Bra ärendehantering är nyckeln för att kunna arbeta effektivt, noggrant och organiserat. Vi vill dela med oss av 9 ovärderliga tips som hjälper dig att effektivisera din ärendehantering.
#1 Organisera dina ärendeakter
Så snart du har en ny klient, eller ett nytt ärende för en befintlig klient, är den första åtgärden att organisera den (fysiska och/eller elektroniska) ärendeakten. Genom att använda ett registreringsformulär på det första mötet blir det enkelt att inhämta den information som krävs.
När byrån använder ett gemensamt system registreras alla ärenden på samma sätt, vilket gör det enkelt för all personal att hitta information, även om de inte nyligen arbetat med ärendet.
#2 Standardisera hanteringen med hjälp av en checklista
Att arbeta med ett ärende kräver att många, ofta upprepade, uppgifter utförs. Det innebär att du har en lång lista med saker som måste göras. Det är lätt att glömma någonting, särskilt om du arbetar med flera ärenden samtidigt.
Genom att ha checklistor för varje typ av ärende säkerställer du att ingenting glöms
bort. Denna checklista bör innehålla alla uppgifter som ska utföras, i rätt ordningsföljd, och ska användas för att följa arbetsflödet i ärendet. Då vet du alltid var i flödet du befinner dig och vad som ska göras härnäst. Du kan skapa en checklista med alla administrativa uppgifter som generellt måste utföras i alla ärenden, och sedan anpassa den efter det individuella ärendet som du arbetar med. Med hjälp av en checklista kan du enkelt följa status för ärendet.
#3 Prioritera dina arbetsuppgifter efter ärende
När du har en lång lista med uppgifter för varje ärende, och många ärenden att hantera, är det viktigt att prioritera arbetsuppgifterna efter hur viktiga och brådskande de är. Då ägnar du tid åt rätt ärende vid rätt tidpunkt. De flesta arbetsuppgifterna hänger ihop och kräver koordinering. Genom att ta hänsyn till hur arbetsuppgifter hänger ihop kan du se till att de genomförs i god tid av de ansvariga personerna. Genom att prioritera arbetsuppgifter håller du koll på viktiga datum och missar aldrig en deadline.
#4 Tilldela och schemalägg arbetsuppgifter
För att säkerställa att alla uppgifter utförs bör de delegeras till personer med fastställda deadlines. Det är dessutom viktigt att följa deadlines på olika nivåer i byrån. Om en junior medarbetare ska utföra en uppgift under övervakning av en senior, kan uppgiften registreras som två handlingar, dvs. delegeras till den juniora medarbetaren (som utför uppgiften) och till den seniora medarbetaren (som granskar).
Genom att delegera och schemalägga arbetsuppgifter och spåra tiden det tar att utföra dem, kan du förbättra effektiviteten och uppskatta hur lång tid framtida ärenden kommer att ta.
#5 Följ upp arbetsuppgifter
Ett ärende innehåller ofta en händelsekedja med flera inblandade parter. Efter att du inledningsvis utfört en uppgift behöver du ett system för att följa upp med andra parter (mejl, telefonsamtal, osv.) tills uppgiften är helt slutförd. Det innebär att du måste påskynda kommunikationsprocessen samtidigt som du måste se till att processerna på plats är effektiva. Det kräver standardiserade kommunikationsflöden under ärendehanteringen. Om du till exempel skickar ett mejl där du ber en person utföra något på ett visst datum kan du enkelt hålla koll genom att lägga in denna uppgift som en påminnelse i din kalender. Du bör också ha verktyg för att automatiskt spara information som du inhämtar från klientmöten, telefonsamtal och mejl i rätt ärende.
#6 Använd mallar för rutinkorrespondens
Oavsett hur många ärenden du arbetar med samtidigt finns det många gemensamma rutinhändelser. Inmatning av kontaktuppgifter bör till exempel ske automatiskt eftersom det är en rutinuppgift som alltid ska utföras. Första gången du till exempel skickar en kallelse till ett klientmöte kan du spara utkastet som en mall som du kan använda igen vid behov. E-post- och dokumentmallar kan anpassas efter det aktuella ärendet och användas om och om igen. Det hjälper dig att frigöra värdefull tid.
#7 Skapa en process för säker delning av dokument
När du arbetar med ärenden måste du dela med dig av känslig information till andra parter för att få återkoppling och godkännanden. Du behöver ha processer på plats för att dela dokument på ett säkert sätt med klienter, utomstående parter och/eller andra byråer. I dessa processer ska du kunna följa kommentarer i realtid, påskynda tidplanen för godkännanden och samla in digitala underskrifter så att du sparar tid.
Om du vill lära dig mer, kolla in vår sida om advokatsystem och upptäck hur vår programvara kan hjälpa dig.
#8 Flytta till molnet
Med ett molnbaserat ärendehanteringssystem har du all ärendeinformation till hands, även när du inte är på kontoret. Vetenskapen om att du har tillgång till alla viktiga dokument via din bärbara dator eller mobiltelefon, oavsett tidpunkt och var du befinner dig, skapar ett lugn. När dina ärenden ligger i molnet kan du fokusera på jobbet och känna dig trygg i att du har alla dokument till hands.
#9 Genomför uppföljningssamtal
Ett uppföljningssamtal efter att ärendet avslutats kan hjälpa dig att mäta kundnöjdhet och belysa områden som du (och byrån) eventuellt behöver förbättra. Återkoppling från klienter kan ge information som du inte var medveten om. På så sätt kan du hantera klienternas förväntningar på ett bättre sätt. Det leder till förbättrad effektivitet och ökad kundnöjdhet.
Sättet på vilket du hanterar dina ärenden kommer att påverka din verksamhets klientbas, lönsamhet och livslängd. För att växa fram en framgångsrik advokatbyrå är det därför avgörande att förbättra ärendehanteringen med hjälp av tids- och kostnadsbesparingsmetoder.
