1. Begin op tijd
Niet alleen de implementatie van (nieuwe) software kost tijd. Om een verandering door te voeren én weerstand te voorkomen, is het belangrijk dat collega’s een verandering op tijd zien aankomen. Door plotseling van bovenaf een beslissing op te leggen zonder onderbouwing, creëer je onrust en gaan mensen eerder met de hakken in het zand. Zorg ervoor dat je in het veranderingsproces collega’s tijdig meeneemt in de denkwijze, het waarom en de noodzaak. Zodat ze voelen dat de verandering onvermijdelijk is.
2. Werk projectmatig
Om structuur en houvast te hebben in een verandertraject zoals de implementatie van (nieuwe) software, is het goed om projectmatig te werken. Het begint bij het neerzetten van een projectorganisatie- of groep. Dit geldt voor zowel kleine als grote kantoren. In de projectorganisatie zitten collega’s die direct met de implementatie te maken krijgen. Denk hierbij ook aan de eindgebruikers. Werk met een duidelijke planning, de roadmap. Hierin neem je alle processen in op: van lancering van het project tot livegang. De roadmap is de leidraad voor een heldere communicatie. Zie punt 7. De projectgroep luistert naar collega’s, is altijd beschikbaar bij bijvoorbeeld problemen en is zichtbaar voor het hele kantoor.
3. Ken je mensen
Bang om overbodig te worden, de ontwikkelingen gaan te snel, niet geloven in de meerwaarde van de (nieuwe) software, angst voor het onbekende…. En zo zijn er nog legio geluiden te horen in kantoren waar een verandering aan zit te komen. Ieder mens denkt anders en gaat verschillend om met zaken als de introductie van een (nieuw) softwarepakket. Het helpt om met een persoonlijkheidstest in kaart te brengen wie er in je team zit. Denk bijvoorbeeld aan een DISC-kleurentest. Hiermee krijg je inzicht in het gedrag en de communicatiestijl, zodat je daar op de juiste manier mee om kan gaan.
4. Leg de noodzaak van automatisering uit
Iedereen op kantoor moet weten wat de noodzaak is en wat de voordelen zijn van automatiseren. Het antwoord daarop is zeker niet: ‘Omdat iedereen het al heeft’. Kijk altijd naar je eigen organisatie en stel jezelf de volgende vragen en je kunt de noodzaak goed toelichten:
- Wat moet er veranderen om klanten nog beter van dienst te zijn?
- Wat moet er veranderen om nieuwe klanten binnen te halen?
- Wat moet er veranderen zodat we onze medewerkers beter faciliteren en hen beter in staat stellen om goed te presteren bij bestaande en potentiële klanten?
5. Wijs ambassadeurs aan
Zijn er mensen op kantoor die enthousiast zijn over de aankomende verandering in automatisering? Zet hen (het liefst zoveel mogelijk verschillende functies) in om andere medewerkers te overtuigen. Dat werkt vele malen beter dan het van bovenaf opleggen. Je kunt ambassadeurs ook toevoegen aan de projectgroep.
6. Neem onzekerheid weg
Erken en herken onzekerheid bij collega’s en neem het weg. Push vooral niet teveel. Luister goed, want hoe steviger je jouw standpunt onderbouwt, des te meer weerstand je krijgt. Toon juist interesse en wees nieuwsgierig naar de onzekerheid. Deels zul je de onzekerheden weg kunnen nemen door goed te luisteren, samen te vatten en samen naar oplossingen te zoeken. Wees alert op mensen die ja zeggen, maar nee bedoelen.
7. Communiceer helder en duidelijk
Wees in het hele veranderingsproces helder en duidelijk en volg hierbij de roadmap (zie punt 2). Laat geen informatie achter en communiceer regelmatig over de stand van zaken. Informeer collega’s op een geloofwaardige manier, zodat ze zich veilig voelen en weten waar ze aan toe zijn. Zo creëer je draagvlak en dat helpt om weerstand te verminderen. Draag zorg voor een open cultuur, waarin iedereen zich vrij voelt om iets te zeggen.
8. Draai een pilot
Bij de introductie van (nieuwe) software is het gebruikelijk om een kleine groep mensen al gebruik te laten maken van de software. Zo test je het systeem, maar kweek je ook goodwill onder collega’s. Natuurlijk los je technische problemen op, maar luister je ook naar de medewerkers in de pilot als ze weerstand hebben. In deze kleine groep kun je net iets makkelijker je de weerstand nog ombuigen naar een positief geluid.
9. Vier je successen
Vier successen hoe klein dan ook. Je hoeft niet altijd groots uit te pakken, iets lekkers bij de koffie is ook prima. Zo betrek je mensen bij de verandering en dit komt meestal ten goede aan de sfeer.
Wil je meer weten over het automatiseren van je kantoor? De whitepaper 'Automatiseer je kantoor' geeft je praktische tips om met jouw kantoor of het bedrijf van je klant aan de slag te gaan. Je kunt deze whitepaper gratis downloaden.
