'De impact op onze gebruikers was minimaal en dat was precies de bedoeling'

ABAB maakt sinds begin dit jaar gebruik van Twinfield Boekhouden & Basecone. Frido Affourtit (directeur Salaris- en Personeelsdiensten & ICT) en Ed van der Vight (senior applicatiebeheerder) vertellen meer over hun ervaringen.
ABAB is een accountantskantoor met veelal locaties in het zuiden van Nederland. Naast de vele andere markten die ze bedienen vanuit de 14 kantoren, hebben ze een grote naam in de Agro. ABAB heeft de automatisering van bedrijfsprocessen en bijbehorende applicaties op een hoog niveau. Deze wordt mede ondersteund door hun interne softwareontwikkeling. Denk hierbij aan hun eigen datawarehouse voor zowel financiële als niet-financiële data. Een fijne positie waar je de eigen controle goed kunt borgen, maar tegelijkertijd ook uitdagend bij migraties van bijvoorbeeld software.

Overgang moest soepel verlopen

Frido: “Een belangrijk aspect was dat de overgang van ons oude boekhoudpakket zo soepel mogelijk moest verlopen, zonder grote impact op de bedrijfsvoering en dienstverlening naar klanten. Welk pakket sluit optimaal aan bij de wensen die we als ABAB hadden? Dat is de hoofdvraag waar we antwoord op wilden hebben.” 

Twinfield paste goed in dat plaatje, aldus Ed: “In 2019 namen we ons boekhoudpakket onder de loep en kwamen - na een selectieprocedure met 10 kandidaten - bij Twinfield Boekhouden uit. De keuze voor Twinfield was een logische, omdat de data uit Twinfield Boekhouden in hoge mate te ontsluiten is via API’s. Dat is voor ons een heel belangrijke harde voorwaarde, omdat we daar al onze applicaties aan koppelen. We zochten dus naar een systeem dat we gemakkelijk in en uit kunnen ‘klikken’ in onze eigen IT-architectuur.”

Extra complex

Om een beeld te schetsen van de uitdaging die voor ons lag, geeft Frido een voorbeeld aan de hand van de mogelijkheid om niet-financiële data via EDI-circle (JoinData) te verwerken. “Kijk, als we bijvoorbeeld de administratie voor een varkensboer doen, dan willen we niet alleen de betaalde prijs voor bijvoorbeeld voer erin verwerken, maar ook het aantal kilo’s voer. Dat verwerkingsproces in de administratie werkt nu nog steeds op dezelfde manier, precies zoals het was én zoals we het wilden. Dat Wolters Kluwer en Twinfield de bereidheid hadden om dit voor alles zo in te regelen, is echt heel fijn.” 

Mogelijkheden met Twinfield en Basecone voor Agro

De belangrijkste mogelijkheden met Twinfield Basecone Agri die we hebben geïmplementeerd : 

• UBL-mapping tool in Basecone, die ervoor zorgt dat facturen uit EDI-circle (JoinData) met veel factuurregels allemaal apart kunnen worden ingeregeld en gemapt aan de juiste grootboekrekeningen. 
• Landbouw Module van Basecone. Deze kan ook niet-financiële data van de factuur aflezen. Dit kan Basecone dan weer wegschrijven in Twinfield.
• Kunnen budgetteren op niet-financiële gegevens (zoals liters melk, kilo’s mest, etc).
• Vaste Activa Module.
• Rekening-courant boekingen. Hiermee kun je betalingen/transacties overboeken verplaatsen van administratie A naar B onder dezelfde structuur
• ‘Goed gevoel’. Naast de technische specificaties was er ook een ‘goed gevoel’ bij de gesprekken. En dat leidde uiteindelijk ook tot een prettig implementatieproces. Ed: “We voelden ons continu aangelijnd waardoor we ook zelf de controle hielden over het proces. Wat ook heel fijn was, is dat we alle tussentijdse meetings met dezelfde mensen hadden. Als je zoveel wensen en eisen neerlegt, dan is dat ontzettend belangrijk. Dat hebben ze goed ingeschat en ook voortvarend op geacteerd.” 
  

Koppelmogelijkheden