De boekhoudwereld is in ontwikkeling. Het registeren van gegevens gaat steeds meer automatisch. Door bedrijfsprogramma's aan elkaar te koppelen, kunnen ze met elkaar communiceren. Dit levert veel tijdswinst op, maar ook veel data. En met die data kun je jouw kantoor beter sturen. Maar hoe begin je met automatiseren en hoe kom je aan de data? In deze blog 'Automatiseren: van online boekhouden tot data-analyse' geef ik je graag uitleg.
Het hart van een bedrijf is de boekhouding. Idealiter is dit een programma dat automatisch gegevens uitwisselt met bijvoorbeeld het klantenbestand, internetbankieren, rapportagesoftware en aangifteprogramma’s. Dit betekent dat veel manuele handelingen overbodig worden. Bovendien is deze automatische uitwisseling van gegevens veel minder foutgevoelig. Alleen een online boekhouding kan - online - corresponderen met andere - online - bedrijfsprogramma’s. Logisch dus dat dit de eerste stap is in jouw automatiseringsproces.
Er zijn legio softwaremogelijkheden, maar de belangrijkste vraag is wat jij als boekhouder/accountant je klant wilt bieden. Alleen de verplichte administratie is niet meer genoeg, dat kunnen ondernemers steeds vaker zelf. Je zult extra service of advies moeten bieden om interessant te blijven.
Als je weet welke diensten jij wil aanbieden en op welke manier je wilt samenwerken met je klant, kun je daarvoor de juiste software kiezen. Als jij je klanten wil helpen met digitaliseren, is scan- en herkensoftware belangrijk. Wil jij je richten op personeelsadministratie, dan kies je daar modules voor. Kijk waar je klanten behoefte aan hebben en win dan advies in over welke software daarbij past.
Optimaal profiteren van je online boekhoudpakket
Als je eenmaal een boekhoudpakket hebt uitgekozen, is het zaak om optimaal gebruik te maken van alle mogelijkheden. Voor je eigen kantoor, maar je kunt hier ook je klanten mee helpen. Een van de meest handige features van moderne boekhoudsoftware is de bankkoppeling. Elke dag stromen de gegevens uit internetbankieren automatisch in de boekhouding. Als gebruiker kun je transacties dan in een paar seconden goed wegboeken in de administratie. Je ziet dan meteen of facturen zijn betaald en hoe het gaat met de winst en de omzet.
Als je een aantal zaken in de boekhoudsoftware hebt ingesteld, wordt het heel makkelijk om offertes en verkoopfacturen op te stellen. De boekhoudsoftware houdt vervolgens ook bij wanneer ze betaald moeten worden en wanneer er een herinnering uit moet. In de software kun je gegevens van je producten of diensten en van je klanten opslaan. Ook stel je de btw-codes in en kies je een lay-out voor facturen. Ze krijgen automatisch een opvolgend nummer.
Op naar de productiestraat
Als je alle mogelijkheden binnen het online boekhoudpakket benut, is het tijd om een stapje verder te gaan. Er bestaan namelijk heel veel software-oplossingen die kunnen samenwerken met jouw boekhouding. Zo maak je je eigen productiestraat, een samenvoeging van softwaremogelijkheden, die jou helpen je kantoor te automatiseren. Of help je klant bij het samenstellen van een productiestraat.
In elke branche bestaan er wel programma’s die veel worden gebruikt, of die een overkoepelende oplossing bieden. Zo bestaan er specifieke oplossingen voor bijvoorbeeld rijscholen of medische hulpverleners. Zo hebben rijschoolhouders bijvoorbeeld behoefte aan een planningstool en een systeem dat inzage geeft in prestaties van leerlingen. Medische specialisten willen een declaratiesysteem waarin wordt geregisteerd welke kosten door de patiënt zelf betaald moeten worden en welk deel naar de verzekering gaat. Al deze branchspecifieke software kan vaak gekoppeld worden aan een online boekhouding.
Data gebruiken voor de toekomst
De cijfers die uit de boekhouding en andere bedrijfssoftware komen, kun je dus gebruiken om op te sturen. Als boekhouder of accountant kun jij die toekomstgerichte managementinformatie uit de data filteren waar je ondernemer iets aan heeft. Trek bijvoorbeeld meteen aan de bel als de winst of de marges inzakken. Ook kun je de winst per product of dienst berekenen, of het rendement op een investering. Dan weet je waar een ondernemer zijn focus zou moeten leggen.
Als je data uit verschillende programma’s koppelt en analyseert krijg je nog meer relevante sturingsinformatie. Met welke verkopers (roosters personeel) haalt de winkel bijvoorbeeld de hoogste omzetten (boekhouding)? En verdienen de werknemers hun salaris wel (ruim) terug? De mogelijkheden zijn bijna oneindig.
Ben je geïnspireerd geraakt? De whitepaper 'Automatiseer je kantoor' geeft je praktische tips om met jouw kantoor of het bedrijf van je klant aan de slag te gaan. Je kunt deze whitepaper gratis downloaden.
