Naarmate het coronavirus (Covid-19) zich steeds verder over de wereld verspreidt, vragen meer en meer bedrijven, waaronder advocatenkantoren, hun werknemers om vanuit huis te werken.
Door technologie zijn advocaten beter dan ooit voorbereid om op afstand te werken. Met slechts een goed werkende internetverbinding en toegang tot bestanden, kunnen advocaten hun diensten blijven leveren zonder in te hoeven leveren aan kwaliteit, effectieve communicatie en samenwerking, en de mate van productiviteit. Waar ze zich ook bevinden,
Wij geven u vijf tips om als thuiswerkende advocaat succesvol te kunnen zijn:
#1 Controleer of u net zo kunt werken zoals op kantoor
Heeft u toegang tot uw dossiers en gegevens (zowel heden als verleden)? Of raakt u in lichte paniek omdat u bestanden naar uzelf moet mailen of collega’s om informatie moet vragen?
Controleer van tevoren of u toegang heeft tot alle bestanden en gegevens die u nodig heeft om uw werk uit te kunnen voeren. Laat niets aan het toeval over.
Indien u gebruik maakt van een cloudoplossing voor praktijkbeheer, heeft u 24/7 toegang tot al uw documenten, e-mails, afspraken, vervaldata, taken, contacten, urenregistraties en facturen, zonder ingewikkelde netwerkverbindingen.
Aangezien al uw informatie in de cloud wordt gesynchroniseerd en opgeslagen, kunt u er 100% zeker van zijn dat de informatie die u raadpleegt up-to-date is. Daarnaast bieden de meeste cloudoplossingen versleutelde datatransmissie met wachtwoordbeveiliging waardoor u op al uw apparaten (computer, laptop, tablet, telefoon) kunt inloggen, mits u een goed werkende internetverbinding heeft.
Als uw kantoor gebruikt maakt van op locatie geïnstalleerde software zult u de toegang van tevoren moeten controleren. Toegang buiten kantoor is mogelijk beperkt of vereist speciale instellingen.
Verder kan de connectiviteit problemen opleveren, vooral wanneer er meerdere apparaten thuis verbonden zijn met wifi. Verwijder daarom onnodige apparaten, applicaties en upgrades. Door eenvoudige wijzigingen aan te brengen, zoals het naar offline zetten van Outlook, het uitschakelen van de functie Automatisch Opslaan in Microsoft Office 365, en videogesprekken te beperken tot het noodzakelijke, zal de connectiviteit vanzelf verbeteren.
#2 Maak een dagplanning
Door tijdsblokken in uw agenda in te plannen, om zo zonder onderbreking aan een taak te kunnen doorwerken, voorkomt u dat u in de verleiding komt om te gaan multitasken. Voortdurende onderbrekingen zorgen ervoor dat u uit uw concentratie raakt. Plan tijd in om mensen terug te bellen of voor afspraken als u juist minder productief bent. Hier enkele aanvullende tips om zonder onderbreking door te kunnen werken:
- Plan tijd in om te bellen of zaken te bespreken en informeer uw collega’s dat u op die momenten beschikbaar bent
- Door korte pauzes in te lassen, voorkomt u dat u afgeleid raakt en houdt u uw concentratie en energielevel op peil
- Neem ook een eindtijd op in uw planning, zo zorgt u ervoor dat u gedurende dag op schema blijft
#3 Houd uw urenregistratie in de gaten
Naast het maken van een dagplanning, is het uiteraard ook belangrijk dat u uw gewerkte uren bijhoudt en dat u declarabel werk prioriteert. Zelfs wanneer u thuis bent.
Technologie kan u helpen uw tijd te registeren terwijl u aan het werk bent, ongeacht vanaf welk apparaat. Dit betekent dat u hiervoor niet hoeft te wachten tot u weer terug kunt naar kantoor. Met Kleos kunt u uw uren automatisch vanuit uw agenda invoeren en zorgt u ervoor dat elk uur wordt geteld.
#4 Behoud uw klantgerichtheid
Het is nooit een goed teken wanneer de klant ú achterna moet zitten, en in het bijzonder tijdens een pandemie. Blijf in contact met uw klanten, maak ze erop gerust dat hun zaken nog steeds uw volle aandacht hebben en houd ze proactief op de hoogte van eventuele veranderingen (al dan niet coronavirus-gerelateerd).
- Maak vervaldata en prioriteiten op een georganiseerde manier inzichtelijk op uw dashboard, zodat u efficiënter met uw tijd om kunt gaan, bovenop uw deadlines blijft zitten, en notificaties kunt instellen die u aan uw taken helpen herinneren – voordat uw klant u belt!
- Gebruik handige tools zoals GoToWebinar, Microsoft Teams, Skype, Google Hangout, Join.me, Whereby etc. om uw afspraken om te zetten in videogesprekken.
- Maak voor het delen van bestanden gebruik van een beveiligde portal, zodat u overeenkomsten, berichten en facturen sneller kunt delen, en minder tijd kwijt bent aan telefoontjes en e-mails. Afhankelijk van uw behoeften kunt u gebruik maken van gratis of van betaalde tools. Aangezien gratis tools niet altijd even veilig zijn, kunt u het beste kiezen voor een tool waarvoor zowel u als uw klant een account nodig heeft.
Dit alles vertaalt zich in tevreden klanten en een professioneler imago voor uw bedrijf!
#5 Neem veiligheidsmaatregelen
Thuiswerken kan het risico op gegevensverlies vergroten. U kunt dit risico beperken door een interne cultuur van verantwoordelijkheid in de beveiliging van informatie te promoten. Hier enkele praktische tips:
- Vermijd openbare en open wifi-netwerken. Als uw verbinding niet versleuteld is, loopt u het risico slachtoffer te worden van wachtwoord- of gegevensdiefstal.
- Stel een sterk wachtwoord in op uw wifi-router (d.w.z. gebruik uw naam of adres niet)
- Bescherm de toegang tot computers en apparaten die u thuis gebruikt. Ook alle accounts met sterke en verschillende wachtwoorden, en verander deze regelmatig.
- Vermijd aankondigingen over de sluiting van uw kantoor via geautomatiseerde berichten en plaats ook geen foto’s op sociale netwerken. Dit geeft dieven de boodschap dat de kust veilig is!
- Bescherm de toegang tot bestanden met wachtwoorden en instellingen voor gebruikerstoegang.
- Neem voorzorgsmaatregelen voor bestandsoverdracht. Als u gebruik maakt van e-mail om bestanden over te zetten, stelt u zich mogelijk open voor virussen en malware. In plaats daarvan kunt u met een cloudoplossing zoals Kleos op een veilige manier voorzien in bestandsoverdracht tussen medewerkers en externe derden. Met Kleos wordt gegevensoverdracht gecodeerd met een door Norton gecertificeerd 2048-bit PKI-certificaat, zodat u er zeker van kunt zijn dat bestanden veilig worden overgedragen. Bovendien wordt Kleos 24/7 gecontroleerd op inbraakdetectie en wordt gecodeerde gegevensoverdracht door Norton Symantec continue gemonitord op kwetsbaarheid.
Als u voor langere tijd vanuit huis werkt, is het essentieel dat u proactief stappen neemt om ook vanuit huis succesvol te kunnen zijn. Het omarmen van de huidige situatie zoals die is hoort hierbij. Wanneer het u lukt om te werken zoals u op kantoor gewend bent, kunt u zekerheid bieden voor uw cliënten in deze toch rare tijden.
