Eén van de voordelen van Office 365 is dat u samen met collega’s of derden aan documenten kunt werken. Maar waarschijnlijk wilt u voorkomen dat iedereen eindeloos door kan gaan met bewerken. Bent u tevreden over bepaalde delen van een tekst? Dan kunt u deze in het Word-document vergrendelen zodat anderen alleen nog maar de niet-vergrendelde delen kunnen bewerken. Benieuwd hoe? In onze derde tip geven wij aan de hand van onderstaande vragen uitleg.
Juridisch18 september, 2020
Office 365 tips: : ‘tekstfragmenten van gedeelde documenten beschermen’
Hoe stel ik beperkingen in?
Microsoft Word beschikt over een zijbalk speciaal bedoeld om tekstdelen te beschermen. Ga naar het tabblad Controleren (Review) en klik in de groep Beveiligen (Protect) op de knop Bewerkingen Beperken (Restrict Editing). In deze zijbalk vinkt u de optie (2) aan ‘Alleen beperkingen van dit type toestaan in het document’. Hier vindt u tevens een uitklapmenu waar u kunt aangeven welke instellingen u precies wilt beperken. Als u bijvoorbeeld de optie Opmerkingen selecteert, mogen degenen waarmee u het document deelt uitsluitend opmerkingen toevoegen. In dit voorbeeld wilt u vermijden dat iemand bepaalde delen van de tekst inhoudelijk wijzigt, dus kiest u de optie Geen wijzigingen (alleen-lezen).
Hoe selecteer ik de beveiligde inhoud?
De volgende stap is het selecteren van de onderdelen die u wilt beveiligen. De geselecteerde tekst zal de instelling Alleen-lezen krijgen. Om snel een alinea te selecteren, plaats u de cursor aan het begin van de alinea en drukt u op Ctrl+Shift+pijlomlaag. Door opnieuw dezelfde pijltjestoets in te drukken, voegt u de alinea toe aan de selectie, enzovoort. Wanneer u meerdere delen verspreid over de tekst wilt beveiligen, is het ook mogelijk de Crtl-toets ingedrukt te houden terwijl u over de alinea’s sleept.
Hoe stel ik uitzonderingen in en activeer ik de beveiliging?
Wanneer u alle delen die u wilt beperken heeft geselecteerd, gaat u terug naar Bewerkingen beperken en vinkt u in het vakje Uitzonderingen de optie Iedereen aan. U kunt hier ook de gebruikersnamen van collega’s invullen voor wie een uitzondering geldt. Dit doet u door de namen te scheiden met een puntkomma. Ten slotte klinkt u op de knop Ja, afdwingen van beveiliging starten. Word zal vervolgens om een wachtwoord vragen om de beveiliging te activeren. Herhaal dit wachtwoord ter controle en klik op OK.
Wat zien de andere gebruikers?
Wie zo’n beschermd document opent, ziet onmiddellijk welke delen hij of zij wel en niet mag bewerken. Word zal de delen die wel bewerkt mogen worden markeren. Wanneer iemand toch iets probeert te wijzigen in de beveiligde tekst, zal automatisch de balk Bewerkingen beperken verschijnen. Hierin staan twee handige knoppen. De bovenste knop dient om snel naar het volgende bewerkbare onderdeel te gaan. Via de onderste knop zal Word alle delen markeren die de gebruiker wel mag bewerken.
Hoe hef ik de beveiliging op?
Als het document finaal is, kunt u de beveiliging opheffen door via de zijbalk Bewerking beperken op de knop Beveiliging stoppen te klikken. Uiteraard zal Word u om het wachtwoord vragen om de beveiliging uit te zetten.
Bekijk voor meer informatie hierover hoe onze oplossing u kan helpen bij het beheren van dossiers en bijbehorende documenten.
Kleos is Europa's eerste cloud-native software voor advocatenkantoren. Al 30.000 juridische professionals worden dagelijkse geholpen met het optimaliseren van hun digitale workflows.
Gerelateerde kennis & expertise
-
ArtikelComplianceFiscaal en AccountingInvesteerdersJuridischjuli 17, 2024Kan generatieve AI voor de advocatuur méér worden dan een hulpmiddel voor routinewerk?Wordt generatieve AI een echte gamechanger, die het werk van advocaten en juristen diepgaand door elkaar schudt?
-
ArtikelJuridischmei 09, 2024Elize van Veen: “Het geeft voldoening om mensen uit de strijd te halen"Als u een oplossing wilt met zo min mogelijk strijd, met het beste resultaat, dan moet u bij Karakter Advocaten zijn. -
ArtikelFiscaal en AccountingJuridischapril 17, 2024Vakinformatie is goud in de ontwikkeling van betrouwbare GenAI-toepassingenAls verantwoordelijke voor ‘publishing & operations’ bij Wolters Kluwer Benelux buig ik me regelmatig over de uitdagingen én mogelijkheden die GenAI met zich meebrengt.
-
ArtikelJuridischapril 17, 2024Astrid de Pauw: “Het recht op verblijf is essentieel voor iemands identiteit”Julien Luscuere Advocaten is specialist in migratierecht. Zij onderscheiden zich van andere kantoren omdat ze het belang van mensen voorop stellen.
