Förstå KYC: Undvik misstagen som kan stå dig och samhället dyrt

Förhindra eller undvika att utöva penningtvätt?

Ett vanligt missförstånd är att Länsstyrelsen kontrollerar huruvida redovisningsbyråerna ägnar sig åt penningtvätt eller att finansiera terrorism. Naturligtvis är det inte tillåtet, men för att leva upp till kraven behöver byråerna kunna redogöra för vilka åtgärder de vidtar för att förhindra att de utnyttjas för sådana ändamål. Som namnet antyder, handlar det om att känna och granska sin kund.  

I de fall Länsstyrelserna utfärdat skadestånd har det i huvudsak berott på att interna rutiner brustit och att byrån inte kunnat säkerställa att penningtvätt inte varit möjligt att genomföra via verksamheten. 

Ständig process snarare än enskild insats

Ett annat vanligt missförstånd är att det räcker att arbeta fram rutiner och arbetssätt vid ett enda tillfälle. Penningtvättslagen konstaterar att ”rutiner och riktlinjer gällande kundkännedom och rapportering måste vara på plats”, men det innebär inte att de byråer som fått dessa på plats kan pusta ut. En återkommande kritik från Länsstyrelserna är att riktlinjerna på en del håll varit utdaterade och endast finns nedtecknade men inte efterlevs i det dagliga arbetet.  

Ett aktivt arbete krävs, och det innebär att rutinerna behöver ses över kontinuerligt och uppdateras löpande. Byråer kan vinna stort på att tillsätta experthjälp och även säkerställa att alla konsulter går den obligatoriska AML-utbildningen (Anti-Money Laundering) årligen. 

Enbart digitalt verktyg inte tillräckligt

Branschen befinner sig just nu i ett paradigmskifte där digitala KYC-verktyg effektiviserar processerna i kundkännedomsarbetet och kan vara en stor hjälp i arbetet att efterleva lagkraven. Men att ha införskaffat ett verktyg räcker inte.  

Företagen i revisions- och redovisningsbranschen måste kunna visa att de aktivt arbetar för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism. Att bedriva ett aktivt arbete innebär att kartlägga, vidta åtgärder och ha strukturerade rutiner i sitt kundkännedomsarbete.  

Det kan innebära att det digitala verktyget används för att snabbt och smidigt samla in den information som måste finnas på plats, och att byrån därefter bearbetar informationen och agerar utifrån de slutsatser som kan dras baserat på underlaget.  

Frågor som bör ställas i kundkännedomsarbetet är bland annat:

• Vad heter kunden och dess företrädare?
• Kan vederbörande identifieras?
• Är det en person i politiskt utsatt ställning?
• Är kunden etablerad i ett land utanför EES som av Europeiska kommissionen har identifierats som högrisktredjeland?

Utifrån svaren på frågorna behöver redovisningskonsulten dra slutsatser kring vilken risk det innebär att arbeta med kunden, och agera därefter.  

Det är grunden i ett godtagbart kundkännedomsarbete, och är ett exempel på vad ett digitalt verktyg kan bidra med. När det sedan gäller att värdera risker och att agera enligt lagar och förordningar krävs personal med rätt utbildning samt välbeprövade arbetssätt och rutiner att falla tillbaka på. För att maximera nyttan av sitt KYC-verktyg behöver byrån givetvis komplettera med utbildning inom AML för alla användarna. 

Vill du veta mer om kundkännedom och penningtvätt? 

 Wolters Kluwer guidar dig rätt med bland annat:

• KYC-verktyget Capego KYC, 
• utbildning i AML tillsammans med tre av landets främsta experter,
• och Move On – webbinarium och podd som djupdyker i ämnet.