contracten. Hierdoor kan inefficiëntie leiden tot vertraging in besluitvorming, misverstanden over wie waarvoor verantwoordelijk is en gemiste kansen om de resultaten te verbeteren.

Een van de belangrijkste doelen van contractmanagement is om de diensten te verkrijgen die zijn afgesproken en waar voor je geld te krijgen. Om dit te bereiken, moet de juridische afdeling processen vastleggen en stroomlijnen, de kwaliteit van contracten verbeteren en risico's tot een minimum beperken.

Succesvolle processen voor contractmanagement zorgen ervoor dat de juridische afdeling de juridische risico's in de hand heeft. Dit kan door middel van de volgende processen:

Contracten opstellen

• Breng in kaart welke verschillende soorten contracten er in uw bedrijf worden gebruikt, met cliënten, verzekeringsmaatschappijen en zakelijke leveranciers.
• Bied afdelingen binnen het bedrijf de mogelijkheid om met behulp van samenvoegtools contracten op te stellen die “klaar zijn voor ondertekening”. Zo kan de juridische afdeling efficiënter werken en betere compliance bieden, en houdt u meer tijd over voor niet-standaard contracten die apart moeten worden goedgekeurd.
• Stel regels op voor situaties waarin u contractsjablonen en bibliotheken met voorwaarden moet beoordelen en houd u aan deze regels. Zo vermindert u het risico dat contracten niet worden aangepast aan veranderde wetgeving.

Samenwerking en onderhandeling

• Stel een workflow op voor elk type contract, zodat de deelnemers hun rol en de huidige status van contracten begrijpen. Workflows kunnen u helpen om onnodige procedures te herkennen en helpen de organisatie om nauwkeurig te kijken naar het doel van de taak, de verantwoordelijken en de duur van de taak. Als u standaardtaken automatiseert, kan het management zich concentreren op strategische taken die prioriteit hebben.
• Gebruik e-handtekeningen. De meeste organisaties berekenen de tijd die nodig is om een contract te ondertekenen in dagen of weken, maar organisaties die gebruikmaken van e-ondertekeningen kunnen een contract binnen een paar minuten ondertekend krijgen. Elke betrouwbare leverancier van e-handtekeningen verzekert dat deze handtekeningen rechtsgeldig zijn en bieden een compleet auditlogboek van elke actie die tijdens de ondertekening is uitgevoerd.
• Volg de partij die verantwoordelijk is voor elk contract. Zo verkleint u de kans dat iemand zonder autoriteit iets goedkeurt. Bovendien weet iedereen op deze manier wie waarvoor verantwoordelijk is.

Contracten uitvoeren

• Bewaar alle contracten op één digitaal platform. Zo hebt u niet langer een papieren proces nodig (dat tijd en geld kost), maar kunt u bovendien alle contractgegevens doorzoeken, zodat u snel kunt vinden wat u zoekt.
• Stel notificaties in voor deadlines. Geen enkele organisatie wil te maken krijgen met de gevolgen van een gemiste deadline of een te late betaling.
• Stel rapporten op om resultaten bij te houden en risico's tot een minimum te beperken. Als uw belangrijkste contractgegevens doorzoekbaar zijn, kunt u hier essentiële informatie uit halen zodat u er zeker van bent dat er aan verplichtingen wordt voldaan.

Conclusie

Als u zicht hebt op hoe uw bedrijf contracten in elke fase van de levenscyclus beheert, kunt u bepalen waar technologie u kan helpen om processen te structureren, de efficiëntie te vergroten en risico's op tijd te beperken. Zo kunt u er niet alleen voor zorgen dat contracten worden uitgevoerd zoals bedoeld, maar kunt u proactief het bedrijf beschermen en als juridische afdeling een betere service verlenen aan het bedrijf. Het resultaat: de juridische afdeling heeft alles 100% onder controle.

Wilt u meer controle over contractmanagement, maar weet u niet waar u moet beginnen? In onze nieuwste whitepaper beschrijven we een aantal veelvoorkomende problemen van ad-hoc-contractmanagement en laten we zien hoe technologie de juridische afdeling kan helpen om weer controle over het proces te krijgen. Vraag vandaag nog uw gratis exemplaar aan!