De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting die geldt voor alle ondernemers in Nederland. Deze verplichting vraagt nogal wat van je klanten. Zeker als ze nog gewend zijn met oude vertrouwde ordners te werken. Grote kans dat ze, zonder het te weten, niet aan de bewaarplicht voldoen. In deze blog vind je 7 inzichten en feiten over de fiscale bewaarplicht waar de ondernemer, maar ook jij als financieel adviseur niet omheen kunt!
Alle ondernemers in Nederland zijn wettelijk verplicht zeven jaar lang de administratie van hun bedrijf te bewaren. Voor sommige documenten geldt de bewaartermijn van zeven jaar, voor anderen weer tien jaar. En dan wel zodanig, dat inspecteurs van de Belastingdienst de administratie binnen een redelijke termijn eenvoudig moeten kunnen controleren. De bewaarplicht is anders dan de inlichtingenplicht. De inlichtingenplicht is het recht van de Belastingdienst om onbeperkt inlichtingen op te kunnen vragen bij de belastingplichtige, ook na de bewaartermijn. Dit kan mogelijk negatief uitvallen als je hier niet aan tegemoet komt, omdat je conform de bewaartermijn de verzochte stukken hebt vernietigd.
1. Fiscale bewaarplicht: wat betekent het?
Zoals gezegd hebben ondernemers de wettelijke plicht om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de administratie tot zeven jaar terug te kunnen controleren. Dit geldt voor de zogenoemde basisgegevens; grootboek, voorraadadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.
Iedere ondernemer moet bij een willekeurige controle door de fiscus alle gegevens van de afgelopen zeven (of tien) jaren kunnen laten zien. Voor een dergelijke controle kunnen verschillende aanleidingen zijn. Bijvoorbeeld ingediende aangiftes die de Belastingdienst verdacht vindt. Of denk aan een onderzoek dat de inspecteur verricht bij bijvoorbeeld een van de leveranciers of een zakenpartner van de ondernemer. De inspecteur vraagt dan inzage in de administratie en kijkt of hij fouten of onregelmatigheden kan ontdekken.
Tip: Inzicht in cijfers
Als accountant kun je naast deze bewaarplicht je klant er ook op wijzen dat een goed ingerichte adminstratie ze ook inzicht in cijfers geeft. Ondanks dat de kans misschien niet groot is dat een inspecteur aanklopt, is het toch verstandig om de administratie goed op orde te hebben. Voor ondernemers is de boekhouding ook een betrouwbare bron van cijfers om onderbouwde beslissingen kunnen nemen.
2. Wat moet je bewaren en hoe lang?
Om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers de basisgegevens van de administratie 7 jaar te bewaren na vervallen van de actualiteitswaarde. Een leasecontract van bijvoorbeeld 4 jaar is pas niet meer actueel na de beëindiging van het contract, oftewel het voldoen van het slottermijn. Vanaf dat moment start pas de bewaartermijn van 7 jaar. Basisgegevens zijn:
- het grootboek
- de voorraadadministratie
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
Naast deze basisgegevens moeten ondernemers ook stamgegevens met betrekking tot bijvoorbeeld artikelbestanden, debiteuren en crediteuren bewaren. Mutaties hierin moeten achteraf te herleiden zijn.
Bedrijfspand en OSS-regeling: tien jaar bewaarplicht!
Heeft jouw klant een bedrijfspand? Voor de gegevens over onroerende zaken geldt een bewaarplicht van tien jaar. De tienjarige bewaartermijn is ook van toepassing als de ondernemer elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert én heeft gekozen voor de OSS-regeling. Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over bijvoorbeeld:
- andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren;
- de vorm waarin de administratie wordt bewaard;
- en over hoe gedetailleerd de administratie moet zijn.
Tip: Uren- en kilometerregistratie
Bewaar ook, indien van toepassing, de “basisgegevens” urenregistratie voor de ondernemersaftrek goed. Denk ook aan een goede kilometerregistratie, voor zowel zakelijk gebruik van de privé auto of juist geen privé gebruik van de zakelijke auto.
3. Hoe moet je facturen bewaren?
Een belangrijk onderdeel van de bewaarplicht is de manier waarop gegevens worden bewaard en ontvangen. Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat, dus de primaire vastlegging van de brongegevens.
Een voorbeeld: Deze regel schrijft voor dat je een factuur die je via de mail ontvangt, ook als digitaal bestand moet bewaren. Dus: het uitprinten van deze factuur en in een ordner doen, geldt niet als het origineel. De factuur is immers oorspronkelijk als digitaal bestand ontvangen. Volgens de regels van de bewaarplicht mag je deze factuur dus uitsluitend digitaal opslaan.
Een ander voorbeeld: Een digitale factuur dient jouw klant dus digitaal te bewaren. Alleen de factuur zelf opslaan is nog niet voldoende. De Belastingdienst wil dat je klant aantoont dat na ontvangst, de factuur niet eigenhandig is aangepast. Dit doe je door niet alleen de factuur zelf, maar bijvoorbeeld ook de e-mail op te slaan waarin de factuur als bijlage zat. Zo kan de inspecteur zien dat de factuur die je klant als pdf- of Word-bestand heeft opgeslagen, dezelfde is als die oorspronkelijk via de mail is ontvangen. De gegevens in het informatiesysteem, de zogenaamde afgeleide gegevens, moeten terug te herleiden zijn naar de brongegevens. Deze audit trail is een belangrijke voorwaarde als het gaat om digitaal bewaren van de administratie.
Tip: Kopie van identiteitsbewijs
4. Digitale facturen niet zomaar digitaal bewaren
Er zijn meer manieren om digitale gegevens goed te bewaren. Belangrijke voorwaarde is dus dat de gegevens zeven of tien jaar lang bwaard dienen te worden. Werkt jouw klant op een eigen server? Dan moet hij een goede backup procedure hebben. En deze backups ook consequent uitvoeren. Deze backups dienen wel op een andere locatie bewaard te worden dan waar de digitale administratie staat. Bijvoorbeeld op een externe harde schrijf.
Tip: Kies voor een cloud-oplossing
Ook is het mogelijk om te kiezen voor een cloudoplossing. Deze cloud-based boekhoudsoftware heeft veel voordelen:
- Data wordt veilig bewaard, kan niet beschadigen als een computer crasht;
- Jij en de klant kunnen vanaf elk apparaat bij de programma’s;
- Ook andere programma’s kun je aan de boekhoudsoftware koppelen;
- Je kunt adviseren op basis van echt actuele data.
5. Hoe bewaar je fysieke facturen op papier?
Als accountant weet je waar je bij digitaliseren op moet letten. Voor ondernemers is dit minder vanzelfsprekend. Zij digitaliseren vaak door facturen in te scannen, er een foto van te maken of door een digitaliseringstool aan hun boekhoudprogramma te laten koppelen. Ook wel 'scan & herken' genoemd. Alleen via deze laatste manier van digitaliseren is het mogelijk om facturen niet alleen eenvoudiger te digitaliseren, maar ook volgens de juiste procedure.
De Belastingdienst verwijst in een brochure over de bewaarplicht naar de voorwaarden waaraan een conversie moet voldoen. Van belang hierbij is, dat de echtheidskenmerken van het origineel niet verloren gaan. Wat betekent dat? Kort samengevat: papieren facturen bewaar je altijd ook gedurende zeven jaar op papier.
Tip: Afspraken met Belastingdienst
Vooral contant betaalde bonnen zijn voor de Belastingdienst lastig op echtheid te controleren. Daarentegen zijn er ook voorbeelden bekend van accountantskantoren die hier met de Belastingdienst afspraken over hebben gemaakt. Zo hebben kantoren collectief voor al hun klanten toestemming hebben gekregen om fysieke facturen digitaal te bewaren, waardoor ze niets meer op papier hoeven te bewaren.6. Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht
Floppy of Windows
De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.
Niet alleen Auditfile
De meeste boekhoudpakketten ondersteunen de zogenoemde auditfile financieel. Dit is een uittreksel van het grootboek. Let op: het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.
Conversie van papier naar digitaal of van opslagmedium
Onder voorwaarden mag je gegevens van het ene opslagmedium naar een andere overbrengen. Bijvoorbeeld het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor gelden de voorwaarden dat:
• de conversie juist en volledig gebeurt,
• de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn,
• gegevens binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren zijn.
Papieren documenten niet bewaren
Voldoet jouw klant aan de genoemde voorwaarden, dan hoeft hij de originele documenten niet meer te bewaren. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe is conversie voor alle documenten mogelijk, met uitzondering van:
1. de balans,
2. de staat van baten en lasten
3. bepaalde douanedocumenten.
Elektronische communicatiemiddelen: agenda, appjes en sms
Berichten via e-mail, WhatsApp, sms en zelfs Facebook dien je te bewaren zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt. Dit geldt ook voor een digitale agenda.
7. Overstappen op digitale administratie
Tip: Online boekhoudprogramma's
Online boekhoudprogramma's leveren niet alleen beter controleerbare administraties op. Zo voldoet jouw klant dus aan de wettelijke bewaarplicht én is het extra veilig. Met goed bewaakte firewalls en beveiligde sleutels slaan accountants met een goed online boekhoudprogramma administraties automatisch op in de cloud. Een digitale kluis op een veilige plek waar niemand anders bij kan dan de accountant, de ondernemer of de Belastingdienst wanneer de inspecteur de boeken moet controleren.
Conclusie: Informeer de ondernemer
Bij bewaarplicht komt dus behoorlijk wat kijken. Informeer jouw klant hierover, net als over de opties om hier goed en veilig aan te voldoen.
