Cuentas anuales: qué son, qué documentos incluyen y cuándo presentarlas

La presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es una de las principales obligaciones contables para las empresas y, como ocurre con cualquier trámite de este tipo, existen muchos casos de duda que afectan tanto a empresarios como a asesorías y despachos. Como punto de partida, en este artículo te contamos algunos conceptos básicos sobre las cuentas anuales: qué son, quiénes deben presentarlas, qué documentos incluyen, así como cuándo se presentan y cuándo. 

• Cuentas anuales 2023-2024: novedades
• Qué son las cuentas anuales
  
• Qué empresas están obligadas a presentar las cuentas anuales
• Quiénes no están obligados a presentar las cuentas anuales
• Qué se incluye en las cuentas anuales de una empresa
• Cuándo se presentan las cuentas anuales
• Qué documentos deben presentarse en el Registro Mercantil
• a3asesor Soc, nuestro software para la presentación de las cuentas anuales

Cuentas anuales 2023-2024: novedades

El 8 mayo el BOE publicó la resolución con los nuevos modelos para la presentación de las cuentas anuales y los cambios obligatorios para su presentación en el Registro antes del 30 de julio. Las novedades afectan a los siguientes puntos: 

• Información sobre el porcentaje de mujeres en los órganos de Administración. El porcentaje se sustituye ahora por 2 nuevos datos: el nº de mujeres y el nº total de miembros del órgano de administración. 

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• Información en la memoria normal y consolidada. Se solicita más información sobre el periodo medio de pago a proveedores, en función de la Disposición Adicional tercera de la Ley 15/2010, de medidas de lucha contra la morosidad, y de la Ley Crea y Crece. Es un cambio que sólo aplica a negocios que presentan el PGC normal y las consolidadas. 
• Hoja medioambiental del modelo Pyme. Se elimina de la parte voluntaria de la hoja la referencia a las emisiones alcance 3, dado que no se requieren en los indicadores del borrador de norma voluntaria del EFRAG.

Algunas CCAA ya requieren que las cuentas anuales se presenten obligatoriamente con firma electrónica. Para facilitar este punto la conexión de a3asesor Soc con las funcionalidades de Signaturit permite incorporar al proceso la firma electrónica y certificado digital, de forma que puedas habilitar tanto la firma de las cuentas como una gestión adecuada de los certificados para ello, con la máxima seguridad y toda la trazabilidad del uso de los mismos.

Quiénes pueden consultar las cuentas anuales

El objetivo de las cuentas anuales y de su depósito en el Registro Mercantil es precisamente que cualquier persona pueda acceder a la información contable de cualquier empresa. Por eso es obligatorio su depósito en este Registro público, creado específicamente para dar publicidad al tráfico jurídico mercantil y asegurar así su seguridad. 

Si tienes interés en la marcha de una empresa determinada, en España existe libre acceso a los datos jurídicos y económicos de las sociedades y demás personas inscritas en el Registro Mercantil.

¿Qué se incluye en las cuentas anuales de una empresa?

Hay cinco documentos que se incluyen en las cuentas anuales: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria. Cada uno de ellos cumple una función distinta y, de su lectura conjunta, puede extraerse información muy útil y valiosa sobre el estado de cualquier negocio con obligación de presentarlos.

Si te preguntas qué documentos incluyen las cuentas anuales, son los siguientes:

• Balance de situación. Se trata de un documento que nos indica la situación financiera en la que se encuentra una empresa en un momento determinado. Con él podemos conocer tanto el estado económico como financiero de una empresa a lo largo de un periodo de tiempo. En él se recogen activos (bienes, derechos de cobro, patrimonio…), pasivos (deudas y obligaciones) y patrimonio neto de la empresa de forma detallada. 
• Cuenta de pérdidas y ganancias. La cuenta de pérdidas y ganancias, cuenta de resultados o cuenta PyG es un documento que cumple el objetivo de mostrar si la empresa ha tenido beneficios o pérdidas durante un ejercicio económico determinado. También es el punto de partida para calcular el Impuesto sobre Sociedades. 
• Estado de cambios en el patrimonio neto. El patrimonio neto de una empresa está formado por las aportaciones de capital de los socios y las reservas o beneficios no repartidos y el resultado del ejercicio corriente. En este documento se recoge cualquier cambio en este ámbito, a raíz de procesos como repartos de dividendos, ampliaciones de capital.
• Estado de flujos de efectivo. Este documento nos muestra los movimientos de efectivo dentro de la empresa durante el ejercicio del que se trate. El flujo de efectivo es el movimiento de dinero que existe en la empresa, por lo que ese documento nos dará información sobre cómo se genera y se emplea la liquidez.
• Memoria. En cuanto a la memoria, sirve como informe en el que incluir cualquier otro dato adicional que se desee reflejar. En él se da cuenta de lo sucedido en el negocio durante el ejercicio, así como su impacto. Con la Memoria damos un contexto a todo lo anterior y explicamos en mayor medida los resultados de la empresa. 

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Cuándo se presentan las cuentas anuales

 Las cuentas anuales se presentan una vez finalizado el ejercicio contable, que suele coincidir con el fin del año natural. Una vez cerrado el ejercicio, las empresas pueden presentar sus cuentas hasta el 31 de julio, aunque existen ciertos plazos previos:

• Elaboración de las cuentas anuales. Se inicia al finalizar el año contable y debe cerrarse a 31 de marzo, cumpliendo con el Plan General de Contabilidad (PGC).
• Legalización de los libros contables. Se puede cerrar este trámite hasta el 31 de abril.
• Presentación de la cuentas anuales a la junta general de la empresa. El plazo límite en este caso es el 30 de junio. 
• Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Deben depositarse las rentas anuales con fecha límite de 31 de julio.

Qué documentos deben presentarse en el Registro Mercantil

En cuanto a la documentación que debe aportarse ante el Registro Mercantil a la hora de presentar las cuentas anuales, se trata de la siguiente: 

• Solicitud firmada por quien presente las cuentas.
• Certificado del acuerdo de la junta o del órgano social competente aprobando las cuentas.
• Un ejemplar del informe de gestión.
• Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas en caso de que la sociedad deba realizar una verificación contable, o cuando alguno de los miembros de la sociedad solicitara una auditoría independiente.
• Un ejemplar del informe de los negocios con acciones de la empresa, si la empresa o sociedad está obligada a presentarlo.
• Una certificación de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.

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