Bewaarplicht en boekencontrole: wie wat bewaart, die heeft wat

Als boekhouder of accountant weet je dat je zaken goed moet vastleggen en bewaren. En voor de zekerheid leg je vaak iets meer vast en bewaar je het wat langer dan nodig. Ook bij een boekencontrole door de Belastingdienst blijkt hoe belangrijk het voldoen aan deze verplichting is. In dit blog zoomen wij in op de praktische kant van de bewaarplicht en geven je enkele tips over hoe je zaken snel en makkelijk kunt regelen in Twinfield Boekhouden en Basecone.

Tips bewaarplicht

Allereest: verwijder bij een opruimactie niet roekeloos alle bestanden na zeven jaar van je harde schijf of cloudopslag. Zo van, ‘het is nu 2023 dus alles van voor 2015 kan sowieso weg’. De bewaartermijn is namelijk 7 jaar ingaand na vervallen actualiteitswaarde. Bij een leaseovereenkomst gaat bijvoorbeeld de 7 jaar in na de laatste termijn. De bewaarplicht van het leasecontract kan zomaar 11 jaar zijn bij een looptijd van 48 maanden.

• Bij onroerende zaken en bij gebruikmaking van de Unieregeling zijn zelfs bewaartermijnen van 10 jaar of langer vereist.
• Een goede dossierinrichting is dus belangrijk. Het onderscheid tussen administratiejaar, permanent-, belasting- en privédossier is niet voor niets zo bedacht.

Gelukkig bewaren Twinfield Boekhouden en Basecone de gegevens voor je conform de wettelijke regels. We schreven daar al eens een interessant blog over: Fiscale bewaarplicht: 7 punten waar je niet omheen kunt. Mocht je de gegevens toch op een andere manier willen bewaren of willen verstrekken aan je klant of een derde partij, dan hebben wij de volgende mogelijkheden:

1. De auditfile, de Belastingdienst is er gek op. In Twinfield Boekhouden is het mogelijk de auditfile te genereren inclusief de RGS-code. Hoe je de auditfile genereert, lees in onze Knowledge Base.
2. Export naar Excel (bijvoorbeeld het invoerverslag), CSV of PDF.
3. Een API-koppeling leggen naar andere software.
4. Een export van de facturen vanuit Basecone.

Het enige waar je rekening mee moet houden is de voorwaarde van de Belastingdienst dat de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd weer te (re)produceren en leesbaar zijn te maken.  

Inzicht en controle in Twinfield Boekhouden

Wat is het toch fijn als bij een boekencontrole door de Belastingdienst of je eigen rondrekening van de btw in een administratie, de gegevens snel en ordelijk terug te vinden zijn. Dit begint bij een goede uniforme inrichting van de administratie, rekeningschema en btw-codes. In Twinfield Boekhouden kun je dit naar hartenlust doen. Dit brengt ook een risico met zich mee. Namelijk dat door meerdere mensen, meningen en wensen van de klant verschillende inrichtingen ontstaan. Gelukkig heeft de Belastingdienst de btw-aangifte al sinds lange tijd niet veranderd. Nieuwe wetgeving kan tot nu toe alleen worden verwerkt door het gebruik van bestaande rubrieken.

Ik zie nog geregeld rekeningschema’s voorbijkomen met meerdere btw-codes, die tezamen komen op één rekening. Met name de voorbelasting. Niks mis mee natuurlijk, maar het geeft vaak niet snel inzicht. Worden er binnen een administratie meerdere btw-rubrieken gebruikt, bijvoorbeeld bij ‘btw verlegd binnen Nederland en/of Europa’, dan is het handig dit goed te registreren. Zowel binnen het rekeningschema, de btw-codes en bij de rapportage. Een vermelding van de aangifterubrieken in de omschrijving helpt. Bijvoorbeeld:

Omzetbelasting

18000	Af te dragen omzetbelasting
18100	Btw leveringen/diensten algemeen tarief (1a)
18110	Btw leveringen/diensten verlaagd tarief (1b)
18130	Btw over privégebruik (1d)
18140	Btw over leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast (1e)
18200	Btw leveringen/diensten waarbij heffing is verlegd hoog (2a)
18210	Btw leveringen/diensten waarbij heffing is verlegd laag (2a)
18500	Btw voorbelasting hoog (5b)
18510	Btw voorbelasting laag (5b)
18530	Btw voorbelasting verlegd NL hoog (2a/5b)
18540	Btw voorbelasting verlegd NL laag (2a/5b)

 

Uiteraard regel je bij de jaarafsluiting de boekingsinstructies zo in, dat alle rekeningen weer samenkomen op de rekening 'af te dragen omzetbelasting':

 

Het overzicht 'btw-analyse'

Met het overzicht btw-analyse kun je voordat je de btw-aangifte daadwerkelijk indient, bekijken welke boekingen er in het tijdvak worden meegenomen. Maak hier een PDF-afdruk van als je met conceptboekingen werkt. Zo kun je later bij vragen of een controle altijd terugvinden welke boekingen er in de betreffende btw-aangifte zijn meegenomen. Sluit je liever periodes daadwerkelijk af met definitieve boekingen, dan vind je dit overzicht altijd terug in de btw-aangifte die door Twinfield Boekhouden is gegenereerd.  

Conceptboekingen in btw- en ICP-aangiften

Heb je de voorkeur om boekingen nog even concept te laten zijn totdat de jaarrekening definitief is? En wil je toch dat Twinfield Boekhouden de btw-aangiften automatisch genereert en voor jou de tussentijdse btw-suppleties automatisch klaarzet als deze boven de duizend euro uitkomt? Dan kan dat. Je kan dit vrij eenvoudig instellen in het menu van de administratie-instellingen.

Boekingsinstructies

Vele boekingen binnen een administratie zijn repeterend. Denk aan de vaste kosten en leveranciers. Of de administratie nu volgens het factuur- of kasstelsel wordt geboekt. Met boekingsinstructies kun je deze repeterende boekingen foutloos via een vast stramien verwerken. Altijd de juiste btw-code of grootboekrekening. Natuurlijk maken Twinfield Boekhouden en Basecone deze boekingsinstructies vanzelf aan, na het inboeken van je eerste terugkomende boeking.

De Unieregeling

Verkoop je aan particulieren en niet btw-plichtigen binnen de EU? Dan kun je gebruik maken van het éénloketsysteem (OSS). Erg handig als je nu al inschat dat je meer dan 10.000 euro gaat omzetten in EU-landen en je niet in ieder land btw-aangifte wilt doen. De OSS-regeling wijkt af van de bewaarplicht van 7 jaar. De gegevens moet je namelijk 10 jaar bewaren tot na afloop van het jaar waarin je de goederen hebt geleverd. Dus ook weer belangrijk dat je deze gegevens goed registreert en documenteert. Wil je weten hoe je dit doet en hoe je al die nieuwe btw-percentages van de Europese landen waarmee je handel voert kunt inrichten? Lees hiervoor het artikel: Hoe verwerk ik de OSS-regeling in Twinfield Boekhoude en in mijn webshopsoftware.

Kom beslagen ten ijs bij de boekencontrole

Je ziet, er zijn verschillende mogelijkheden je zaakjes goed op orde te hebben met Twinfield Boekhouden en Basecone. Het inzichtelijk maken en bijhouden van de administratie wordt zo een vanzelfsprekendheid. Zo vraagt de boekencontrole niet onnodig veel van je tijd en energie omdat je op de vragen snel een antwoord hebt en de onderbouwing direct kunt overleggen. Een controle een attractie? De Belastingdienst je grote vriend? Of ben ik nu wat te geestdriftig geworden? Laten we het dan maar op een nette boekhouding en rust in je hoofd houden. Daar houden wij boekhouders van.