Win tijd terug met efficiënt autorisatiebeheer

Vind je het ook niet zonde dat je zo veel tijd kwijt bent aan het autoriseren van facturen? Dat kan beter! Met Basecone automatiseer je het autorisatieproces en verminder je het eindeloze klikwerk. In deze blog kijken we naar de beste manier om autorisatiebeheer voor jou te laten werken. Zo krijg je weer grip en overzicht over je boekhouding.

Autorisatiebeheer: de basis

In Basecone kun je autorisatiebeheer instellen met goedkeuring vóór de boeking in het boekhoudsysteem of na de boeking maar vóór de betaling. Als je vaak met dezelfde goedkeurders werkt, kun je Basecone zo instellen dat ze standaard worden geselecteerd bij het boeken. Dit maakt alles een stuk makkelijker!
​

Maar waarom zou je je überhaupt bezig houden met autorisatiebeheer? Allereerst zorgt het voor meer efficiëntie en tijdwinst. Met digitale autorisatie gaat het goedkeuringsproces sneller en worden facturen vlotter verwerkt. Minder handmatige stappen betekent ook minder kans op fouten.
​

Daarnaast biedt een goed opgezet autorisatieproces meer controle en helpt het voldoen aan wettelijke eisen. Het zorgt ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment de juiste documenten controleren en goedkeuren, waardoor aan de digitale bewaarplicht en interne regels wordt voldaan.
​

Tot slot maakt het de organisatie klaar voor de toekomst. Door voorbereid te zijn op digitalisering en automatisering in accounting, werk jij en je organisatie een stuk efficiënter.

Best practices voor succesvol autorisatiebeheer

schrijf meer op gevoel: We hebben in onze jaren ervaring meegemaakt dat veel mensen, veel autorisaties voorbij zien komen en dingen meegemaakt hoe dit opgelost kan worden en je tijd kan besparen en dit gaan we met je delen. 

Goed lopend autorisatiebeheer geeft je niet alleen de kans om sneller op veranderingen te reageren, maar ook om workflows in te stellen, zodat facturen automatisch bij de juiste personen belanden. Na goedkeuring worden facturen automatisch vrijgegeven voor betaling. 
​

Door deze best practices te volgen, zorg je ervoor dat je autorisatiebeheer altijd soepel verloopt:

• Creëer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat iedereen die Basecone gebruikt een rol heeft en dat elke gebruiker alleen toegang tot de informatie die hij of zij echt nodig heeft. Hiermee voorkom je onnodige fouten en ongeautoriseerde toegang.

• Voer regelmatig controles uit. Het is slim om regelmatig te checken of je autorisatiebeheer up-to-date is en relevant blijven. Zo kun je afwijkingen of fouten snel ontdekken en corrigeren voordat ze grote problemen veroorzaken.

• Laat automatiseren in jouw voordeel werken. Automatisering kan een geweldige steun zijn bij autorisatiebeheer. Je boekhoudprocessen kunnen soepeler verlopen en menselijke fouten worden minder. Onze tip: automatiseer terugkerende taken en stel regels in voor het goedkeuren van documenten. Hiermee werk je meteen een stuk efficiënter!

Workflows instellen en beheren

In Basecone kun je tot wel 25 autorisatie workflows aanmaken. Om workflows in te stellen, voeg je nieuwe gebruikers toe als autorisator en geef je ze toegang tot de relevante administraties. Dit doe je via het tabblad Workflow instellingen, waar je flows, filters en specificaties kunt aanpassen, zoals het verplicht stellen van autorisatie en het blokkeren van betalingen totdat alle autorisatie akkoord zijn. Verschillende boekhoudpakketten bieden verschillende opties voor autorisatie. Je kunt ze ook eenvoudig aanpassen en verschillende acties laten uitvoeren voor je autorisatiebeheer, zoals aanmaken, aanpassen, verwijderen en instellen als standaard. 

Autorisatiebeheer als een pro

Met Basecone kun je tijd besparen, de controle behouden en fouten minimaliseren. Zo kun je je richten op wat echt belangrijk is: het laten groeien van je bedrijf! Ontdek vandaag nog hoe Basecone je kan helpen om je autorisatieproces te optimaliseren en ervaar zelf de voordelen van een gestroomlijnd en betrouwbaar.