Wat is e-invoicing en hoe werkt het?
E-invoicing betekent het versturen e ontvangen van facturen in een digitaal en gestandaardiseerd formaat. Dit gaat verder dan een factuur als PDF. Bij e-invoicing worden de factuurgegevens automatisch verwerkt door boekhoudsystemen via veilige netwerken zoals Peppol. Dankzij deze technologie is het handmatig invoeren van gegevens verleden tijd. Dit betekent minder fouten, meer efficiëntie en meer tijd voor andere belangrijke taken. Volgens het Future Ready Accountant rapport wordt handmatige verwerking nog steeds veel gebruikt, ondanks de beschikbaarheid van e-facturatiesoftware. Dit wijst op de noodzaak van strategische opleiding en investeringen in technologie.Waarom wordt e-invoicing verplicht in Europa?
De invoering van e-invoicing is onderdeel van de Europese ViDA-regels (VAT in the Digital Age) en heeft meerdere doelen:
- Efficiëntere administratie: Minder tijd kwijt aan handmatige verwerking en meer focus op ondernemen.
- Fraudebestrijding: Met e-invoicing wordt BTW-fraude moeilijker, dankzij directe en transparante gegevensuitwisseling. Daarnaast worden geavanceerde AI-technologieën toegepast om fraudepatronen te detecteren.
- Digitale transformatie bij belastingautoriteiten: De overgang naar e-invoicing ondersteunt de behoefte aan digitale, niet-geaggregeerde data die in (bijna) realtime wordt geleverd.
- Internationale standaardisering: Door te werken met uniforme standaarden, zoals EN16931, kunnen bedrijven eenvoudiger internationaal zaken doen.
- Vermindering van CO2-uitstoot: Door minder papier te gebruiken en digitale processen te optimaliseren, draagt e-invoicing bij aan een duurzamere economie.
Voor ondernemers en accountants betekent dit meer controle over hun financiële administratie en een grotere kans om fouten en fraude te voorkomen. Volgens het Future Ready Accountant rapport gebruikt slechts 46% van de Europese klanten e-facturatiesoftware die aan de regels voldoet. De grootste uitdagingen voor bedrijven en accountants zijn:
- Een gebrek aan technische paraatheid (40%).
- Weerstand van klanten tegen verandering (38%).
- Kosten van implementatie (27%).
Accountants spelen een cruciale rol in het begeleiden van hun klanten bij deze transitie, en training en softwareoplossingen worden gezien als essentiële hulpmiddelen om de implementatie soepel te laten verlopen.
Wanneer gaat e-invoicing in Nederland van start?
De Europese wetgeving maakt e-invoicing vanaf 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU. Nederland wil deze verplichting ook uitbreiden naar binnenlandse facturen. Hoewel een definitieve invoeringsdatum nog niet vaststaat, wordt een gefaseerde invoering verwacht. Dit geeft bedrijven de tijd om zich voor te bereiden.
Door nu al met de overstap naar e-invoicing te beginnen, kunnen ondernemers en accountants straks moeiteloos voldoen aan de nieuwe eisen. Nederland loopt voorop in vrijwillige adoptie van e-invoicing; 56% van de accountantskantoren heeft al maatregelen genomen om de overstap te maken.
Wat zijn de voordelen van e-invoicing voor ondernemers en accountants?
E-invoicing biedt veel voordelen voor zowel ondernemers als accountants:
- Tijdbesparing: Automatische verwerking van facturen voorkomt handmatig werk.
- Minder fouten: Automatisering vermindert menselijke fouten.
- Kostenbesparing: Minder papier, minder handmatig werk en meer efficiëntie.
- Betere compliance: BTW-aangiftes worden nauwkeuriger en eenvoudiger.
- Sneller betaald krijgen: E-invoicing zorgt voor een snellere factuurverwerking en kortere betaaltermijnen.
Voor accountants biedt dit een kans om minder tijd te besteden aan administratie en meer aan advies en strategische begeleiding van klanten.
Wat doet Wolters Kluwer aan de invoering van e-invoicing?
Wolters Kluwer ziet e-invoicing als een essentiële stap in de modernisering van de Nederlandse economie. Samen met andere softwarebedrijven hebben we een brief gestuurd naar het Ministerie van Financiën. Hierin pleiten we voor:
- Uniforme standaarden: Nederland moet aansluiten bij Europese standaarden zoals Peppol.
- Gefaseerde invoering: Ondernemers en accountants moeten voldoende tijd krijgen om over te stappen.
- Praktische oplossingen: We willen bedrijven ondersteunen met gebruiksvriendelijke software.
Wolters Kluwer werkt actief mee aan een constructieve dialoog over de invoering van e-invoicing en DRR (Digital Reporting Requirements). Ons doel is om ondernemers en accountants te helpen bij deze digitale transformatie.
Wat betekent e-invoicing voor jouw administratie?
De impact van e-invoicing zal groot zijn, maar vooral positief:
- Ondernemers: Minder tijd kwijt aan administratie en meer overzicht in je financiële situatie.
- Accountants: Een efficiëntere administratieverwerking en meer tijd om klanten strategisch te adviseren.
Met e-invoicing wordt je administratie toekomstbestendig en je bedrijf klaar voor groei.
E-invoicing: Bereid je administratie voor op de toekomst!
E-invoicing gaat verder dan alleen digitalisering; het is een kans om slimmer en efficiënter te werken. Bij Wolters Kluwer begrijpen we dat veranderingen soms een uitdaging kunnen zijn. Daarom bieden we oplossingen die je helpen deze overgang soepel te laten verlopen. Ons portfolio is recent uitgebreid met e-invoicing oplossingen zoals Kyte en Flowin, waarmee bedrijven eenvoudig en compliant digitale facturen kunnen verwerken.
