Już 25 grudnia wejdą w życie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych w ramach ochrony sygnalistów. Kogo dotyczyć będzie obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń zewnętrznych? Jakie kroki należy podjąć, aby spełnić wymogi określone w ustawie o ochronie sygnalistów?
Ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje podmioty do wprowadzenia specjalnych procedur zgłaszania nieprawidłowości. Rozwiązanie ma na celu ochronę osób zgłaszających łamanie prawa oraz zabezpieczenie ich przed działaniami odwetowymi. Ustawa wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej. W ramach ustawy wprowadzono dwa rodzaje zgłoszeń, z których wynika obowiązek ustalenia dwóch procedur - zewnętrznej oraz wewnętrznej. Podstawową różnicą pomiędzy procedurą zewnętrzną a wewnętrzną jest podmiot, do którego kierowane jest zgłoszenie. W przypadku procedury zewnętrznej zgłoszenia o naruszenia prawa dokonać można do RPO lub organu publicznego. Natomiast procedura wewnętrzna przeznaczona jest do kierowania zgłoszenia pracownika do swojego pracodawcy. Procedura zgłoszeń zewnętrznych nie jest powiązana ze zgłoszeniami wewnętrznymi. Należy przez to rozumieć, że nie ma wymogu wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego, aby móc skorzystać z procedury zewnętrznej. Pracownik obawiający się konsekwencji zgłoszenia naruszenia może od razu skorzystać z procedury zewnętrznej. Warto zauważyć, iż niezależnie od procedury zgłoszenia katalog naruszeń jest wspólny. Zgodnie z art. 3 u.o.s., sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia prawa, którym jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące m.in. korupcji, niebezpiecznych produktów, ochrony prywatności. Konieczne jest, aby informację o naruszeniu uzyskał w kontekście z pracą.
Kto ma obowiązek wdrożenia zewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń?
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na poszczególne podmioty obowiązek wdrożenia zewnętrznych procedur zgłoszenia naruszeń. W art. 33 wskazuje się m. in. na organ publiczny. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 6 ustawy poprzez organ publiczny należy rozumieć:
- naczelne i centralne organy administracji rządowej - m. in. Biuro Rzecznika Praw Pacjenta, Urząd Ochrony Danych Osobowych, Główny Inspektora Sanitarny;
- terenowe organy administracji rządowej - m. in. wojewodowie;
- organy jednostek samorządu terytorialnego - wójt, burmistrz, prezydent, starosta, marszałek województwa, rada gminy, powiatu oraz sejmik wojewódzki;
- inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 m.in w ramach dziedziny prawa związanych z korupcją, ochroną środowiska czy konsumentów.
Zatem zewnętrzny kanał zgłaszania naruszeń oraz procedurę powinny posiadać m. in. organy jednostek samorządu terytorialnego. Organy gminy są obsługiwane przez ten sam urząd - urząd gminy (odpowiednio organy powiatu – starostwo/urząd miasta, organy województwa - urząd marszałkowski), a wywiązanie się z obowiązków ustawowych dotyczy każdego organu z osobna. W praktyce dopuszcza się obsługiwanie zgłoszeń przez pracowników tego samego urzędu (zob. A. Hlebicka-Józefowicz, Ochrona sygnalistów w JST – omówienie regulacji prawnych, LEX/el. 2024.).
Obowiązki organów publicznych z ustawy o ochronie sygnalistów
Od 25 grudnia 2024 r. organ publiczny ma obowiązek przyjmować oraz weryfikować zgłoszenia zewnętrzne sygnalistów. W związku z tym musi podjąć odpowiednie działania, które doprowadzą go do stanu zgodności z ustawą. Część z nich została omówiona poniżej.
Krok 1 – Ustalenie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych
Organ publiczny powinien udokumentować proces obsługi zgłoszenia zewnętrznego w formie procedury. Minimum, jakie powinno się w niej znaleźć, to wskazanie trybu prowadzenia działań następczych oraz informacji na temat przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Odmiennie niż w przypadku zgłoszeń wewnętrznych, ustawodawca nie wylistował wszystkich elementów procedury, dając organom swobodę w tym zakresie. Warto jednak inspirować się ww. przepisami, to znaczy wskazać kanał zgłoszeń, przebieg postępowania ze zgłoszeniem, zasady i terminy przekazywania zgłoszeń, zakres informacji przekazywanej sygnaliście czy zasady ochrony poufności i przetwarzania danych osobowych (zob. A. Hlebicka-Józefowicz, Ochrona sygnalistów w JST – omówienie regulacji prawnych, LEX/el. 2024.).
Krok 2 - Przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego
Obok procedury konieczne jest stworzenie kanału do dokonywania zgłoszeń. Organ podejmuje decyzję w jakiej formie będzie przyjmował zgłoszenia. Ustawa pozwala na formę ustną oraz pisemną, analogicznie jak w przypadku zgłoszeń wewnętrznych. Przy czym w przypadku formy dokumentowej, dopuszcza się zgłoszenia na piśmie oraz elektroniczne. Nie ma obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych.
Krok 3 – Dokonanie wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego
Po wpłynięciu zgłoszenia, jednostka organizacyjna wyznaczona w organizacji do obsługi zgłoszeń zewnętrznych, powinna sprawdzić, czy:
I. zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa,
II. zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania danego organu.
Jeżeli nie należy do kompetencji organu, zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie sygnalistów, należy ustalić organ właściwy do podjęcia działań następczych. Natomiast jeżeli zgłoszenie nie stanowi naruszenia prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów, warto rozważyć poinformowanie o tym zgłaszającego przed zamknięciem zgłoszenia.
Krok 4 – Rozpatrzenie zgłoszenia zewnętrznego/ Przekazanie go dalej
Jeżeli organ publiczny jest właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia, ma 7 dni na przesłanie potwierdzenia o jego przyjęciu. Jeżeli konieczne jest jego przekazanie – ma 14, a w wyjątkowych sytuacjach 30, dni od dokonania zgłoszenia na jego przesłanie do organu właściwego. Potwierdzenia nie można mylić z informacją zwrotną, o której będzie mowa dalej. Potwierdzenie wysyła się w sytuacji, w której organ będzie zgłoszenie obsługiwał.
Krok 5 - Działania następcze
Osoby wyznaczone do działań następczych, w zależności od zakresu zgłoszenia, powinny rozważyć przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Nie ma obowiązku podejmowania działań następczych, jeżeli sygnalista już wcześniej dokonał analogicznego zgłoszenia, a nowe zgłoszenie nie posiada nowych dla sprawy wiadomości (art. 40 ustawy o ochronie sygnalistów).
Krok 6 – Przekazanie informacji zwrotnej do sygnalisty
Jeżeli organ publiczny jest właściwy do obsługi zgłoszenia, w informacji zwrotnej powinien wskazać na podjęte lub zaplanowane działania następcze. Natomiast, jeżeli w kroku 3 ustalił, że nie jest właściwy, w informacji zwrotnej wskazuje:
- informacje, że nie do jego kompetencji należy rozpatrzenie zgłoszenia,
- organ, który jest w tym wypadku właściwy,
- informacje o przekazaniu zgłoszenia do ww. organu.
Do decyzji organu publicznego należeć będzie czy w piśmie chce wskazać więcej szczegółów, np. czego dotyczyło zgłoszenie. Będzie miał 3, a w wyjątkowych przypadkach 6, miesięcy na wysłanie informacji. Termin biegnie od przyjęcia zgłoszenia. Nie dotyczy to zgłoszeń anonimowych niezawierających danych kontaktowych do sygnalisty.
Krok 7 – Odnotowanie zgłoszenia w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych
Organ publiczny powinien prowadzić rejestr zgłoszeń zewnętrznym, w którym będzie zbierał informacje o:
- nadanym numerze zgłoszenia,
- przedmiocie zgłoszenia,
- danych osobowych, jeżeli występują,
- dacie zgłoszenia,
- podjętych działaniach następczych,
- wydaniu zaświadczenia o objęciu ochroną,
- dacie zakończenia sprawy,
- szkodzie majątkowej, jeżeli wystąpiła.
Regularne uzupełnianie rejestru ułatwi sporządzenie sprawozdania na koniec roku.
Sprawozdanie dotyczące zgłoszeń zewnętrznych
Ustawodawca nałożył na organy publiczne również obowiązek sprawozdawczy. Do 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane, organ publiczny powinien opracować oraz przekazać do Rzecznika Praw Obywatelskich dokument zawierający dane statystyczne nt. zgłoszeń zewnętrznych. Takie sprawozdanie, zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, powinno obejmować:
- liczbę przyjętych zgłoszeń,
- liczbę postępowań wyjaśniających oraz postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań,
- szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego - o ile organ publiczny będzie posiadał te dane.
Wzór sprawozdania ma określić Rada Ministrów w drodze rozporządzenia. Z uwagi na to, że obowiązek posiadania kanału zgłoszeń zewnętrznych wchodzi w życie 25 grudnia 2024 r., pierwsze sprawozdania obejmą już 2024 rok.
Czy organ publiczny wystawia zaświadczenia o objęciu ochroną dla sygnalistów?
Na żądanie sygnalisty, organ publiczny ma obowiązek wystawić zaświadczenie o objęciu ochroną na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów. Termin na wystawienie zaświadczenia wynosi miesiąc (art. 38 ustawy o ochronie sygnalistów).
Podsumowanie
Wdrożenie obowiązku przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych będzie wyzwaniem dla organów publicznych. Wbrew pozorom najwięcej problemów spodziewać się mogą te organizacje, które już obsługują zgłoszenia wewnętrzne. W praktyce będą obsługiwać dwa różne od siebie pod względem organizacyjnym procesy.
Wiktoria Malesa
Julia Magulska
Dział Zarządzania Produktami
