A havonta megrendezésre kerülő Wolters Kluwer LegalTech Meetup rendezvénysorozat áprilisi alkalmán dr. Megyeri Andrea, a Wolters Kluwer innovációs igazgatója, valamint az OPL gunnercooke két szakértője, dr. Dunai Ádám ügyvéd és dr. Tóth Péter ügyvéd, legal engineer arról beszélgettek, hogyan tud a jogi projektmenedzsment és a legaltech választ adni a digitális gazdaság sokdimenziós, sokszor határokon átnyúló compliance kérdéseire. A témát a Jövő Jogásza podcast keretében folytatták, ebből a beszélgetésből olvashat most egy részletet.
A teljes beszélgetést meghallgathatja YouTube-on és Spotify-on.
M.A.: Ádám, a meetupon beszéltél a projektmenedzsment által elérhető előnyökről. Összefoglalnád kérlek ezeket?
D.Á.: Amikor projektmenedzsmentről van szó, jellemzően mindenki valamilyen nagyvállalati működést képzel el, de az én tapasztalatom az, hogy akár egészen kis csoportokban is tökéletesen jól tud működni. Lehet, hogy nem olyan egyértelműek a szerepek, de ettől függetlenül ilyen környezetben is megvan a pozitív hatása.
Az egyik előnye projektmenedzsment szemléletnek az átláthatóság. Alkalmazása nagyon komoly hosszú távú hatékonyságnöveléssel tud járni. Általában azért szoktak megakadni ezek a törekvések, mert rövid távon plusz adminisztrációt, erőforrást igényel, illetve nem látja át mindenki, hogy pontosan miért van rá szükség. Fontos tehát leszögezni, hogy a projektmenedzsment szemlélet hosszú távú gondolkodást igényel, végül megtérül a befektetett energia.
A másik, ami sok ügyfélnél vagy vállalatnál komoly problémát szokott jelenteni, az a knowledge transfer, tehát a tudás átadás. Szerintem bárki, aki vállalati környezetben dolgozik, találkozott már például az elhagyott folderek problémájával. Amikor egy kolléga más munkahelyre távozik, az összes anyagát összegyűjti általában egy róla elnevezett mappába, ez felkerül egy Teams folderbe, amit utána senki nem nyit meg. Ez azért nagy probléma, mert az ő tudása ezzel elveszik. A projektmenedzsment szemléletnek megfelelően kialakított folyamatok vagy policyk abban tudnak segíteni, hogy ez a tudás ne tűnjön el a szervezetből.
Szintén nagyon jelentős eredmény az, hogy tiszta szerepköröket, feladatköröket kaphatunk egy vállalati működésen belül. Egyértelmű lesz, hogy ki miért felel, meddig terjed a hatásköre, mikor kell egy adott kérdést magasabb szintű döntéshozó elé vinni. Mi az, amit a jogásznak kell csinálnia, mi az, amit a szabályozási szakembernek, vagy amit a product teamnek. Ennek hosszú távú pozitív hatása a munkateher-elosztás. Láthatóvá válik, hogy melyik kolléga van túlterhelve és ki az, aki kevésbé elfoglalt. Meghatározott szerepkörökkel ez a munkateher elosztás egyensúlyba hozható. Ezen felül a jogi munka hatékonyabbá tud válni, sokkal kisebb valószínűséggel akad el egy szereplőnél a folyamat, ebben az esetben pedig a probléma könnyen izolálható, hamarabb lehet orvosolni.
A fentiek nagyon jól lekövethető változások és elérhető előnyei a projektmenedzsment szemléletnek.
M.A.: Péter, a meetupon említettél konkrét projektmenedzsment eszközöket. Mondanál ezekről néhány szót?
T.P.: Nagyon sokan azt gondolják, hogy ha az ember projektmenedzsment feladatokhoz kezd, akkor egy dedikált projektmenedzsment toolra van szüksége, ami valami teljesen új felületet, gondolkodásmódot, teljesen más világot jelent. Sokszor azonban azt látjuk, hogy akár egy A4-es fehér papír, vagy egy egyszerű Word-dokumentum, egy közepesen jó Excel-tudás is tökéletes első lépésként.
Egy sima adatbázis is nagyon hasznos erre a célra. A jogi osztályokon gyakran előfordul, hogy nincsen sablon, kiindulópont egy dokumentum megírásához, vagy például a kollégák ugyanazt kutatják le akár többször és véletlenül derül ki, hogy az adott kérdést már két hónapja megválaszolta egy másik jogász. Ezekre a helyzetekre egy egyszerű adatbázis megoldást jelenthet és hatékonyabbá tudja tenni a belső működést.
A saját belső ügyeinkre rávilágítva is hozok egy példát. Tréning adatbázist vezetünk a képzéseinkről. Így, ha valamilyen témával kapcsolatban – amire már volt tréning – kérdés merül fel, akkor van egy olyan felület, ahol a kolléga talál egy rövid összefoglalót, vagy át tudja pörgetni a slide-okat.
Ez egy folyamat, és itt mutatkozik meg a projektmenedzsment szemlélet. El kell kezdeni ezekkel foglalkozni, fel kell osztani lépésekre a megvalósítást. Legelőször magát a problémát kell tudni azonosítani. A legtöbben azt gondolják, hogy ez a legegyszerűbb rész, de valójában ez a legnehezebb. Meg kell tudni határozni, hogy pontosan mire van szükség, mi az a konkrét, kézzel fogható probléma, amit meg kell tudni oldani. Ha ez megvan, erre tudunk megoldást találni, ami lehet egy szoftver, egy egyszerű keretrendszer, folyamat vagy egy tréning, vagy épp egy adatbázis. Itt nem szabad megállni, időnként érdemes visszamérni az eredményt, vagy legalább megkérdezni a felhasználókat, hogy mennyire vált be a bevezetett eszköz. Az ilyen visszajelzések után tudunk javítani, hogy hatékonyabb, kényelmesebb legyen a működés. A service design világban ez nem újdonság, ezt hívják iteratív megközelítésnek, azonban azt tapasztaljuk, hogy jogászok ezt ritkán alkalmazzák.
A beszélgetés további részében szó lesz a computational thinkingről, mely a jogi munkában egy újfajta gondolkodásmódot képvisel és egy kialakulóban lévő szerepkörről, a legal engineerről. Emellett compliance specifikus legaltech eszközöket is ismertetnek szakértőink.
Jelentkezzen a LegalTech Meetup következő rendezvényeire >> Részletes tematika és regisztráció
