Advocatenkantoren stappen door de coronacrisis sneller over op software

Volgens het onderzoeksrapport Future Ready Lawyer: Performance Drivers van 2020 is het toenemende belang van juridische software een belangrijke zorg voor 76% van de advocaten; toch geeft slechts 28% van hen aan dat hun organisatie hier goed op is voorbereid, een teken dat er een aanzienlijke kloof bestaat tussen de trend en de mate waarin organisaties erop zijn voorbereid. Door de coronacrisis zien wij een trend dat kantoren zich sneller aanpassen en versneld juridische software doorvoeren.

Hoe kiest u de juiste partner om het nieuwe normaal in uw advocatenkantoor te realiseren?

Gezien de urgentie om in tools te investeren die nieuwe manieren van werken ondersteunen, is het verleidelijk om technologie aan te schaffen zonder hier al te lang over na te denken. Maar tools implementeren zonder uit te zoeken wat ze voor uw kantoor kunnen betekenen, kan meer problemen opleveren dan u misschien denkt. Het is essentieel om eerst uw behoeften en procssen te identificeren en vervolgens te investeren in oplossingen die bij deze behoeften en problemen passen. Hieronder vindt u een paar punten waarop u moet letten als u software wilt aanschaffen:

1. Gegevensbescherming – Zoveel mogelijk werken op afstand is op dit moment het advies hierdoor werken steeds meer advocaten in de cloud samen met cliënten en collega’s. Hierbij moet u echter altijd in gedachten houden dat op afstand werken risico's inhoudt op het gebied van gegevensbescherming. U werkt met gevoelige gegevens en daarom is het belangrijk dat u kiest voor een tool die bescherming van uw bedrijfsgegevens garandeert.

Onze software voor dossiermanagement voldoet niet alleen aan de privacyregels van de EU, maar ook aan de hoogste marktstandaards (ISO 27001, SAS 70 Type II). Onze geavanceerde technologie versleutelt kopieën van uw back-up op een tweede locatie, om u nog beter te beschermen tegen cybercriminaliteit en gegevensverlies. Gegevensoverdracht is bovendien versleuteld volgens een 2048-bit PKI Certificate en gecertificeerd door Norton, zodat u er zeker van kunt zijn dat uw gegevens veilig worden verstuurd. Uw gegevens worden ook 24/7 gecontroleerd om inbreuk te detecteren en de versleutelde gegevensoverdracht wordt voortdurend door Norton Symantec gecontroleerd op kwetsbaarheden.

2. Dossiermanagement - Investeer in een oplossing die dossierbeheer op afstand mogelijk maaakt. Kleos is de Europese marktleider op het gebied van praktijkmanagementsoftware. Geïntegreerd met MS Office, urenregistratie-, facturerings- en boekhoudtools, plus een veilige portal om bestanden te delen, een verbinding met e-Court en integratie met Skype en mobiele apps, kunt u veilig overal aan uw dossiers werken.

3. Automatisch documenten opstellen - Wanneer uw werkdruk toeneemt, is het belangrijk om tools te vinden voor geoptimaliseerde documentprocessen, zodat u ongestoord kunt doorwerken. Met Legal SmartDocuments kunt u MS Word-sjablonen beheren voor elk juridisch document. Uw junior advocaten, juridisch medewerkers of cliënten stellenvragenlijsten op om automatisch een concept te genereren (op basis van uw regels en clausules!) dat u controleert.

4. Samenwerken aan documenten - Wanneer u op afstand werkt, is het heel erg inefficiënt en tijdrovend als u verschillende versies van documenten handmatig moet controleren en feedback per e-mail moet uitwisselen. Met samenwerkingssoftware voor documenten zoals TeamDocs kunt u eenvoudig de wijzigingen bekijken in documenten die u deelt met collega's en derde partijen.

5. Vergadermanagement – Samenwerking op afstand maakt een essentieel onderdeel uit van het nieuwe werken. Daarom is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat u belangrijke vergaderingen kunt voortzetten met minimale fysieke interactie met uw collega's en cliënten. Met ActiveMeetings kunt u (virtuele) aandeelhouders- en bestuursvergaderingen en andere formele vergaderingen organiseren en beheren zoals het hoort.

Bent u nieuwsgierig naar de andere bevindingen uit het Wolters Kluwer-rapport De impact van de coronacrisis op de juridische sector? Download het rapport hier.