Welk boekhoudpakket moet ik kiezen? En waar moet een goed boekhoudpakket aan voldoen? Dat zijn belangrijke vragen als jij je eigen administratie- of accountantskantoor gaat beginnen, of een ander boekhoudpakket zoekt. Met de juiste programma’s kun je snel, efficiënt, makkelijk en veilig werken, op de manier die jij voor ogen hebt. In dit blog helpen we je met de keuze voor een goed (cloud) boekhoudpakket, aan de hand van een aantal onderwerpen.
Cloud boekhoudpakket
Het eerste aspect waar een boekhoudpakket vandaag en in de toekomst aan moet voldoen, is eenvoudig. Kies voor een cloud boekhoudpakket. Sommige administratiekantoren werken nog met standalone software, programma’s die op een vaste pc zijn geïnstalleerd en niet online zijn. Een cloud-based boekhoudpakket werkt wel online en biedt de volgende voordelen:
- Je heb toegang tot je boekhoudpakket vanaf elk apparaat, op elke locatie waar jij dit nodig hebt;
- De data wordt veilig bewaard en kan niet beschadigen als je computer crasht;
- Op elk moment kun je real-time online samenwerken met klanten;
- Je kunt andere programma’s koppelen aan je boekhouding om nog eenvoudiger en efficiënter te werken;
- Jouw advies is gebaseerd op basis van daadwerkelijk actuele data.
Een aantal ondernemers is huiverig voor een cloud boekhoudpakket, maar we gebruiken de cloud in het dagelijks leven al meer dan we beseffen. Denk maar aan e-mail, Dropbox of internetbankieren. Deze cloud programma's wil je toch ook op elk moment op elke locatie kunnen gebruiken?
Databescherming boekhoudsoftware
Goede boekhoudsoftware moet data optimaal beschermen, zodat ongewenste personen geen toegang hebben tot jouw gegevens. Ons advies: Als je je afvraagt welk boekhoudpakket je moet kiezen, zorg dan dat je voor veilige boekhoudsoftware kiest die wordt geüpdatet. Wees altijd kritisch op het gebied van veiligheid. Je beheert immers gevoelige data van je bedrijf - of van je klanten. Bovendien worden er door de nieuwe wetgeving op het gebied van online privacy (de AVG) hoge eisen aan je databescherming gesteld. Je moet desgevraagd aan je klanten kunnen vertellen welke maatregelen je hebt genomen en bij een datalek kun jij eventueel worden beboet.
Toekomstgericht boekhoudpakket kiezen
De eerste twee onderdelen zijn eigenlijk een must. Om te zorgen dat je zo efficiënt mogelijk kunt werken, kies je voor een boekhoudpakket waarmee je extra diensten kunt bieden aan klanten. Stel jezelf hiervoor bij het kiezen van boekhoudsoftware deze vragen: Wil je klanten helpen automatiseren? In welke sector of welk type ondernemer specialiseer je je? En waar heeft deze groep behoefte aan? Zorg dat je voor modules en programma’s kiest die je hiervoor kunt inzetten. Welk boekhoudpakket je kiest, heeft grote invloed in hoe toekomstgericht jouw kantoor wordt. Wil je beginnen met financieel advies, maar uiteindelijk ook debiteurenbeheer overnemen van je klanten?
Kies een boekhoudpakket dat met je meegroeit
Zorg dat je jouw boekhouding in de cloud makkelijk kunt uitbreiden en dat je kunt groeien als ondernemer, zonder op andere systemen te moeten overstappen. Een goede voorbereiding bij het kiezen van een online boekhoudpakket is essentieel voor het succes van je kantoor. Kijk niet alleen naar de kosten van het boekhoudprogramma, maar ook naar de functionaliteiten van een boekhoudpakket. Bekijk bijvoorbeeld het functieoverzicht van het boekhoudpakket.
Softwarekoppelingen boekhouding
Een volgend punt waar een goed boekhoudpakket aan moet voldoen: koppelingen. Je boekhouding kun je koppelen aan allerlei programma’s, zoals internetbankieren (lees ook de blog: met een automatische bankkoppeling kun je efficiënter boekhouden), scan- en herkensoftware, kassasystemen, webshops, personeelsadministratie-software, ERP- en CRM-programma’s. Cijfers stromen dan automatisch van deze programma’s de boekhouding in. Een extra tip: kies voor een boekhoudpakket dat RGS-ready is. Op deze themapagina lees je alles over RGS.
Voordelen koppeling boekhouding
Een van de voordelen om je boekhouding te koppelen is dat je er heel veel tijd mee kunt besparen en je de kans op handmatige invoerfouten beperkt. Vraag jij je dus af welk boekhoudpakket je moet kiezen? Kies dan voor boekhoudsoftware waaraan je verschillende andere programma’s kunt koppelen. Denk hierbij weer goed aan de dienstverlening die je wilt aanbieden. Wat voor programma’s gebruiken jouw (toekomstige) klanten? Goede boekhoudsoftware kan koppelen met heel veel andere softwarekoppelingen. Dan kun je bij je klanten een mooie productiestraat installeren die de boekhouding automatiseert, waardoor je meer tijd hebt om hen bij te staan met real-time advies.
Kosten boekhoudprogramma
Koppelingen besparen je veel tijd en geld, dus kijk niet alleen naar de kosten van een boekhoudprogramma. Je kunt kiezen voor een heel eenvoudig, goedkoop pakket, maar dit gaat vaak ten koste van de mogelijkheden dat het pakket biedt. Hoewel de kosten van een boekhoudprogramma hoger liggen, verdien je dit in de praktijk al snel terug. Wat het beste is voor jouw bedrijf, is afhankelijk van wat je met de boekhoudsoftware wilt doen. De software moet vooral passen bij jouw dienstverlening. Wees ook kritisch op het gebied van functionaliteiten. Betaal niet voor mogelijkheden die je nooit gebruikt en kies voor functies waarmee je op de lange termijn veel tijd (en kosten) bespaart.
Persoonlijke ondersteuning en training
Om het maximale uit jouw cloud boekhoudpakket te halen, raden we je aan om voor een boekhoudsysteem te kiezen dat voldoende trainingen en persoonlijke ondersteuning biedt. Tijdens trainingen leer je het pakket efficiënt te gebruiken en hoef je niet zelf het wiel opnieuw uit te vinden, wat je veel tijd kost. Denk ook hierbij aan de toekomst van jouw kantoor, want door te kiezen voor een cloud boekhoudpakket dat veel persoonlijke ondersteuning biedt, krijg je bij vragen of problemen ondersteuning die jou snel weer verder helpt.
Boekhoudpakket gratis uitproberen
Alle onderdelen die we hierboven hebben beschreven zijn erg belangrijk als je je afvraagt welk boekhoudpakket je gaat kiezen. Maar een minstens zo belangrijk aspect is jouw persoonlijke voorkeur. Want op papier kan een cloud boekhoudpakket er nog zo mooi uitzien, je leert het pas echt kennen door het te gebruiken. Daarom is het belangrijk om een pakket te kiezen dat een (gratis) proefabonnement biedt, voordat je het betaalde abonnement afneemt. Doe dit om alle voor jou belangrijke functionaliteiten goed te testen. Kun je ermee werken zoals je voor ogen had? Is het praktisch en logisch? En ook zeer belangrijk: Werkt het programma prettig voor je klanten? Probeer verschillende systemen uit voor je de echte keuze maakt, want de juiste keuze zorgt ervoor dat jij nog jaren prettig en efficiënt kunt werken.
Welk boekhoudpakket kiezen?
Wil je een Wolters Kluwer cloud boekhoudpakket dat voldoet aan alle hierboven bestaande onderdelen? Probeer Twinfield Boekhouden 30 dagen gratis om te ervaren of het aansluit bij jouw wensen. Wil je eerst meer informatie? Bekijk direct meer via Twinfield Boekhouden, of bekijk de demovideo's van Twinfield Boekhouden. In deze video's zie je binnen een paar minuten de meest interessante functies voor jou als accountant.
Veel succes!
We wensen je veel succes met het kiezen van een boekhoudpakket dat aansluit op jouw wensen!
