Quatre étapes pour préparer votre entreprise à Peppol et à la facturation électronique pour 2026

Avant toute chose : qu’est-ce que Peppol ?

Peppol est l’acronyme de Pan-European Public Procurement OnLine et est un réseau très sécurisé et standardisé grâce auquel les entreprises et les autorités peuvent échanger aisément des documents et des factures électroniques. Le réseau Peppol fait office d’autoroute numérique : les factures sont envoyées directement d’une partie à l’autre et sans aucune forme d’intervention manuelle.

Le langage commun aux factures électroniques, à savoir l’UBL ou Universal Business Language, permet aux entreprises d’établir des factures internationales sans souci. Par ailleurs, le risque d’erreurs manuelles est considérablement réduit et la facturation est plus rapide et plus efficace. La norme Peppol ne date pas d’hier, mais nous observons qu’elle se généralise en raison de l’obligation européenne de facturer via Peppol à partir du 1er janvier 2026.

Nécessité d’un plan de déploiement clair

Les chiffres sont éloquents : la législation Peppol est inconnue ou très peu connue de nombreux entrepreneurs. Par conséquent, plus d’un million d’entreprises belges doivent encore passer à la facturation électronique. Plus révélateur encore, seules 100 000 entreprises environ utilisent actuellement Peppol, malgré l’échéance qui approche. Il reste donc beaucoup à faire pour préparer les entreprises belges avant la date butoir du 1er janvier 2026.

Vous souhaitez préparer votre entreprise à la norme Peppol, vous assurer de voir arriver 2026 l’esprit serein et avoir la certitude de respecter toutes les obligations, règles et législations ? Dans ce cas, il est essentiel que vous suiviez les étapes nécessaires dans le cadre d’un plan clair. Voici les phases cruciales pour aborder la transition vers la norme Peppol de manière approfondie et structurée :

Étape 1 : rassemblez suffisamment de connaissances sur la facturation électronique

Un passage à la facturation électronique réussi commence par une bonne connaissance et compréhension de la situation. Pourquoi la facturation électronique est-elle si importante ? Comment fonctionne exactement Peppol ? Quels sont les avantages concrets ? Et quels éditeurs de logiciels proposent un outil Peppol ?

De nombreux entrepreneurs ne savent pas très bien en quoi consiste la facturation électronique ni ce qu’elle signifie concrètement pour eux. En prenant le temps de vous pencher sérieusement sur le sujet, vous pourrez vous orienter de façon plus réfléchie vers une solution qui vous convient.

Étape 2 : analysez vos processus de facturation actuels

Avant de passer à la facturation électronique, il est essentiel de commencer par examiner vos processus actuels. Comment facturez-vous actuellement ? Quels outils ou logiciels utilisez-vous ? Et quelles modifications doivent être apportées en vue de la législation sur la facturation électronique de 2026 ?

Grâce à cette analyse approfondie, vous serez non seulement en mesure d’identifier les éventuels problèmes dans vos processus actuels, mais vous disposerez également d’un point de départ idéal pour trouver une solution parfaitement adaptée à votre situation particulière.

Étape 3 : choisissez une solution adaptée à votre entreprise

Chaque entreprise est différente. Et vous souhaitez bien sûr une solution qui s’adapte au mieux à vos besoins. Avez-vous besoin de fonctionnalités spécifiques ? Souhaitez-vous également pouvoir créer et personnaliser vos factures ou seulement un outil simple et facile d’utilisation, et rien de plus ?

En comparant différents outils, vous aurez une meilleure idée de ce dont votre entreprise a besoin. Par ailleurs, de nombreux systèmes ERP proposent une fonction de facturation électronique. Vous n’avez peut-être pas besoin d’un outil distinct. Un choix mûrement réfléchi est essentiel dans ce cadre.

Étape 4 : veillez à une mise en place souple

Une fois que vous avez choisi une solution concrète, il est temps de la mettre en place. Avant le 1er janvier 2026 ! Avez-vous un calendrier en tête ? Quelles sont les opérations nécessaires pour la mise en place ? Et comment allez-vous impliquer les membres de votre personnel dans le processus de facturation électronique ?

Pour une mise en place réussie, un plan d’action clair peut faire toute la différence. Veillez dès lors à ce que vos travailleurs et vous-même soyez pleinement impliqués dans la décision. Vous éviterez ainsi les frustrations et vous pourrez utiliser de manière optimale la facturation électronique dès le premier jour.

Facturation électronique : votre sésame pour l’avenir

En optant pour la facturation électronique via Peppol, vous avez la certitude de respecter vos obligations en matière de conformité et de moderniser votre entreprise. Cette solution fournit un large éventail d’avantages, dont une efficacité accrue, une plus grande sécurité, une réduction de coûts, une marge d’erreur plus faible et un traitement plus rapide des paiements. En préparant votre transition vers la facturation électronique Peppol de manière correcte, complète et structurée, vous profiterez au mieux de ce qu’elle a à offrir.

Vous voulez travailler sans attendre avec la norme Peppol ? Téléchargez cette check-list pratique et découvrez, étape par étape, comment préparer votre entreprise à la législation relative à la facturation électronique qui entrera en vigueur le 1er janvier 2026. Vous serez ainsi non seulement bien préparé(e), mais vous aurez aussi une longueur d’avance sur vos concurrents. Bon travail !