Jaarafsluiting boekhouding checklist: sluit het boekjaar goed af

Wat is jaarafsluiting en wat doet het precies?

Tijdens de jaarafsluiting sluit je het jaar af door alle cijfers te controleren en zo nodig aan te passen. Dit zorgt ervoor dat je het nieuwe jaar met een schone lei begint, waarbij de resultaten van het afgelopen jaar worden afgesloten en je het nieuwe jaar begint met een correcte beginbalans. Maar wat zijn de gevolgen van de jaarafsluiting?

Gevolgen van de concept jaarafsluiting

In periode 56 worden de eindbalans opgemaakt en worden twee journaalposten gemaakt: voor het tegenboeken van het resultaat, en voor het overboeken van het resultaat naar het eigen vermogen. Er wordt een concept beginbalans van het nieuwe jaar aangemaakt. De journaalposten als gevolg van de instructies in de jaarovergang worden zowel in de concept als definitieve jaarafsluiting gemaakt. De beginbalans wordt opgebouwd uit de totalen van de balansrekeningen (grootboekrekeningen en die het kenmerk BAL hebben). De beginbalans wordt geboekt in periode 0 van het volgende jaar. Er kan nog worden geboekt in voorgaande jaar. Deze boekingen beïnvloeden zowel de eindbalans van vorig jaar als de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Daarom moet je na iedere (serie) boeking(en) in het vorige jaar opnieuw een concept jaarafsluiting uitvoeren. De eerder gegenereerde jaarafsluiting, begin- en eindbalans worden hierdoor overschreven.

Gevolgen van de definitieve jaarafsluiting

Twinfield maakt dezelfde journaalposten als hierboven beschreven met de aanvulling dat de nog openstaande conceptboekingen automatisch worden doorgeboekt en dat na deze definitieve jaarafsluiting de periodes van het af te sluiten boekjaar worden gesloten. En er niet meer in het voorgaande afgesloten boekjaar kan worden geboekt.

Hoe werkt jaarafsluiting: de voorbereiding 

Boekingsperioden voor het nieuwe jaar openen

Dit is belangrijk zodat elektronische bankafschriften in januari kunnen worden ingelezen in geval van een bankkoppeling of handmatige import. Als je administraties hebt in dezelfde omgeving met een zelfde periode-indeling, kun je in deze administraties direct ook het volgend boekjaar openen door te kiezen voor de optie ‘toepassen op overeenkomende administraties’. Let op: het is aan te raden om ieder boekjaar apart te openen, en niet 20 jaar vooruit. Waarom dat is lees je hier. 

Factuurnummers Twinfield Classic aanpassen

Zorg dat je inzichtelijk hebt welke klanten factureren vanuit Twinfield Classic. Voor deze klanten wil je waarschijnlijk op de eerste werkdag de factuurnummering aanpassen naar een nummerreeks voor het nieuwe jaar. In ons Support Portaal lees je nog meer praktische tips.

Tijdspannes instellen voor Twinfield Verkoop

De opmaak van een factuurnummer stel je in de verkoopmodule in met behulp van een tijdspanne. Een tijdspanne bepaalt de factuurnummerreeks en groepeert facturen in een bepaald tijdsbestek. Het is gebruikelijk een tijdspanne in te stellen voor een kalenderjaar, maar bij een gebroken boekjaar wordt het boekjaar voorgesteld. Kijk deze video over tijdspannes, of lees meer over tijdspannes in ons Support Portaal.

Administraties bijwerken

Werk de administratie(s) zoveel mogelijk bij. Denk daarbij aan:

• de volledigheid van de bankafschriften door aansluiting van het banksaldo (tip: omgevingsbeheerders gebruiken de ‘Bankhistorie’ om te controleren of alle imports van bankafschriften geslaagd zijn);
• zijn de afschrijvingen geboekt;
• zijn je gescande inkoopfacturen bijgewerkt etcetera. Als je met Basecone werkt, kijk je in je workload matrix of je nog documenten moet taggen en boeken.
• download de checklist jaarafsluiting voor een uitgebreide opsomming van dit proces.

Boekingsperioden 1 t/m 11 afsluiten

Zo voorkom je dat zelf boekende klanten nog boekingen maken in perioden waarin jij dat niet verwacht. Doe dit via: [Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden].
In ons Support Portaal lees je nog meer praktische tips.

Conceptboekingen definitief maken

Overweeg zoveel mogelijk conceptboekingen definitief te maken. Uiteindelijk kan de definitieve jaarafsluiting alleen worden uitgevoerd als alle conceptboekingen definitief zijn.

• Verbetering: wist je dat je in Twinfield in 1 keer voor alle boekingen van het hele jaar definitief kunt maken tijdens de jaarafsluiting? Zorg wel dat - van te voren - alle boekingen gecontroleerd zijn!
• Let op: wanneer er gespreide boekingen aanwezig zijn in het boekjaar moeten deze nog opgevraagd worden via het rapport “Overzicht gespreide boekingen”. Vanuit dit rapport kunnen ze definitief geboekt worden waarna het definitieve jaareindeproces gestart kan worden. 
• Tip: het is natuurlijk mogelijk om zelf de boekingen te controleren en definitief te maken. Hoe vaker je dit doet, des te kleiner is deze klus in de jaarafsluiting. Zo spreid je het werk en verminder je de ‘traditionele’ drukte rondom de jaarafsluiting. Maar wat zeker zo belangrijk is, is dat een bijgewerkte boekhouding door het jaar heen sturingsinformatie geeft.

Openstaande postenlijsten opschonen

Begin het nieuwe jaar met ‘schone’ openstaande postenlijsten. Letter daarom zoveel mogelijk facturen af tegen betalingen, en boek kleine verschillen daar waar mogelijk af.

Boekingsinstructies in de jaarafsluiting

Leg de boekingsinstructies in de jaarafsluiting aan voor rekeningen, waarvan je wilt dat het saldo in het jaarafsluitingsproces wordt leeggeboekt ten behoeve van de beginbalans van het nieuwe jaar. Denk bijvoorbeeld aan de btw-rekeningen, de privé-onttrekkingen of netto lonen (te betalen loon en uitbetaald loon).

Alle grootboekrekeningen ten behoeve van de Jaarafsluiting zijn ondergebracht bij de jaarafsluiting instellingen. Dit zijn de systeemrekeningen die in de jaarovergang worden gebruikt voor de automatische resultaatboeking (‘tegenrekening Winst en verlies’ en ‘resultaat vorig boekjaar’) en voor het overboeken van het resultaat naar het eigen vermogen.Je kunt nu op dezelfde plek de grootboekrekeningen en de boekingsinstructies voor de jaarafsluiting instellen. Ga hiervoor naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Instellingen.

Tip: Wist je dat het mogelijk is om de boekingsinstructies in de jaarafsluiting uit te rollen over soortgelijke administraties? Als je aparte instructiesets maakt bijvoorbeeld voor de verschillende ondernemingsvormen in het portfolio, hoef je (als de rekeningschema’s gestandaardiseerd zijn) een instructieset maar 1 keer aan te maken en kun je deze uitrollen over dezelfde soort administraties. Lees hier hoe het werkt.

Richting de jaarafsluiting

Beginbalans genereren

Als je een beginbalans wil genereren, moet een (concept) jaarafsluiting worden uitgevoerd. Hoe dit in z'n werk gaat, lees je verderop in deze blog onder ‘Wat doet de jaarafsluiting precies'.

Controleren

Iedere klant is anders en jij kent jouw klanten het beste. Bij de ene klant kun je bij de laatste btw-aangifte van het jaar de definitieve cijfers al bijna gereed hebben. Bij de andere klant zijn meer aanvullende werkzaamheden nodig in het nieuwe jaar om tot de jaarrekening te komen. Denk hierbij aan zaken als overlopende activa/passiva, voorraadmutaties, te boeken rentes, afstemming over kapitaalopnames en -stortingen en rekening couranten. Openstaande vragen aan de klant bij de jaarafsluiting gestructureerd uitvragen en binnen een veilige omgeving vastleggen doe je met DossierFlow. Je hebt je klantdossier compleet en de jaarafsluiting sneller afgerond. 

Wellicht kun je in een vroeg stadium onderstaande al controleren:  

• Check de grootboekrekeningen kruisposten en netto lonen, of deze op 0 lopen en of er eventueel nog afgeletterd kan worden op deze rekeningen of op andere (tussen)rekeningen;
• Check via een invoerverslag van het dagboek Salaris of de loonjournaalpost aansluit met de loonadministratie;
• Boek afrondingsverschillen tussen saldibalans en betaalde belastingen alvast af naar de winst en verliesrekeningen;
• Per eind van het jaar de voorraadwaarde, en het aansluiten van onderlinge rekening courantverhoudingen.

Als deze controles leiden tot voorafgaande journaalposten, dan moet je in Twinfield Boekhouden periode 55 tijdelijk openen als je correcties wilt maken via (het dagboek) voorafgaande journaalposten. Boekingen via dit dagboek hebben geen invloed op overzichten lopende van periode 0 tot 12, zodat periodevergelijkingen in de toekomst mogelijk blijven. Streef ernaar een definitieve jaarafsluiting uit te voeren van het oudste jaar met conceptboekingen. Weliswaar kun je in een derde jaar conceptboekingen invoeren, maar dit jaar heeft dan geen beginbalans. Onder ‘Voorwaarden voor de jaarafsluiting’ lees je hier meer over. Voer voor het af te sluiten jaar een Jaarafsluiting uit in Concept.

Jaarsuppletie aangifte genereren

Genereer een jaarsuppletie aangifte over voorgaand boekjaar. Vanaf 2018 moeten alle suppletie aangiftes, ook die over voorgaande jaren, elektronisch worden ingediend. Lees hier meer over hoe de jaarsuppletie werkt.

Auditfile of export saldibalans genereren

Genereer een auditfile of export saldibalans voor import in de jaarrekening en/of fiscale software. De Auditfile vind je in Twinfield in menu [Financial Professionals > Jaarafsluiting > Auditfiles].

Voorafgaande journaalposten invoeren

Handig om te weten: Voorwaarden voor de jaarafsluiting

Je kunt in Twinfield Boekhouden alleen een concept jaarafsluiting doen als over het vorige jaar een definitieve jaarafsluiting is uitgevoerd. In de praktijk voer je een concept jaarafsluiting uit om een beginbalans voor het volgende jaar te genereren. Voer daarom de concept jaarafsluiting vroeg in het jaar uit. Let erop dat na wijzigingen in het vorige jaar de concept jaarafsluiting opnieuw gedraaid moet worden om de beginbalans te actualiseren.

Als het niet mogelijk is het voorgaande jaar af te sluiten, kun je wel boekingen in een 3^e (of meerdere) jaar/jaren maken, maar deze hogere jaren hebben dan nog geen beginbalans. Houd hier met het raadplegen van overzichten rekening mee! Daarom is het raadzaam om te streven naar maximaal twee jaren met conceptboekingen. Jaren waarin je uiteindelijk conceptboekingen hebt staan, zijn waarschijnlijk het actuele jaar en het voorgaande jaar.

Een jaarafsluiting kan worden uitgevoerd door gebruikers met een rol level1. Als je zelf deze rol niet hebt, kun je het beste contact opnemen met de beheerder van jouw omgeving. Gebruikers in omgevingen ‘MKB’ en ‘BOEKHOUDEN’ moeten zelf de jaarafsluiting uitvoeren.

Veel succes met de jaarafsluiting!