Et af revisors og regnskabskonsulenternes største problemer i dag er at indsamle og dele dokumenter, samt andet materiale med kunder og partnere. Hvordan gør man det på en sikker og effektiv måde? Som regnskabskonsulent eller revisor genkender du sikkert problemet. For at kunne udføre dit arbejde, har du brug for dokumenter og andet materiale fra kunderne. Samtidig ved du, at det ofte er et stort problem for kunden. Denne type administration er sjældent virksomhedslederens største interesseområde. Så hvordan gør man processen så enkel og smidig som muligt for kunden, samtidig med at det foregår sikkert?
Dokumenter deles stadig oftest via e-mail
Det er hverken sikkert eller effektivt at sende dokumenter via e-mail. Alligevel er e-mail stadig den mest almindelige måde at dele dokumenter på, siger Peter Alnor, Director Product Management hos Wolters Kluwer.
”Det er ikke en god metode, hverken for revisor eller kunden. Ingen af parterne får noget godt overblik over, hvad der skal sendes og hvad der er modtaget,” siger han.
Deling af dokumenter er mere end selve delingen
Hvordan man deler dokumenter med kunden, er måske det første revisorerne eller regnskabskonsulenterne tænker på, men faktisk er problemet mere komplekst. Det handler ikke kun om at dele og indsamle dokumentation – men om hvordan man samarbejder med kunden om sagsbehandlingen generelt.
Her kan det være en fordel at arbejde med klare processer og at give kunderne værktøjer til at indsende de rigtige dokumenter. For eksempel to do-lister, samt opfølgninger og påmindelser om manglende dokumenter.
En klientportal kan være løsningen
Hvordan håndterer man det nemt og fleksibelt? En klientportal kan være løsningen. Den gør det, frem for alt, lettere for revisor at være mere proaktiv og støtte kunden igennem processen.
”Ved at bruge en klientportal gør revisor arbejdet lettere for sine kunder,” siger Peter. ”Al dokumentation samles ét sted, og indsamling og deling af dokumenter er baseret på tydelige procedurer som revisor fastlægger med to do-lister, opfølgninger og påmindelser.”
Vil du vide mere?
Capego Teamwork fra Wolters Kluwer er en enkel og brugervenlig digital samarbejdsplatform, der hjælper dig med at samarbejde med dine kunder og dele dokumenter på en effektiv og sikker måde.
