Zum Jahreswechsel löst die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) den analogen „gelben Schein“ ab. Nachdem die Einführung mehrfach verschoben worden war, wird die eAU ab Januar 2023 auch für die Arbeitgeber verpflichtend.
Unser Experte Lutz Eickmann, Lohnexperte bei Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland, beantwortet wichtige Fragen zu den Hintergründen der eAU und erklärt, warum ADDISON Lohn Online zeitlich genau richtig kommt.
Seit dem 15.12.2022 steht unsere neue Lösung ADDISON Lohn Online zur Verfügung. Was bietet diese unseren Kundinnen und Kunden?
Unsere neue Lösung ADDISON Lohn Online erweitert die bisherigen Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit zwischen Steuerberatenden und ihrer Mandantschaft im Bereich der Lohnabrechnung. Insbesondere der durch den Gesetzgeber aus Datenschutzgründen kompliziert gestrickte eAU-Prozess wird enorm vereinfacht. Durch die komplette End-to-End-Digitalisierung werden die Beschäftigten der Mandantinnen und Mandanten optimal eingebunden und die von den Arbeitnehmenden erfassten Daten automatisch bis ins Lohnprogramm verarbeitet. Auch das künftig notwendige Management der eAU-Rückmeldungen durch die Krankenkassen stellt ADDISON Lohn Online für die Lohnabrechnenden, Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden transparent zur Verfügung. Die eAU-Rückmeldungen der Krankenkassen ersetzen im eAU-Meldeverfahren den bisherigen „gelben Schein“ und dienen als offizieller Nachweis einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Wie sieht der neue eAU-Prozess aus und wieso hilft ADDISON Lohn Online weiter?
Bisher händigten Ärztinnen und Ärzte eine Krankschreibung in dreifacher Ausführung aus. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mussten dann eine Ausfertigung an den Arbeitgeber übergeben und eine weitere an die Krankenkasse übermitteln. Die Pflichten und Arbeit lagen damit schwerpunktmäßig beim Arbeitnehmenden.
Beim „eAU“-Verfahren müssen die Arbeitnehmenden die krankheitsbedingte Abwesenheit in Zukunft jedoch nur noch beim Arbeitgebenden anzeigen. Einen Nachweis für die Firma erhalten sie nicht mehr. Stattdessen muss nun der Arbeitgeber den offiziellen Nachweis aktiv bei der zuständigen Krankenkasse online über eine zertifizierte Entgelt- oder Zeiterfassungssoftware beantragen. Diese Anfrage darf das Unternehmen aber nicht generell für alle Arbeitnehmenden abrufen, wie wir es aus dem Bereich der Arbeitnehmerlohnsteuerdaten kennen, sondern es muss dieses für jede angezeigte Krankmeldung einzeln erledigen. Diese Besonderheit macht den Prozess für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber und die Lohnabrechnungsstelle sehr kompliziert und zeitaufwändig.
Zugleich konnten wir durch die Digitalisierung des Prozesses einen automatisierten Prozess erzeugen: Die Arbeitnehmenden müssen nach dem Arztbesuch nur noch die voraussichtliche Dauer der Krankheit in unserer mobilen App „Lohnordner“ oder alternativ in der Webanwendung „Personal und Zeiten“ erfassen. Danach werden alle weiteren Prozessschritte automatisch durchgeführt. „Personal und Zeiten“ fungiert hier als Datendrehscheibe und kommuniziert mit verschiedenen Empfängern und Absendern. Die Daten der von dem Beschäftigten erfassten Krankmeldung werden direkt an die Entgeltprogramme ADDISON Lohn & Gehalt und SBS Lohn plus® übermittelt.
Zusätzlich wird die eAU-Anfrage an die zuständige Krankenkasse übermittelt und diese wiederum sendet eine Rückmeldung mit den offiziellen Daten zur Krankheitsdauer retour. Die Rückmeldungen werden systemseitig mit den ursprünglich gemeldeten eAU-Anfragen abgeglichen und direkt an die Entgeltprogramme ADDISON Lohn & Gehalt oder SBS Lohn plus® sowie zur Info an den Arbeitgebenden und den Arbeitnehmenden, übermittelt. Der Arbeitgeber sieht jederzeit alle Informationen zu den Krankmeldungen und Rückmeldungen übersichtlich in „Personal und Zeiten“.
Wie bei jedem neuen Verfahren können besonders zu Beginn der Umstellung von analog auf digital technische Probleme insbesondere bei Arztpraxen oder Krankenhäusern auftreten, die einen reibungslosen Ablauf verhindern. Außerdem wird es etwas dauern, bis alle die neue Verfahrensweise verinnerlicht haben. Insbesondere die praktische Handhabung aller möglichen Fallkonstellationen muss neu eingeübt werden.
Was sind die nächsten geplanten Entwicklungsschritte für ADDISON Lohn Online?
Die oben genannten Funktionen bilden erst den Anfang der weiteren Entwicklung von ADDISON Lohn Online. Sukzessive werden wir den Steuerberatenden und ihren Mandantinnen und Mandanten weitere Funktionen liefern. Unsere Lösung eDokumente ist eine Personalakte und unterstützt die Dokumentenspeicherung nach § 8 und 9 BVV. Diese befindet sich ebenso in der aktuellen Entwicklung wie die Erweiterung der mobilen Apps „ADDISON OneClick Lohnordner“ und „ADDISON OneClick Mein Berater“ um die Funktionen zur eAU und den weiteren Abwesenheiten. Alle zusätzlichen Möglichkeiten werden voraussichtlich bis Februar 2023 die Lösung ADDISON Lohn Online erweitern.
Alle Informationen zu ADDISON Lohn Online finden Sie übersichtlich hier zusammengestellt.
