“Ik ben erbij geweest toen de eerste computer het kantoorpand binnenkwam”, vertelt Rolf Rudolphy lachend. In 1981 startte hij bij Van der Veen & Kromhout. Nu 40 jaar later is hij daar nog steeds werkzaam als Accountant Audit en Manager IT. Hij focust zich op automatisering en het optimaliseren van bedrijfsprocessen. De tijden van pen, papier en rekenmachine zijn volgens hem echt voorbij. Sterker nog: volgens hem kun je tegenwoordig niet meer zonder automatisering.
Fiscaal en Accounting10 januari, 2022
600 klanten soepel omgezet naar Basecone
Download onze whitepaper
“Geen papieren dossiers meer, maar alles digitaal. Als alle informatietechnologie van de één op de andere dag verdwijnt, kunnen we als accountants niets meer. Binnen de accountancy automatiseren we tegenwoordig alles: de boekhouding, het inboeken van facturen en het opstellen van de jaarrekening. Daarom maken we gebruik van tientallen softwarepakketten. Dat maakt onze IT-omgeving complex”, vertelt Rolf. Hij vervolgt: “Een boeiende uitdaging. Klanten variëren bij ons van ZZP’ers tot bedrijven met meer dan 400 werknemers. Ieder met eigen behoeften; waar onze dienstverlening en software perfect op moeten inspelen. Daarom is kwaliteit voor ons van groot belang.”
Van papier naar Boekhout van Kromhout
“Zo’n acht jaar geleden begonnen we met het ontsluiten van onze interne computersystemen. We realiseerden een portal voor onze klanten: V&K-online. Hier houden we alle digitale dossiers bij. De ene klant gebruikt dit dagelijks en de andere één keer per jaar bij de inkomstenbelasting. We begonnen daarnaast een eigen boekhoudprogramma: Boekhout van Kromhout. Hier zitten softwarepakketten in verweven: zoals het online boekhouden van Twinfield, een tool voor de salarisadministratie en we zochten een effectieve scan & herken oplossing.”
“De gebruiksvriendelijkheid van Basecone gaf de doorslag”
“Het applicatielandschap van scan & herken was toen nog heel anders. We hebben gekeken naar twee grote aanbieders: Basecone en Scansys. Uiteindelijk kozen we voor de laatste. Omdat ze toen de meeste ervaring hadden en hun software stabiel was. We hebben hier zeven jaar met volle tevredenheid mee gewerkt. Toch merkten we op een gegeven moment dat veel klanten de webinterface niet gebruiksvriendelijk vonden. Terecht, maar niet de focus van Scansys: die ligt bij intern gebruik bij bedrijven en niet bij accountants en klanten. In de tussentijd had Basecone zich door de jaren heen ontzettend goed doorontwikkeld. Met de focus op de accountancybranche. De gebruiksvriendelijkheid van de applicatie gaf voor ons uiteindelijk de doorslag: we gaan overstappen naar Basecone.”
600.000+ documenten online overzetten
“We maakten binnen Van der Veen & Kromhout al gebruik van scan & herken. Hier waren zowel onze klanten als onze medewerkers al aan gewend. Daar zat bij de overstap dus niet de grootste uitdaging. Die zat wel in het omzetten van alle klantgegevens en de bijbehorende documenten. Gelukkig is dit traject heel soepel verlopen. De documenten moesten we via Scansys, vanuit onze interne database Alure, overzetten naar Basecone. Daarnaast moesten er nieuwe links aangemaakt worden in Twinfield; daar hangen facturen als pdf achter de boekingen. Een aardige klus met 600.000 facturen. We zijn begonnen met tientallen documenten en voerden hier een strenge controle op uit. We merkten dat het bij de eerste klanten al stond als een huis. Dit gaf ons veel vertrouwen voor de overstap.”
“De overstap stond bij de eerste klanten als een huis, dat gaf ons veel vertrouwen”
“Eind maart hebben we al onze klanten volledig overgezet naar Basecone, volledig volgens planning. Tijdens de overstap kregen we te maken met verschillende ‘overstappers’. Klanten die de volledige administratie uitbesteden, leveren niet zelf hun facturen aan. Voor hen veranderde er dus niks, enkel voor onze inboekers. Voor klanten die de facturen aanleveren, was het een kwestie van de factuur verzenden naar een ander mailadres. Daarnaast hebben we grote klanten die gebruikmaken van de autorisatieflows. Hier is in het begin de meeste tijd in gaan zitten. Als je dit echter eenmaal goed ingesteld hebt, scheelt het in het vervolg ontzettend veel tijd.”
Klantvriendelijk en schaalbaar
Van der Veen & Kromhout merkt dat alle klanten erg te spreken zijn over Basecone. Ze vinden het een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke applicatie. Rolf Rudolphy vertelt: “Het is een cloud-based software. Hierdoor kunnen er grote hoeveelheden facturen in verwerkt worden. Daarnaast is het mogelijk om workflows voor autorisatie aan te passen op de wensen van de klant.”
“Basecone denkt actief met ons mee over efficiencyslagen”
“Het is een mooie, nieuwe stap in de automatisering van onze processen en van klanten. Ik waardeer de korte lijnen met Basecone. Het is altijd mogelijk om even te sparren. Ze denken actief mee in wat er goed gaat én wat er beter kan. In periodieke sessies evalueren we de processen. We krijgen deze informatie aangeleverd om deze efficiencyslagen zelf door te voeren bij klanten. Dit geeft echt meerwaarde. Ze doen meer dan enkel software leveren.”
Gerelateerde kennis & expertise
-
ArtikelFinancieelFiscaal en Accountingnovember 05, 2024
5 btw-vragen over zakelijke kosten die aftrekbaar zijn en meer
Bekijk hier de 5 meest gestelde btw-vragen en antwoorden. Over bijvoorbeeld welke zakelijke kosten aftrekbaar zijn en welke btw-gevolgen het bouwen van een werkkamer heeft. -
ArtikelFiscaal en AccountingJuridischnovember 01, 2024
De subtiele nuances van het recht beheersen met AI
Ontdek in het artikel van Eric de Cat hoe AI de juridische sector ondersteunt door complexe wetgeving en hiërarchieën te begrijpen. -
ArtikelComplianceFiscaal en AccountingJuridischBijgewerkt oktober 29, 2024
AI: altijd een middel, nooit het doel op zich
Peter Immink en Marcel Vonder over de integratie van AI in het redactioneel proces van juridische publicaties en de rol van menselijke expertise. -
ArtikelFiscaal en AccountingJuridischoktober 15, 2024
Strategie les 2: ken je klant
Een sterke strategie draait niet alleen om marktkennis, maar vooral om écht begrijpen wat je klant beweegt.
