C'est mercredi soir, et vous recevez un appel d'un collègue du service commercial. Il est ravi parce qu'un contrat de plusieurs millions de dollars avec un client international est sur le point d'être conclu, et il a besoin de votre aide pour que l'affaire soit finalisée avant la fin de la semaine. Vous acceptez d'examiner le contrat.
Malheureusement, le contrat fait référence à certains documents que vous n'avez jamais examinés. Après avoir été dans l’incapacité de retrouver où ces documents sont stockés, vous demandez de l'aide à vos collègues. Vous parlez au directeur des ventes et lui expliquez qu'il y a eu un retard. Le directeur des ventes craint que le client ne renonce s'il met trop de temps à obtenir l'approbation.
Ce scénario vous semble trop familier ?
La gestion des contrats est une priorité absolue pour les services juridiques
Selon le rapport Legal Departments On the Move de Wolters Kluwer et de l’Association européenne des avocats d’entreprise (ECLA), la gestion des contrats a été identifiée comme étant l’aspect de l’organisation et des processus actuels que les services juridiques doivent améliorer en priorité. Plus de la moitié des services juridiques (54 %) considèrent que la gestion des contrats nécessite les améliorations les plus urgentes. La collaboration entre le service juridique et l'entreprise (50 %) et la gestion de la conformité (34 %) sont d'autres domaines que les services juridiques devraient améliorer de toute urgence.
Pourquoi vous avez besoin d'un processus efficace de gestion des contrats
En général, le processus de gestion des contrats est décousu et lourd lorsqu'il est réalisé à travers une série de procédures et de plateformes. En conséquence, le processus manque de transparence car on ne sait pas clairement qui est responsable de quelle étape du cycle de vie du contrat. Cela peut entraîner des goulots d'étranglement et une approbation qui prend beaucoup de temps (voir le scénario ci-dessus). Lorsque le processus de gestion des contrats est dispersé entre plusieurs systèmes et parties prenantes, il est plus difficile d'accéder aux analyses pour améliorer le cycle de vie des contrats. Comment savoir combien de contrats sont actifs ? Pour de plus amples informations, lisez notre livre blanc sur la manière dont les processus inefficaces de gestion des contrats exposent l'entreprise à des risques et découvrez les meilleures pratiques pour améliorer le cycle de vie des contrats.
Commencez par examiner votre processus actuel de gestion des contrats
S’il est vrai qu’un logiciel de gestion des contrats peut automatiser le cycle de vie des contrats, il ne résoudra pas tous vos problèmes. Si vous souhaitez améliorer le processus de gestion des contrats, vous devez comprendre comment celui-ci fonctionne dans votre organisation. Il s’agit de connaître (entre autres) :
- L’endroit où les contrats sont stockés et qui en est le propriétaire
- La valeur de chaque contrat et la date de renouvellement
- Tous les termes ou clauses normalisés utilisés dans les contrats
- Les parties prenantes impliquées dans la signature du contrat pendant la phase d'approbation
Cartographiez vos processus avant de mettre en œuvre un logiciel de gestion des contrats
Il est tentant de vouloir refondre tout le cycle de vie de la gestion des contrats. Cependant, cette approche est risquée, étant donné l'énorme quantité de changements que cela implique. Il ne faut pas avoir les yeux plus gros que le ventre. Il serait plus sûr de choisir une seule étape du cycle de vie à la fois, et de la décomposer en étapes plus petites. Vous pouvez même établir une cartographie visuelle de l'étape, pas à pas, et inclure les parties prenantes concernées. Une fois que vous savez comment fonctionne le cycle de vie d'un contrat dans votre organisation, et où des améliorations sont nécessaires à chaque étape, vous pouvez commencer à contacter les fournisseurs.
A retenir
Les départements juridiques ont un rôle clé à jouer dans la gestion des contrats au sein des entreprises. En utilisant des outils tels que des logiciels de gestion de contrats et de signature électronique, ils peuvent améliorer l'efficacité et la transparence de leur processus de gestion des contrats. En outre, ces outils permettent de réduire les risques juridiques liés à la non-conformité contractuelle et de garantir la conformité aux réglementations en vigueur.
