AI voor mkb-accountants: 7 handige prompts

Prompt 4: Data visualiseren

Dankzij artificiële intelligentie kan je in een mum van tijd verschillende data verzamelen en visualiseren, zodat jij ze meteen kunt analyseren, interpreteren en vertalen naar je klanten. Op die manier vormt AI een nuttige assistent, terwijl jij nog steeds de teugels strak in de hand houdt.

Prompt 5: Antwoord op lastige mail formuleren

Moeilijke gesprekken met klanten - en dan vooral wanneer het om betalingen gaat - kunnen spanningen en misvattingen veroorzaken. Zeker wanneer de communicatie via schriftelijke kanalen gebeurt. AI kan in dergelijke gevallen fungeren als jouw sparring partner en je helpen bij het opstellen van een verhelderend, professioneel en diplomatiek antwoord.

Prompt: “Ik heb een e-mail ontvangen van een klant met de volgende inhoud: (plaats hier de e-mail). Hoe kan ik hierop een professioneel en vriendelijk antwoord formuleren? Voor de context: de klant weigert de factuur van kwartaal drie te betalen, ondanks de geleverde diensten.”

Prompt 6: Tekst van ingescand document naar Word omzetten

Documenten handmatig overtypen? Dat is écht niet meer van deze tijd. Niet alleen is dit tijdrovende karwei enorm inefficiënt en saai, het is ook nog eens zeer foutgevoelig. Artificiële intelligentie kan ingescande documenten razendsnel omzetten in bruikbare tekst. De enige vraag die er dan nog rest: wat ga jij met al die vrijgekomen tijd doen?

Prompt: “In de bijlage vind je een screenshot van een ingescand document dat ik van een klant heb ontvangen. Kan je alle informatie uit dit document omzetten naar tekst en vervolgens exporteren naar een Word-bestand?”

Prompt 7: Tot de juiste prompt komen

We geven het toe: soms kost het je meerdere prompt-pogingen om tot het gewenste resultaat te komen. Het is daarom erg belangrijk om duidelijk te communiceren met je AI-tool - al dan niet door hem feedback te vragen! Door de juiste vragen te stellen en elkaar beter te leren kennen, zal AI steeds sneller het meest accurate en behulpzame antwoord kunnen geven.

Promt: "Dit laatste antwoord in ChatGPT was perfect. Welke prompt had ik vanaf het begin moeten gebruiken om exact dit antwoord te krijgen zonder omwegen?”

Slimme prompt engineering

Wist je dat je met slimme "prompt engineering" veel meer uit AI-tools kan halen? Prompt engineering is simpel gezegd de kunst om de juiste opdrachten te geven om betere resultaten te krijgen. Zie het als het zorgvuldig wikken van je woorden om je ongelofelijk slimme, doch ietwat letterlijke vriend te begeleiden. Zo zijn er technieken als reverse prompting (je laat AI het resultaat analyseren om zo je opdrachten scherper te leren formuleren) , few-shot prompting (je geeft AI een paar voorbeelden om uit te leren) en chain-of-thought prompting (je splitst je opdracht op in kleinere delen). Deze technieken helpen je niet alleen sneller resultaten te halen, maar kunnen ook leiden tot slimmere, meer doordachte antwoorden van de AI.

Blijf zelf goed opletten

Je ziet het meteen: met de juiste prompts en tools kan je als accountant flink wat manuele werkzaamheden minimaliseren. En bovendien héél wat tijd en efficiëntie winnen. Vergeet echter niet dat artificiële intelligentie slechts ter ondersteuning dient. Niet andersom. Wees dus waakzaam over de data die je met een GenAI-systeem deelt en vertrouw nooit blindelings op de output van artificiële intelligentie. Zo blijf jij als accountant te allen tijde de controle behouden en gebruik je AI op een kritische - en juiste - manier die past bij jou en je kantoor.