Wij krijgen wel eens de vraag of wij boekingen van onze klanten in een andere periode kunnen zetten, omdat er boekingen zijn gemaakt in een 'verkeerde periode'. Deze handelingen zijn erg complex en tijdsintensief. Daarom neemt Twinfield vanaf 1 januari 2023 dit soort verzoeken niet meer in behandeling.Als je eenmaal boekingen in een jaar hebt gemaakt, dan zijn er namelijk al evenementen met financiële consequenties (financiële transacties) in een bepaalde periode geplaatst. Deze kunnen niet zomaar in een ‘andere kalender’ worden gezet. Het is daarom belangrijk om de periode indeling vooraf te bepalen. We raden aan dit voor ieder jaar opnieuw te doen, en niet voor 20 jaar vooruit. Het kan namelijk zijn dat je rapportagebehoefte nog wijzigt in de toekomst.
Een metafoor ter vergelijking
Vergelijk de transacties met evenementen in je persoonlijke agenda. Stel: je hebt de uitnodiging voor de nieuwjaarsreceptie op 1 januari al verstuurd. Als je daarna besluit dat voortaan nieuwjaar op 1 april ingaat, kun je niet naar de leverancier van je kalender-app bellen, om ervoor te zorgen dat de genodigden op jouw ‘nieuwe nieuwjaarsdag’ 1 april komen in plaats van 1 januari.
Handmatig met meerdere mensen naar kijken
Er is helaas geen functie in Twinfield Boekhouden om ‘boekingen in de juiste periode te zetten’. Het boekhoudprogramma kan immers niet weten of een periode-indeling goed is of juist niet goed. In sommige gevallen is het best mogelijk om handmatig transacties naar een andere periode-indeling om te zetten - zonder de integriteit en consistentie van de data in gevaar te brengen. Maar hier moet zowel functioneel als technisch door een mens naar worden gekeken, liefst door verschillende mensen zelfs. Daarom ondersteunt Twinfield dit soort verzoeken vanaf volgend jaar niet meer.
Tips bij het instellen van periodes in nieuwe administraties
- Als een nieuwe administratie wordt aangemaakt, stel altijd de periodes in. Let op: Als een administratie is overgenomen uit een template-administratie, worden betreffende instellingen uit de template overgenomen.
- Stel de nieuwe periodes in voor ieder jaar, dus maximaal 1 vooruit.
- Controleer voordat je in een nieuw jaar gaat boeken de periode-indeling.
De functie 'Perioden' is beschikbaar voor gebruikers met level 1, 2 of 9. Gebruikers die werken in een omgeving die door Twinfield beheerd wordt, kunnen contact opnemen met Twinfield Support voor het aanmaken van de periode-indeling.