Letterlijk met één muisklik de cijfers van de balans en de winst- en verliesrekening vanuit Twinfield in de aangifte bij Nextens. Dat kan nu op basis van het referentie grootboekschema (RGS). Dat is wat Twinfield en Nextens samen met Karin de Jong van De Jong Administratie-Service in Dordrecht realiseerden. “Cijfers vloeien zo efficiënt en foutloos de aangifte in. Dat levert ons een flinke tijdwinst op.”
Standaard referentie
De koppeling tussen Nextens en Twinfield Boekhouden is hiermee een optie voor alle gebruikers van de beide software-aanbieders. Albert van Ruijven-Rojek van Twinfield legt uit hoe de koppeling tot stand kwam. “Het referentie grootboekschema is een prachtig transportmiddel om cijfers uit de boekhouding naar andere pakketten te krijgen. Daar waar je anders zelf rekeningschema’s per administratie zou moeten koppelen om die gegevens over te zetten of - erger nog – je cijfers zou moeten overtikken. Dat laatste is nogal foutgevoelig. Het spreekt voor zich dat het bijhouden van rekeningschema’s per klant kan leiden tot veel extra werk . Dat heeft, als je meerdere klanten hebt en meerdere softwarepakketten, al vrij snel de neiging om complex te worden. Met het eenmalig inrichten van de RGS-codes heb je een standaard referentie voor de schema’s waar je je aan kunt houden. Dan praten de softwarepakketten als het ware goed met elkaar. Het is bovendien een referentie die ook het CBS en de Belastingdienst omarmen. Geen automatische koppeling? Ook de auditfile is vanaf versie 3.2 aangevuld met de RGS-code.
Lees meer over het referentie grootboekschema (RGS).
Met één muisklik
Twinfield Boekhouden blinkt uit in de vele koppelingen met andere applicaties zoals software voor dashboarden, kassasystemen, autogarages, advocaten, ERP-systemen, noem maar op. Zo ook nu dus met de aangiftesoftware van Nextens. Zie het als een stekkerdoos, zegt Albert beeldend. “Aan de kant van ons boekhoudpakket zit de wandcontactdoos. De koppelende partnersoftware maakt de stekker, gebruikmakende van onze ontwikkelaars-portaal waar je alle informatie vindt om met webservices de verbinding te maken. De draad is de verbinding. De gegeven waaronder de RGS-codes de stroom. Ook zoals de bruine en de blauwe draad. Je kan gegevens ophalen maar ook brengen. De aardedraad is onze beveiliging”.
Twinfield Boekhouden had al een open application programming interface (API) waar andere softwarepakketten op kunnen aansluiten. Albert: “Maar dat vraagt altijd nog wel wat aanpassing aan de kant van de softwarepartner om dat daadwerkelijk op te zetten.” De aanleiding om dat op te pakken gaf Karin de Jong. Karin: “Ik heb een hekel aan overtypen. Ik zag dat Nextens en Twinfield allebei met RGS bezig waren en vroeg me toen af of we beide pakketten niet konden koppelen.” Dat kon, maar het gaat niet vanzelf. Albert: “Binnen Twinfield hebben wij de koppeling met RGS geregeld via onze module “rapportagestructuur”. Ben je goed gestandaardiseerd dan zal het na één keer het standaard rekeningschema gekoppeld te hebben vrij gemakkelijk door te voeren zijn naar de andere administraties. . Heb je een situatie met vele “exotische” rekeningschema’s binnen je kantoor in omloop, dan vergt dat iets meer werk. Uiteraard helpt Twinfield je daarbij. Vandaar ook dat we hierbij hulp van een consultant van ons kunnen bieden. De geïnvesteerde tijd win je, doordat in het vervolg alles automatisch gaat, overigens dubbel en dwars terug.”
De vruchten plukken
Bij Karin was het de eerste keer dat de software van Nextens en Twinfield met elkaar koppelden. “Dat is nu dus ook een optie voor andere klanten die Twinfield gebruiken”, aldus Albert. Karin plukt daarbij de vruchten van de koppeling. “Cijfers rollen zo door en dat scheelt veel tijd. Twinfield voedt zo Nextens. Op basis van die signalen kan je weer advieswerk creëren . Klopt er iets niet, dan hebben we dus de mogelijkheid om het aan te passen.” Een jaarrekening in boekjesvorm is niet altijd verplicht en hoeft van veel mkb’ers niet zo meer. Karin: “Ze vinden het belangrijker wat de resultaten zijn en welke belastingaanslagen er nog te verwachten zijn. Die cijfers kun je voor vele klanten zo uit de software halen. De kans op fouten in de aangifte is vele malen kleiner, omdat de cijfers rechtstreeks uit Twinfield komen.”
Andere manier van werken
Het is een andere manier van werken, constateert Karin. “Je bent gewend nog een controle uit te voeren tussen de overdracht van het ene naar het andere pakket, maar dat hoeft dus niet meer. Je moet er, nadat je het goed aan de hand van RGS hebt ingericht, op vertrouwen dat het goedkomt. Natuurlijk kun je altijd nog in het eindstation Nextens controleren.”
Albert weet dat er veel vraag vanuit Nextens-gebruikers is naar de koppeling met Twinfield. “Dat horen we ook terug op onze gebruikersdagen. Karin heeft er echt haar tanden ingezet en samen met Anne Kersten, product manager van Nextens, de koppeling “live” getest en de punten op de i gezet. Daardoor staat deze koppeling nu. Iedere Twnfield omgeving beschikt nu standaard over het RGS-schema. Het werk wat overblijft is het koppelen van de bestaande rekeningschema’s aan de RGS-codes.
Albert komt tot slot op: “Foutloos, efficiënt en met tijdwinst. Dat is het gemak van de koppeling tussen Nextens en Twinfield op basis van RGS. Korter samengevat kan ik het niet zeggen". Wil je meer weten over RGS? Lees dan hier hoe je kunt boekhouden met RGS in Twinfield Boekhouden.