Wir müssen anfangen, Unternehmen zu führen.

Unsere Zukunft liegt in der Digitalisierung der Arbeitsabläufe der Kanzlei. Unser starkes Wachstum haben wir den richtigen Entscheidungen zu verdanken – und eine davon ist die Digitalisierung.

Das Team von Wolters Kluwer befragte den geschäftsführenden Partner von LOZOYA & JOHER, Economistes i Advocats.

LOZOYA & JOHER, Economistes i Advocats ist eine Kanzlei von Jurist:innen und Wirtschaftswissenschaftler:innn. Sie hat 28 Mitarbeiter:innen – Kleos ist seit 2018 im Einsatz. Durch ihr Angebot an Dienstleistungen für Beratungs- und Outsourcing-Kanzleien in den Bereichen Buchhaltung, Steuerangelegenheiten, Personal bzw. Rechtsberatung für Mandant:innen in Spanien und im Ausland hebt diese renommierte Kanzlei in Barcelona sich von anderen ab. Seit 2015 hat die Kanzlei ihren Umsatz um über 160 % gesteigert.

https://www.lozoya-joher.com/

Ein Ziel von Wolters Kluwer ist Transparenz bei der Zusammenarbeit mit Rechtsspezialist:innen und das Aufzeigen von Erfahrungen und Vorteilen beim Einsatz von Kleos für seine Nutzer:innen aus erster Hand. Hierzu konnten wir Jordi Lozoya interviewen, den geschäftsführenden Partner der renommierten Kanzlei.

Zunächst wollten wir wissen, wie das Leben vor Kleos aussah und warum die Kanzlei auf Digitalisierung setzte. Laut Jordi Lozoya besteht der Unterschied zwischen dem Leben vor und nach Kleos im Management von Informationen mit physisch gespeichertem Material im Gegensatz zur Umstellung auf digitale Speicherung und Verwaltung. Zudem beschert Kleos‘ kollaborative Arbeitsumgebung den Kanzlei-Mitarbeiter:innen einen wesentlich produktiveren Workflow. Die Definition von Arbeitsabläufen auf einer kollaborativen Plattform macht das Management also effizienter.

Dies war jedoch nicht der einzige Grund für Digitalisierung für diese aus exzellenten Jurist:innen und Wirtschaftswissenschaftler:innen bestehende Kanzlei: Es war auch die unternehmerische Vision des geschäftsführenden Gesellschafters. Glücklicherweise war der Leiter der Kanzlei kein Fachmann im traditionellen Sinne, ohne Interesse an Veränderung – sondern ein Unternehmer, der auf Wandel setzt, jemand, der die Kanzlei nicht als Gruppe von Fachleuten ansieht, die Fälle managen wie schon seit Jahrzehnten. Seine Vision einer Kanzlei von Jurist:innen und Wirtschaftswissenschaftler:innen war sehr viel innovativer. Wer ein Unternehmen besitzt, muss wie ein Unternehmer arbeiten und nicht wie ein Anwalt. Wir müssen Unternehmen führen.‘, sagt Jordi Lozoya, wenn er seine Kolleg:innen berät.

Jordi Lozoya besitzt ein Lizenziat in Business Administration and Management sowie ein Diplom in Business Studies. Er kommt aus der Textilbranche und war bereits mit 25 Jahren Finanzdirektor in einem Unternehmen der Textilindustrie. Er selbst hat die digitale Transformation seines damaligen Unternehmens angestoßen: ‚Damals war in der Textilindustrie zwei plus zwei niemals vier. Dagegen musste ich ankämpfen und die Arbeitsabläufe digitalisieren. Das wollte ich in der Kanzlei umsetzen; ich wollte das gleiche Prozessmanagement, aber auf das Rechtswesen übertragen. Wenn dann meine Planung auf der Arbeit der Mitarbeiter:in basiert, weiß ich, wie viel Arbeit jeder pro Woche hat und wie viel Arbeit wir annehmen können, usw.‘

Praktisch gesehen, erklärt Jordi Lozoya, wolle er so ‚bessere Kontrolle über das interne Management erreichen. Wenn bei 28 Fachleuten in der Kanzlei jede:r Mitarbeiter:in 2.000 € weniger in Rechnung stellt, verliert die Kanzlei am Ende jeden Monat 56.000 €. Deshalb brauchen wir eine Unternehmensvision und dafür Instrumente zur Leistungskontrolle.‘ Dank unserer Unternehmensvision konnte diese bekannte Kanzlei seit 2015 ihren Umsatz um 160 % steigern. Dazu Jordi: ‚Ich bin mit Kleos höchst zufrieden. Ohne ein Tool wie Kleos wären wir nicht so stark gewachsen‘.

Kleos, sagt der geschäftsführende Gesellschafter von LOZOYA & JOHER, Economistes i Advocats, sei vor allem bei den vielen Routineabläufen und -aufgaben im Wirtschaftsrecht sehr nützlich. Zudem arbeiten alle Abteilungen der Kanzlei in einem kollaborativen Umfeld. Auch die Steuerabteilung und die Buchhaltung arbeiten mit Kleos. Am meisten zu schätzen wissen wir, dass wir alle Informationen auf einen Blick haben. Fragt mich jemand nach einer Sache oder einer Aufgabe, öffne ich die App und kann sie mir sofort ansehen. Will ich zum Beispiel eine Aufgabe für die Buchhaltung erstellen, wie etwa den Monatsabschluss unserer Mandant:innen, kann ich das mit Kleos machen – denn Kleos übernimmt größtenteils die Kontrolle und sorgt für einen reibungslosen Ablauf – es zeigt die erledigte Aufgabe automatisch an.“, sagt er.

So habe ich die volle Kontrolle über alle Unterlagen einer Akte und über jede anstehende Aufgabe. Dies kommt auch den Mandant:innen zugute, denn die können sich darauf verlassen, dass wir ihren Fall vollständig im Blick haben.

Bei Ratschlägen für seine Kolleg:innen hinsichtlich einer eventuellen Digitalisierung ihrer Kanzlei sagt geschäftsführende Gesellschafter Jordi Lozoya unmissverständlich: „Unsere Zukunft hängt ab von der Digitalisierung der Arbeitsabläufe in den Unternehmen. Wir sind so stark gewachsen, weil wir Verschiedenes richtig gemacht haben, unter anderem auch die Digitalisierung“. Er betont auch, dass „sich die Kanzleien Zeit für die Implementierung der Software nehmen müssen – und das kann oft dauern – und sie müssen sie auch an ihre Bedürfnisse anpassen, was entscheidend ist, für ihren Return on Investment (ROI).“