Fragen und Antworten zur Videobeurkundung und elektronischen Urkundensammlung für Notare

von Walter Büttner, MBA, Notar in Schwetzingen

Die Videobeurkundung und die Videobeglaubigung in Gesellschaftssachen

Herr Walter Büttner, MBA, Notar in Schwetzingen, beantwortet die typischen allgemeinen, aber auch vertiefenden Fragen zu

• der elektronischen Urkundensammlung gem. § 78h BNotO,
• dem Urkundenverzeichnis gem. § 78h BNotO sowie
• dem Online-Verfahren nach § 78p BNotO

Es werden Ihnen u.a. folgende Fragen beantwortet:

Kann ich meinen Kunden (ruhigen Gewissens) ein Online-Verfahren in Gesellschaftssachen anbieten?

Ja. Insbesondere die letzten beiden Versionsupdates haben viele Hürden und technische Herausforderungen3 gemeistert. Mit dem Update von Ende Januar 2023 wird dann auch die Unterstützung anderer Browser als Mozilla Firefox auf der Bürgerseite gegeben sein. Außerdem sind viele funktionale Verbesserungen und Abrundungen eingeführt worden. Daher: Wenn der Bürger einen gültigen Ausweis mit PIN sowie ggf. einen gültigen Reisepass besitzt, spricht alles dafür, das Online-Verfahren auch durchzuführen. Daneben ist es auch berufspolitisch äußerst wünschenswert, dass die neue Online-Beurkundung und Online-Beglaubigung auch von der Nutzungszahlen her ein Erfolg werden.

Kann die Notarauswahl durch den Beteiligten nachträglich geändert werden?

Exakt 4 Tage (96 Stunden) nach der Auswahl eines Notars kann der Bürger einen Notarwechsel im System vornehmen. Der bisherige Notar wird sodann über den Wechsel per E-Mail informiert. Nicht betroffen von dem Wechsel sind etwa bereits entstandene Kosten etwa für die Entwurfserstellung bei dem ursprünglichen Notar, worauf der Beteiligte softwareseitig hingewiesen wird. Solche Dokumente des bisherigen Notars (einschließlich bisherigen Terminen und Chatverläufen) werden vom System bei Ausführen des Wechsels gelöscht, die hochgeladenen Kundendokumente und -daten bleiben jedoch erhalten. Der neue Notar kann den Vorgang sofort nach Bestätigung des Notarwechsels durch den Bürger annehmen und bearbeiten.

Kann ich neben der Darstellung der hochgeladenen Urkunden auch direkt das in der Textverarbeitung (Word/Notarsoftware) geöffnete Dokument in der Videokonferenz anzeigen?

Auch dies ist mittlerweile über die neue Funktion „Fenster freigeben“ ermöglicht. Damit können nun auch ein Dokument im Bearbeitungsmodus angezeigt, direkt aus diesem die Urkunde verlesen und Änderungen zum Mitverfolgen eingefügt werden. Nach Finalisierung des Dokuments muss dieses als PDF/A abgespeichert und in XNP zum Signieren hochgeladen werden.

Was sieht der Mandant, wenn die Notarin/der Notar sein Fenster freigibt?

Geteilt wird nur das jeweils ausgewählte Anwendungs-Fenster, also zum Beispiel das konkrete Word-Dokument und nicht der ganze Bildschirm.

Kann der Entwurf auch zunächst über die „Fenster teilen“-Funktion mit den Beteiligten besprochen, sodann Änderungen vorgenommen werden und dann erst das Hochladen der pdf-Datei zum Signieren erfolgen?

Ja, das ist sowohl berufsrechtlich zulässig als auch von der Workflow-Betrachtung her sinnvoll. Auf diesem Wege sehen die zugeschalteten Beteiligten auch die Änderungen und können alles nachverfolgen. Aus dem Word-Dokument heraus darf bei einer Videobeurkundung verlesen werden.

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