Als ik wil dat mijn kantoor goede cybersecurity heeft, moet ik weten dat mijn data in veilige handen zijn. En Kleos heeft bewezen dat ik erop kan vertrouwen.

Wij spraken met Guillermo López, stichtend vennoot  van Take Easy Legal, een advocatenkantoor dat zich specialiseert in digitale wetgeving.

TAKE EASY LEGAL is een advocatenkantoor dat is gespecialiseerd in digitale wetgeving, met name juridische en technische cybersecurity voor organisaties van alle grootordes. Het innovatieve bedrijf is ook actief als technische en juridische consultant  en streeft ernaar de noden  van klanten op deze vlakken te vervullen vanuit een 360-graden perspectief. Oprichter Guillermo López vertelt ons tijdens een ontspannen gesprek over zijn ervaringen met Kleos van Wolters Kluwer, de toonaangevende software voor juridisch management in Europa. Ook licht hij de visie van zijn veelbelovende bedrijf toe.

VRAAG: Om uiteenlopende redenen voelen niet alle advocatenkantoren de noodzaak om hun  kantoor te digitaliseren. Maar wat was de benadering van Take Easy Legal voordat jullie Kleos aanschaften en wat was de reden dat jullie besloten de overstap te maken?

ANTWOORD: Voordat we overstapten op Kleos werkten wij zeer traditioneel. We noteerden elke dag in een wit schrift wat we moesten doen. Alles was gericht op de korte termijn.

Toen de hoeveelheid procedures en papierwerk begon te groeien en we een groot aantal procedures moesten afwerken, kwamen we tot de vaststelling dat we veel energie staken in waar dit of dat naartoe moest, in plaats van dat we ons op ons werk richtten. De stapels papier begonnen te groeien en na een tijd bereikte ik het punt waarop ik genoeg had van het papier. Toen besloten we om met een softwarebedrijf te gaan praten over officemanagementsoftware.

Mijn hele leven lang ben ik al omringd door technologie en ik heb altijd graag gewerkt met digitale oplossingen. Ik wilde niet dat mijn kantoor ouderwets zou worden. We begonnen dus het papier op te ruimen, we stopten met  alles te printen, we digitaliseerden uiteindelijk onze documenten en alles is opgeslagen in de software. Ik weet dat niet iedereen zonder papier kan, maar voor mij is dit een essentieel aspect van de organisatie.

V: Wat zijn de grootste veranderingen in de praktijk door de invoering van Kleos?

A. Vanuit het gezichtspunt van de praktijk moet je worden gezien door een ander type klant, mensen die een andere synergie zoeken. Wij bedienen een nichemarkt waarvan we weten dat die vereist dat we meegaan in verdere digitalisering. Ik ben helemaal in een digitale wereld gedoken en alles gaat nu via telewerken. Ons kantoor heeft geen fysieke locatie meer.

Toen heb ik via Wolters Kluwer het kantoorbeheersysteem  ingevoerd en die is nu al een hele tijd onmisbaar voor ons. Maar niet iedereen denkt er zo over. Totdat ik Kleos invoerde, dacht ik niet dat zoiets absoluut essentieel was. Maar nu is het dat wel: tijdmanagement, documenten digitaliseren, herinneringsmeldingen, de uren die je aan een zaak besteed bijhouden, noem maar op.

Daarbij draagt het ook bij aan een betere relatie met onze cliënten. Alles verloopt nu veel soepeler en met uitstekende beveiliging. Ik geef mijn cliënten rechtstreekse toegang tot de benodigde documenten. Ze hoeven niets te printen, besparen tijd en ze weten altijd hoe hun zaak ervoor staat. Kleos houdt ook nog altijd bij hoever ik ben met al mijn zaken en wijst me erop wanneer er een deadline aan zit te komen. We zijn hiermee zelfvoorzienend en autonoom.

V: Niet iedereen ziet dat zo: er zijn kantoren die zich zorgen maken over de cybersecurity. Hoe ziet u dat?

A. Mijn kantoor is gespecialiseerd in digitale wetgeving en zonder praktijkmanagementsoftware  zou het niet zinnig zijn om ons daarmee bezig te houden. Als ik wil dat mijn kantoor goede cybersecurity heeft, moet ik weten dat mijn documenten en data in veilige handen zijn. En Kleos heeft bewezen dat ik erop kan vertrouwen. Ik wil gevoelige data beschermen en ik wil niet dat criminelen die in handen krijgen.

Het is belangrijk dat ons bedrijf goede cybersecurity heeft, die voldoet aan de wet- en regelgeving en dat ons personeel weet wat wel en niet mag. Maar de mogelijkheid blijft bestaan dat we worden gehackt en in dat geval weten we precies wat we moeten doen. Dat is ons werk: wij helpen om het incident zo soepel mogelijk af te handelen.

Bovendien moet je bedenken dat voor bepaalde klanten je cybersecurity gewoon op orde moet zijn. De NIS2, die volgend jaar van kracht gaat , legt bijvoorbeeld bepaalde verplichtingen op aan bedrijven in zogeheten essentiële sectoren, maar ook aan bedrijven die diensten aan hen leveren. Daarom moeten die bedrijven nagaan met wie ze samenwerken: om te weten of die goede beveiliging hebben, of ze de wet- en regelgeving naleven en of ze weten hoe ze dat alles managen.

In deze context kun je stellen dat in de juridische sector een praktijkmanagementsoftware een basisvereiste is, net als een pen. Anders blijven bepaalde cliënten altijd buiten je bereik.

V: Wist u, voordat u besloot om deze technologie aan te schaffen, al wat een systeem zoals Kleos voor uw bedrijf kon betekenen? En heeft Kleos na de implementatie de manier waarop u werkt veranderd, of is uw bedrijf gegroeid zoals u het zich voorstelde?

A. Ik had al besloten om een office manager  in te voeren en ik bekeek verschillende mogelijkheden. We zijn actief in verschillende markten, van heel eenvoudige bedrijfjes tot grote industriële ondernemingen. Met dat klantenbestand zag niet iedereen in ons bedrijf het nut van de kantoorsoftware  in. Ik wel, want ik sta altijd open voor nieuwe technologieën en probeer graag uit of iets werkt of niet. Ik kan je nu vertellen dat het werkt. Dit soort software helpt echt om sneller deadlines te halen, omdat je meer tijd hebt om een strategie op te stellen.

En als ik in de rechtbank ben, is het fantastisch omdat ik op mijn mobiele telefoon met het kantoor kan overleggen. Ik hoef ze niet te bellen om zaken na te vragen. Dit is hetzelfde idee dat in zekere zin achter de invoering van een kantoorsoftware steekt. We moeten technologie integreren om meer zelfvoorzienend en daadkrachtig te worden.

Ook als het rechtsstelsel of overheidsinstanties of zelfs veel advocatenkantoren ver achterliggen bij de invoering van technologie, waarom zou ik dat dan ook moeten doen? Ik wil dat wij ons onderscheiden van de rest, ik wil dat mijn bedrijf functioneert met technologie en daardoor opvalt. Daarom voer ik technologische oplossingen in die dat versterken, zoals Kleos. Mensen met wie wij samenwerken en onze cliënten willen niet meer naar het kantoor gaan . Ze willen online vergaderen . Zo evolueert onze samenleving en dit alles gaat hand in hand met digitalisering van je kantoor.

Daarnaast kan ik in de loop van de tijd sneller groeien, of veel duurzamer, zonder ups en downs. Want mijn klanten vertrouwen de persoon en de tool waarmee die werkt, zonder dat ze die moeten bellen. Ze weten altijd waar ze staan. Ze hebben rechtstreekse toegang tot Kleos. Deze benadering van ons werk is heel anders dan wat we traditioneel in ons beroep deden.

Zonder deze benadering werk je langzamer. En als dat meer bij je past, moet je dat vooral doen. Maar naar mijn mening blijft het kantoor functioneren zolang die persoon blijft werken. Het ontwikkelt zich niet en krijgt geen permanente status. Handelsbedrijven worden opgezet op een onbepaalde basis. Waarom een advocatenkantoor niet? Maar ik heb de visie om mijn praktijk die onbepaalde status te geven.

Als we nieuwe mensen in dienst nemen, wil ik ook dat zij met deze tool werken. Dan hoef je niet de partner op kantoor of de managing partner te bellen om te weten wat ze aan het doen zijn. Met Kleos weet je van iedere persoon in de praktijk tot waar deze is gekomen. Het is essentieel voor groei. Je hoeft niet alles onder controle te houden.

V: U zei dat u meerdere oplossingen hebt vergeleken. Welke elementen in Kleos leidden ertoe dat u juist daarvoor koos?

A. Ik wist al wat ik nodig had. Omdat ik echter niet wist hoe ik mijn beperkte budget het beste kon investeren, zocht ik naar eenvoudige en praktische oplossingen die aan mijn doelen zouden voldoen, zonder onnodige extra's. Ik dacht: “Ik wil geen tweedehands auto, maar ik wil wel dat het doet wat ik nodig heb.”

Van daaruit begon ik te zoeken. Ik had al bijna een andere software  gekozen, toen ze over Kleos vertelden. Ze zeiden dat het in de cloud was, dat ik niet op een vaste plek hoefde te werken. En ik zag ook dat security hierin was gegarandeerd. Met Kleos heb je alles op je mobiele telefoon, waar je ook bent. En je hoeft ook niets te installeren. De volgende stap was om de prijs te bekijken. Toen ik die zag, leek het me uiterst betaalbaar, zeker als je bedenkt wat je er allemaal voor krijgt. Bovendien zouden mijn bestanden veilig zijn geordend, in de cloud. Voor die prijs was het dat echt waard. Deze tool is ongelooflijk krachtig. Het lijkt op een Ferrari die stilletjes over een snelweg rijdt, zonder veel benzine te verspillen.

V: We zien dat u alles wat met cybersecurity te maken hebt, zeer serieus neemt. Gezien jullie expertise is dat te verwachten. Naar aanleiding daarvan, kunt u ons wat meer vertellen over de visie en roeping van Take Easy Legal?

A. Onze visie is om uit te groeien tot een consultancy bedrijf voor digitale wetgeving. En dat vanuit een 360º-perspectief. We waarschuwen organisaties tegen al de illegale inbreuken die kunnen plaatsvinden, we adviseren ze en we bieden ook digitale en technische consultancy via onze partners. We kunnen ook binnen 24 of 48 uur reageren op elementen van inbreuk die we dagelijks waarnemen. En tot slot helpen we bedrijven te herstellen van diverse soorten cyberaanvallen. Dat is onze specialiteit. Hoe doen we dat? Door bewustmaking, training, preventie en met de technische elementen, zodat ze weten hoe ze de risico's kunnen beheersen. Maar ook met elementen zoals die van jullie, een kantoorbeheerstysteem  dat mee-evolueert met de organisatie. En, afhankelijk van de behoeften van de organisatie, voegen we die diensten toe. Dat is het beste dat jullie bieden: met een kleine investering krijg je een supergoed georganiseerd kantoor. Wanneer de organisatie groeit, voeg je meer benodigde functionaliteit toe.

Je kunt de visie van ons kantoor niet los zien van de absolute verandering die de pandemie in de afgelopen jaren in onze samenleving teweegbracht. Alles wat vroeger in de echte wereld gebeurde, vindt nu niet alleen plaats op straat maar ook op het internet, in de virtuele wereld. Zowel de goede dingen als de slechte dingen. We zien nu meer misdaad in de digitale wereld. Organisaties en mensen zijn zich er niet van bewust dat als op straat je portemonnee kan worden gestolen, dat ook kan gebeuren op het internet.

Wij voeren een technische en juridische analyse uit van de huidige status van je organisatie. We bekijken of er behoefte is aan nieuwe processen of technologie, of het nodig is om bestaande software en hardware te optimaliseren, en meer. Dit doen we met het besef dat je bedrijf de kern van alles is wat je wilt laten slagen. Je wilt absoluut voorkomen dat er wordt geknoeid met cruciale aspecten van je bedrijf, zoals je industriële patenten, knowhow, financiële processen, en meer. Zelfs een kortstondige storing in een van deze essentiële bedrijfsonderdelen kan ernstige schade veroorzaken als gevolg van een vermijdbare inbreuk, waarvoor wij technische en juridische adviezen kunnen bieden.

We werken samen met technologiepartners, producenten, integrators en dienstverleners om je te helpen de huidige situatie van je bedrijf te begrijpen en te bepalen waar je naartoe wilt, zodat je beter kunt concurreren. Dit betekent dat zodra er ook maar het geringste risico bestaat op een probleem, de alarmbellen al afgaan.