In vier stappen klaar voor Peppol en e-invoicing: zo stoom je je onderneming klaar voor 2026

First things first: wat is Peppol precies?

Peppol, wat staat voor Pan-European Public Procurement OnLine, is een sterk beveiligd en gestandaardiseerd netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische documenten en facturen eenvoudig kunnen uitwisselen. Het Peppol-netwerk fungeert als een soort van ‘digitale snelweg’ waarlangs facturen direct van de ene partij naar de andere worden gestuurd - en dat zonder enige vorm van manuele tussenkomst.

Dankzij de uniforme taal van e-facturen, nl. de UBL of Universal Business Language, kunnen bedrijven probleemloos over de landsgrenzen heen factureren. Daarnaast neemt de kans op manuele fouten sterk af én zorgt het voor een snellere en efficiëntere facturatie. Peppol is al langer dan vandaag in gebruik, maar we zien nu een sterke stroomversnelling, mede door de Europese verplichting om via Peppol te factureren vanaf 1 januari 2026.

De nood aan een duidelijk implementatieplan

De cijfers spreken voor zich: heel wat ondernemers zijn nog niet of nauwelijk op de hoogte van de Peppol-wetgeving. Met als resultaat? Meer dan een miljoen Belgische bedrijven die de overstap naar e-invoicing nog moeten zien te maken. Sterker nog, slechts een slordige 100.000 ondernemingen zitten momenteel op Peppol - en dat ondanks de naderende deadline. Er moet dus nog heel wat werk verzet worden om de Belgische bedrijfswereld klaar te stomen voor de finale deadline van 1 januari 2026.  

Wil jij je onderneming klaarstomen voor Peppol? Ervoor zorgen dat je met een gerust hart kunt toeleven naar 2026? En er 100% zeker van zijn dat je compliant bent met alle verplichtingen, regels en wetgevingen? Dan is het cruciaal dat je, via een duidelijk stappenplan, de nodige stappen in de goede richting zet. Hieronder vind je enkele cruciale fases om je overgang naar Peppol e-invoicing grondig en gestructureerd aan te pakken:

    Stap 1: vergaar voldoende kennis over e-invoicing

Succesvol overstappen op e-invoicing begint bij voldoende kennis en begrip van de situatie. Waarom is e-invoicing zo belangrijk? Hoe werkt Peppol precies? Wat zijn de concrete voordelen? En welke softwarehuizen bieden een Peppol-tool aan?

Vandaag zijn veel ondernemers nog niet volledig op de hoogte van wat e-invoicing inhoudt of wat het concreet voor hen betekent. Door de tijd te nemen om je grondig in deze materie te verdiepen, kan je veel bewuster toewerken naar een geschikte oplossing.

    Stap 2: analyseer je huidige facturatieprocessen

Voordat je met je onderneming de overstap naar e-invoicing maakt, is het cruciaal om eerst je huidige processen onder de loep te nemen. Hoe factureer je nu? Welke tools of software gebruik je? En wat moet er veranderen met het oog op de e-invoicing wetgeving van 2026?

Deze grondige analyse helpt je niet alleen om eventuele knelpunten in je huidige processen te identificeren, maar geeft je ook een ideaal vertrekpunt om gericht op zoek te gaan naar een oplossing die naadloos aansluit bij jouw specifieke situatie.

    Stap 3: kies een oplossing die past bij je onderneming

Elke onderneming is anders. En jij wilt natuurlijk een oplossing die het beste aansluit bij je behoeften. Heb je specifieke features nodig? Wil je je facturen ook kunnen opmaken en personaliseren? Of wil je gewoon een simpele, gebruiksvriendelijke tool zonder meer?

Door verschillende tools met elkaar te vergelijken, krijg je een duidelijker beeld van wat je als bedrijf nodig hebt. Bovendien bieden heel wat ERP-systemen een functie voor e-invoicing, dus misschien heb je zelfs helemaal geen afzonderlijke tool nodig. Een doordachte keuze is van fundamenteel belang.

    Stap 4: zorg voor een soepele implementatie

Eens je gekozen hebt voor een concrete oplossing, is het tijd om deze te implementeren. Vóór 1 januari 2026! Heb je een bepaalde timing voor ogen? Welke acties zijn nodig om de implementatie mogelijk te maken? En hoe ga je je personeelsleden meenemen in dit nieuwe e-invoicing verhaal?

Een duidelijk plan van aanpak kan een enorm verschil maken om de implementatie te doen slagen. Zorg er daarom voor dat jij en je medewerkers volledig achter de beslissing staan. Dit voorkomt frustraties en helpt je om e-invoicing vanaf dag één optimaal in te zetten.

E-invoicing: jouw toegangsticket tot de toekomst

Met e-invoicing via Peppol kies je niet alleen voor de verplichte compliance, maar ook voor de modernisering van je onderneming. Het biedt jou en je onderneming immers een brede waaier aan voordelen, waaronder efficiëntiewinst, verhoogde veiligheid, kostenbesparing, kleinere foutenmarge en snellere betaalverwerking. En wanneer je je transitie naar Peppol e-invoicing goed, grondig en gestructureerd voorbereidt? Dan pluk je daar maximaal de vruchten van.

Wil je vandaag nog aan de slag met Peppol? Download onze handige checklist en ontdek stap voor stap hoe je jouw onderneming klaarstoomt voor de e-invoicing wetgeving van 1 januari 2026. Zo ben je niet alleen voorbereid, maar blijf je ook een stap voor op je concurrentie. Succes!