Het overtikken van af- en bijschrijvingen van de zakelijke bankrekening in je boekhoudprogramma is al lang echt niet meer nodig. Een online boekhoudprogramma kan meestal een automatische koppeling met je bank maken: een bankkoppeling. Zo bespaar je veel tijd bij het invoeren van cijfers en minimaliseer je de kans op fouten. In dit blog lees je meer over bankkoppelingen.
Een bankkoppeling zorgt ervoor dat je bankafschriften dagelijks in de boekhouding terechtkomen. Zonder de bankkoppeling moet je zelf het digitale afschrift van de bank handmatig importeren in de boekhouding. Lees ook: Banken introduceren nieuwe bankkoppelingen.
Hoe werkt een automatische bankkoppeling?
Met de functie bankkoppeling stuurt de bank de mutaties van de bankrekening automatisch door naar het online boekhoudprogramma. Deze mutaties worden automatisch in het boekhoudprogramma geladen. Vervolgens worden deze transacties door het boekhoudprogramma herkend en klaargezet om verder verwerkt te worden.
Om deze afschriften automatisch te versturen naar de boekhouding moet er een samenwerking bestaan tussen de bank en de boekhoudsoftware, zodat de bank de bestanden kan aanleveren. De meeste online boekhoudprogramma’s hebben een automatische bankkoppeling met ING, Rabobank en ABN-AMRO. Soms is er ook een link met Knab of Bunq. Zowel op de website van de bank, als op die van de boekhoudsoftware, kun je vinden met welke banken er samengewerkt kan worden.
In de meeste situaties moet de bankkoppeling ingesteld worden via het boekhoudpakket, en via internetbankieren eenmalig worden goedgekeurd. In bepaalde gevallen wordt er nog om een schriftelijke bevestiging gevraagd voordat de bank de afschriften verzendt. Kijk op de website van je bank en/of boekhoudsoftwareleverancier hoe dit precies gedaan moet worden.
Handmatig invoeren
Als er geen directe koppeling is tussen bank en boekhoudpakket, kunnen de bestanden ook handmatig gedownload worden via internetbankieren en weer geüpload in het boekhoudprogramma. Er bestaan verschillende bestandsvormen waarin de dagelijkse transacties van een zakelijke rekening gedownload kunnen worden:
- Het CAMT.053-bestand is een xml-formaat en geeft inzicht in de onderliggende transacties van de batches;
- Het MT940 is ook speciaal voor boekhoudprogramma’s, maar iets minder uitgebreid dan CAMT, en dus kleiner en sneller te verwerken. Het importeren van een MT940 bestand duurt maar enkele minuten;
- Een CSV-bestand is een wat ouderwetse (basale) bestandsvorm, waarbij gegevens door komma’s of puntkomma’s zijn gescheiden zodat je ze kunt uploaden in een tabel;
- Een TXT-bestand is de online versie van het papieren afschrift.
Welke bestandsvorm je nodig hebt, verschilt per boekhoudpakket.
Instructies instellen
Zodra het juiste bestand in de boekhouding is geüpload, kun je de boekhoudsoftware bepaalde posten laten herkennen door instructies op bankregels in te stellen (bankboekingsinstructies). Maandelijkse afschrijvingen zoals abonnementen worden dan direct toegewezen aan de juiste grootboekrekening, waardoor je het afschrift niet regel voor regel hoeft te doorlopen. Het elektronisch bankafschrift kan vervolgens doorgeboekt worden naar de financiële administratie, zodat de bank direct bijgewerkt is. Eventuele uit te zoeken posten kunnen op een later tijdstip uitgezocht worden en gewijzigd worden in de bankboeking.
Wat zijn de voordelen van een bankkoppeling?
- De boekhouding up-to-date
Als dagelijks (of nog vaker) de ontvangsten en betalingen worden verwerkt, ontstaat daarna direct de behoefte deze transacties te koppelen aan bijbehorende facturen, of te verwerken als omzet of kosten. Dit betekent dat de bank direct up-to-date is. Lees hierover meer in de blog 'Van kas- naar factuurstelsel'.
- Tijdsbesparing
Een automatische bankkoppeling maakt het boekhouden makkelijker, want zodra er boekingsinstructies zijn aangemaakt, worden bankregels binnen het afschrift automatisch toegewezen aan de juiste posten. Het afschrift hoeft alleen nog maar snel gecontroleerd te worden en kan vervolgens direct de financiële administratie ingeboekt worden.
- Cash-flow
Je ziet meteen in de boekhouding welke facturen zijn betaald en je kunt automatisch betaalherinneringen sturen.
- De kans op fouten is gereduceerd
Je zult geen betalingen meer over het hoofd zien. Ook worden er geen fouten meer gemaakt door verkeerd overtikken. Een goed boekhoudprogramma kan bijvoorbeeld ook omgaan met stornering van incasso’s en geweigerde opdrachten. Als klanten een eerder gedane betaling dus terugboeken, komt de originele factuur weer open te staan.
- Meer overzicht
Natuurlijk kun je ook goede overzichten maken als je al je betalingen handmatig ordent, maar als dat al automatisch gaat, heb je meer tijd over voor het grote plaatje. Elke dag krijg je de laatste gegevens in je boekhouding. Dit geeft een ondernemer informatie om beter te onderhandelen en te anticiperen op de toekomst. Als boekhouder of accountant kun je beter advies geven.
- Betalingen vanuit het boekhoudprogramma
Als er een automatische bankkoppeling is, kun je soms een inkomende factuur meteen vanuit je boekhoudprogramma betalen. De betaalopdracht staat in dit geval klaar bij de goed te keuren opdrachten in internetbankieren.
