Verken de belangrijkste fasen van contract lifecycle management

Juridische teams staan dagelijks voor de uitdaging om een groot aantal contracten te beheren. Een effectief contract lifecycle management is daarom essentieel voor het waarborgen van naleving, het verminderen van risico's en het optimaliseren van bedrijfsresultaten.

Contract lifecycle management is een gestructureerd proces dat alle fasen van een contract omvat, van initiatie tot beëindiging. Door elke fase zorgvuldig te beheren, kunnen organisaties proactief handelen en potentiële problemen voorkomen.

In dit artikel duik je dieper in op de zes belangrijkste stappen van contract lifecycle management en leer je hoe je dit cruciale proces binnen je bedrijf kunt verbeteren.

De zes stappen van contract lifecycle management:

Fase 1: Contractinitiatie

In de eerste fase identificeert de interne juridische afdeling de behoefte aan een contract en stelt de doelen en verwachtingen van de betrokken partijen vast.
Essentiële taken in deze fase zijn onder andere:

• Behoefteanalyse: Het herkennen van de noodzaak van een contract en het vaststellen van de doelen die het contract moet bereiken.
• Partij-identificatie: Het vinden van de contractpartijen.
• Voorwaarden: Het opstellen van de voorlopige voorwaarden die het contract zullen beheersen.

Fase 2: Contractcreatie en Onderhandeling

Na de initiatie van het contract gaat het proces verder met de formulering en onderhandelingsfase.

Deze fase omvat het opstellen, beoordelen en onderhandelen van de contractvoorwaarden, waarbij wordt gezorgd voor afstemming met de belangen van alle betrokken partijen.

Belangrijke taken in deze fase zijn:

• Opstellen: Het produceren van het eerste contractdocument waarin alle voorwaarden zijn opgenomen.
• Beoordeling en aanpassing: Alle betrokken partijen onderzoeken het contract en stellen wijzigingen of aanpassingen voor.
• Onderhandeling: Het voeren van gesprekken om tot een wederzijds voordelige overeenkomst te komen.

Fase 3: Contractgoedkeuring

Nadat overeenstemming is bereikt over de contractvoorwaarden, gaat het proces verder naar de goedkeuringsfase.

Dit omvat het verkrijgen van de vereiste goedkeuringen en instemmingen van alle betrokken partijen.

Kernactiviteiten in deze fase zijn:

• Juridische beoordeling: Bevestigen dat het contract in overeenstemming is met de relevante wetten en voorschriften.
• Goedkeuring door belanghebbenden: Het verkrijgen van goedkeuring van relevante belanghebbenden binnen de organisatie.
• Handtekeningen: Het formaliseren van het contract door het verkrijgen van handtekeningen van bevoegde vertegenwoordigers.

Fase 4: Contractuitvoering

Zodra alle benodigde goedkeuringen en handtekeningen zijn verkregen, is het contract klaar voor uitvoering.

Deze fase omvat het implementeren van de overeengekomen voorwaarden, waaronder het leveren van goederen of diensten en het nakomen van contractuele verplichtingen.

Fase 5: Contractbewaking en -beheer

Het contractbeheerproces strekt zich uit voorbij de uitvoering en omvat voortdurende bewaking en administratie.

Deze cruciale fase bestaat uit het volgen van de prestaties van het contract, het waarborgen van naleving en het snel aanpakken van eventuele afwijkingen of discrepanties.

Fase 6: Contractverlenging of -beëindiging

Contracten hebben een beperkte looptijd, en deze fase houdt in dat de juiste koers wordt bepaald: verlengen, wijzigen of beëindigen van de overeenkomst.
Daarnaast omvat deze fase de mogelijke heronderhandeling van voorwaarden, indien nodig.

Belangrijkste inzichten

De contractbeheer cyclus is een gestructureerd proces dat organisaties helpt effectief door de complexiteit van contracten te navigeren. Elke fase speelt een cruciale rol bij het ervoor zorgen dat contracten efficiënt worden gecreëerd, uitgevoerd en beheerd. Door deze fasen te begrijpen en te optimaliseren, kun je risico's minimaliseren, voordelen maximaliseren en bijdragen aan het opbouwen van sterke, duurzame relaties met alle betrokken partijen.

Om je contractbeheerproces te verbeteren en elke fase onder de knie te krijgen, overweeg dan om een contractbeheersoftware te gebruiken die is afgestemd op de behoeften van jouw organisatie, zoals Legisway. Ontdek meer: https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/solutions/legisway.