Stappen zetten op het gebied van digitalisering in de bedrijfsjuridische sector

“Kwaliteit, tijdsbesparing en accuratesse zijn belangrijke pijlers voor bedrijfsjuristen. Zij willen snel en accuraat antwoord geven op vragen van de interne klant en waarde toevoegen aan de organisatie.” Aan het woord is Maurits Annegarn, Segment Manager Legal Software. Hij volgt de trends in de juridische sector op de voet. Wij spraken met hem over de veranderingen in het werk van bedrijfsjuristen, de meerwaarde van het digitaliseren van werkprocessen en hoe bedrijfsjuristen adequaat kunnen reageren op vragen van de business.

Wat zijn volgens jou belangrijke ontwikkelingen binnen de bedrijfsjuridische sector?
“Een van de belangrijkste veranderingen van de afgelopen jaren kwam door de coronapandemie. Vanwege de maatregelen werkten medewerkers vanuit huis. Daardoor is het gebruik van tooling die decentraal werken ondersteunt toegenomen in vergelijking met twee jaar geleden. De digitale handtekening heeft bijvoorbeeld een enorme vlucht genomen. Het digitaal werken heeft een opvallend bijeffect, want de samenwerking tussen de juridische afdeling en de business is erdoor verbeterd. Dit blijkt uit een onderzoek dat Wolters Kluwer heeft gehouden met de European Company Lawyers Association (ECLA).

Wat ons ook opvalt is dat de groeiende aandacht voor de zogenaamde ESG-elementen: Environmental, Social en Governance. Dit zijn de drie centrale factoren in het meten van de duurzaamheid van een belegging. Dit nieuwe aandachtsgebied legt druk op de beschikbare tijd van de bedrijfsjurist. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de werkprocessen goed op orde zijn. Processen die relatief vaak voorkomen en weinig complexiteit hebben, kunnen wellicht geautomatiseerd worden.”

De ontwikkelingen in de juridische sector brengen veranderingen met zich mee. Met welke uitdagingen krijgen bedrijfsjuristen daardoor te maken?
“Het is voor de bedrijfsjurist een uitdaging om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen die er gaande zijn binnen de organisatie, bijvoorbeeld op het gebied van productontwikkeling. Thuiswerken bemoeilijkt dit. Een van de trends bij productontwikkeling is het koppelen van gegevens van verschillende systemen via een API. Hierdoor komt er nieuwe data in het systeem te staan. Bedrijfsjuristen moeten tijdig weten dat er koppelingen ontwikkeld worden, zodat zij kunnen uitzoeken wat dit betekent voor de beschikbaarheid van gegevens. Als de bedrijfsjuridische afdeling pas vlak voor de lancering geïnformeerd wordt over de koppeling, kan het voorkomen dat de launch moet worden uitgesteld omdat er strijd ontstaat met de regelgeving. Dit voorkom je door in een vroeg stadium betrokken te worden bij de productontwikkeling.”

Er komen steeds meer tools op de markt waarmee de bedrijfsjuridische afdeling het werk kan digitaliseren en automatiseren. Is de bedrijfsjurist bezig met het digitaliseren van het werkproces?
“De digitalisering en het werken met online tools is een andere uitdaging waar bedrijfsjuridische afdelingen mee te maken hebben. Wij merken dat bedrijfsjuristen weinig ervaring hebben met deze manier van werken. Ze vinden werken met nieuwe tools spannend en tegelijkertijd ook interessant. Men wil graag anders gaan werken, maar het is toch vaak complexer dan je denkt om goed met de tools te werken. Het is de uitdaging voor softwareleveranciers om de producten zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.

Voor het digitaliseren en automatiseren van werk hebben wij een digital maturity chart ontwikkeld. Hiermee geven wij juridische afdelingen inzicht in het pad dat zij bewandelen en de manier waarop zij kunnen investeren in digitalisering. Als de juridische afdeling onderaan in de curve staat, doen ze weinig digitaal en investeren ze weinig in digitalisering. Een lijst maken van de actieve contracten in Nederland is handmatig werk dat veel tijd in beslag neemt. Als deze informatie centraal beschikbaar is kan de lijst met een aantal muisklikken worden samengesteld. Inmiddels heeft het merendeel van de bedrijfsjuridische afdelingen in Nederland deze stap gezet en is er steeds meer aandacht voor de procesautomatisering.”

Hoe kunnen bedrijfsjuristen zich nu al voorbereiden op deze veranderingen?
“Door goed op de hoogte te zijn van wat er in de business speelt en door te onderzoeken wat er in de komende jaren kan gaan spelen binnen de organisatie. Praat met medewerkers van andere afdelingen over de ontwikkelingen die zij verwachten. Sommige veranderingen kan je misschien al vroegtijdig signalering, bijvoorbeeld door na te gaan welke impact een nieuwe lockdown op het bedrijf zou hebben. Onderzoek waar de organisatie dan tegenaan zou lopen en hoe de bedrijfsjuridische afdeling zich daarop kan voorbereiden.

Kijk daarbij ook naar de overkoepelende strategie van de gehele organisatie: waar wil de organisatie in de komende jaren naartoe groeien? En welke processen van de bedrijfsjuridische afdeling worden geraakt door deze strategie? Beoordeel welke processen al op orde zijn en welke processen nog aandacht nodig hebben. Dit is geen eenvoudige opgave, de procesautomatisering vereist andere vaardigheden van de bedrijfsjurist. Ik raad aan om er bijvoorbeeld een consultant of legal operations manager voor in te schakelen.”

Wat heeft een bedrijfsjurist nodig om de interne klant goed te bedienen?
“Het is voor de interne klant vooral belangrijk dat vragen snel en accuraat worden beantwoord door de bedrijfsjuridische afdeling. Alles wat daarbij helpt versterkt jouw positie. Dat bereik je als bedrijfsjurist door ervoor te zorgen dat de benodigde informatie al klaar staat. Als de sales afdeling kan werken met standaardcontracten, scheelt dat veel tijd. En als juridische informatie digitaal toegankelijk is, kan de bedrijfsjurist snel een inhoudelijke reactie sturen op complexe vragen vanuit de business. Bij een vraag waar vakinhoudelijke kennis voor nodig is, kan de bedrijfsjurist met een tool als InView Legal binnen een paar minuten antwoord vinden op complexe vragen.