Er zijn inmiddels tussen de 80.000 en 120.000 webwinkels in Nederland. Grote kans dus dat je als accountant of boekhouder klanten hebt met een webwinkel. Veel webwinkels koppelen hun webwinkelsoftware aan de boekhouding. Maar vaak is deze koppeling niet goed ingericht, met alle gevolgen van dien… In deze blog ‘8 redenen om je te verdiepen in webwinkelkoppelingen’ lees je waar op kunt letten om problemen te voorkomen.
Webwinkelkoppelingen: zo zouden ze moeten werken...
Een webwinkelkoppeling is een koppeling van een webwinkel aan de boekhouding. Daardoor komen verkooptransacties uit de webwinkel automatisch in de boekhouding terecht. Dat klinkt eenvoudiger dan het in werkelijkheid is. Zo’n 90% van de markt voor webwinkelsystemen wordt namelijk gedekt door een tiental verschillende oplossingen. Er bestaan er echter veel meer, bekijk hier een overzicht van webwinkeloplossingen. De verscheidenheid is groot, want al deze systemen hebben verschillende functionaliteiten. Daarnaast voeren veel webwinkeliers hun administratie nog in Excel.
Als een webwinkelier een webwinkelsysteem kiest, kijkt hij naar wat voor zijn onderneming belangrijk is. Verkoopt hij een uniek luxe product? Dan stelt hij hogere eisen aan hoe de factuur eruitziet, maar is een manuele voorraadcontrole misschien wel acceptabel. Bij een standaardproduct dat massaal in winkelwagentjes wordt gesleept, is het mogelijk precies andersom. In dat geval mag de bon of factuur in platte tekst de hoogst noodzakelijke informatie bevatten, maar is een geautomatiseerde afhandeling van de administratie en de uitlevering van goederen essentieel.
Wat is jouw rol als boekhouder of accountant?
Of je nu meehelpt, adviseert of (mede)verantwoordelijk bent, van jou verwacht de webwinkelier advies. Advies vanuit jouw vakgebied en expertise, om de ondernemer te ondersteunen bij zijn administratieve organisatie, processen en automatisering. Jij kunt je klant behoeden voor risico’s. Je kunt helpen met de overgang naar een boekhouding die up-to-date is en sturingsinformatie geeft. Zodat je klant in staat is om beslissingen te onderbouwen met actuele cijfers. Dit doe je onder andere door te helpen met verbetering van processen en automatisering.
Ben je er niet voor 100% van overtuigd dat jouw klant een waterdichte financiële afhandeling bovenaan zijn wensenlijstje heeft staan? Dan is deze blogserie voor jou relevant. Goed om te weten: bij het schrijven van deze blog betrokken we als ervaringsdeskundigen een accountant en een partner die webshopkoppelingen beheert. Een partner die bovendien een relevante gecertificeerde koppeling met Twinfield Boekhouden heeft – waardoor een soepele koppeling is gegarandeerd.
8 redenen om je in webwinkelkoppelingen te verdiepen
1. Voorkom onjuiste btw-aangifte
Veel ondernemers (en soms zelfs hun accountant of administrateur) begrijpen niet goed hoe webwinkelsoftware werkt. Daardoor bestaat het gevaar dat btw te laat, niet volledig of niet correct wordt aangegeven. Extra complicaties zijn bijvoorbeeld het geven van kortingen of werken met cadeaubonnen in de webshop.
2. Vergeet de ICP-aangifte niet
België kent veel minder webwinkels dan Nederland. Al snel komen onze zuiderburen in hun online zoektocht dus bij een Nederlandse webwinkel terecht. Voor je het weet levert jouw klant buiten Nederland, en moet hij ICP-aangifte doen. En hoe handel je alles dan boekhoudkundig goed af? Vergeet dit niet en voorkom dat de ICP-aangifte niet of niet correct wordt gedaan.
3. Zie inkoopfacturen niet over het hoofd
Een webwinkelier die voornamelijk via zijn webwinkel verkoopt, ziet deze vaak als leidend systeem. Immers, zijn klanten staan in dat systeem en de orders druppelen “24/7” binnen. Dus focust hij zich op de betaling en verzending. Hij heeft daarbij te weinig oog voor de inkoopfacturen en de afhandeling van verplichtingen.
4. Ga niet-afgeletterde betalingen tegen
Webwinkelbetalingen zijn meestal slecht te herleiden naar individuele verkopen. Het gevolg daarvan is dat je klant openstaande posten niet aflettert. Daardoor ontstaan er lange openstaande postenlijsten en hoge bedragen op tussenrekeningen. Als je hier niet tijdig bij bent, loop je als accountant of administrateur al heel snel achter de feiten aan.
5. Beheer van meerdere verkoopkanalen
Zet je klant een webwinkel in naast bestaande kanalen? Dan ontstaan er meerdere verkoopstromen. Daarmee nemen ook de administratieve uitdagingen toe. Denk aan de registratie van klantgegevens en factuurnummering. Houd hier rekening mee als je de webwinkelkoppeling onderzoekt.
6. Houd grip op de voorraadwaarde
Een goede webwinkel werkt op basis van beschikbare voorraad. Maar geeft het gekozen webwinkelsysteem ook inzicht in de actuele financiële waarde? En hoe worden retouren verwerkt? Het bijhouden van een retourenregistratie is namelijk niet iets waarvoor de webwinkelier is gaan doen wat hij doet.
7. Voorkom dat je administratie niet up-to-date is
Heb je de administratie van een webwinkel niet 100% onder controle? Dan loop je door alle uitdagingen, complexiteit en de veelheid aan webwinkelsystemen, ‘achter de feiten’ aan. Hierdoor is de administratie niet up-to-date. En krijg je als accountant of administrateur niet de gelegenheid om meer aandacht geven aan je adviesfunctie.
8. Onderscheid jezelf van je concullega’s
Door een nichemarkt te omarmen en je te specialiseren, kun je jezelf onderscheiden van je concullega’s. Als je drie webwinkelkoppelingen onder controle hebt, lukt de vierde vast ook wel. Dat moet je jouw potentiële nieuwe klanten zeker laten weten!
Deze blog schreef ik samen met Joost Hermans, eigenaar van Webwinkelfacturen.nl.