Mitarbeitergespräche: Vorbereitung, Tipps & Vorlagen für Notar:innen

Dörthe Dehe / Dr. Josef Zintl, LL.M.

Vorbereitung des Mitarbeiterjahresgesprächs

1. Vorbemerkung
Führen Sie Mitarbeitergespräche nicht aus dem Bauch heraus. Diese Gespräche sollen sich von der üblichen Alltagskommunikation abheben und sollten daher angemessen vorbereitet werden. Ihre Mitarbeiter sollen wahrnehmen, wie viel Ihnen an ihnen und somit auch an den Mitarbeiterjahresgesprächen liegt. Teammitglieder rechnen es Ihnen hoch an, wenn Sie ausreichend Zeit eingeplant und eine angenehme Gesprächsatmosphäre geschaffen haben.

2. Kick-Off für Mitarbeiterjahresgespräche
Sollten Sie bislang keine Mitarbeitergespräche geführt haben, empfiehlt es sich, dem Team vor dem Start erst einmal eine grundlegende Information zu Zweck, Rahmenbedingungen, Abläufen und Inhalten der Mitarbeitergespräche zu geben, z.B. im Rahmen eines Teammeetings. Schließlich wissen Ihre Teammitglieder noch nicht, worum es sich bei diesen Gesprächen handelt und welche Zielsetzung Sie damit verbinden.

Führen Sie bereits Mitarbeiterjahresgespräche durch, empfiehlt es sich, den Start der jährlichen Runde an Mitarbeiterjahresgesprächen auch in Form eines kurzen Kick-Offs anzukündigen. Informieren Sie dabei über ggfs. aktuelle inhaltliche Schwerpunkte der Gespräche (z.B. nach einem Umzug des Büros) und stellen Sie noch einmal den Ablauf und die Inhalte dar. Machen Sie nochmals deutlich, dass Sie sich auf diese Gespräche freuen.²

3. Setting der Mitarbeiterjahresgespräche
Als Notar sind Sie Gastgeber des Mitarbeiterjahresgesprächs. Wie in sonstigen Gastgeberrollen lohnt sich die Überlegung, unter welchen zeitlichen und örtlichen Rahmenbedingungen sich ein Gast möglichst wohl fühlt.

Wieviel Zeit möchten Sie einplanen?
Mitarbeiterjahresgespräche gehören nicht zwischen Tür und Angel. Anders als Alltagsgespräche dauern sie gewöhnlich länger: Von 30 Minuten bis 1,5 Stunden. Achten Sie also auf ausreichend Zeit. Wählen Sie im Tagesablauf eine günstige Zeit für Ihre Mitarbeiterjahresgespräche, z.B. eine Zeit, zu der Sie und das Teammitglied möglichst fit sind und zu der Sie beide ungestört reden können.³

Wo soll das Gespräch stattfinden?
Die meisten Arbeitsgespräche werden wohl im Büro des Notars stattfinden. Für Mitarbeiterjahresgespräche eignet sich dies nicht so gut.

Die Wahl und Gestaltung des Ortes von beruflichen Gesprächen werden in der Planung häufig unterschätzt. Dabei trägt das Setting als situative Bedingung sehr viel zum Erfolg von Gesprächen bei. Wählen Sie für Ihre Mitarbeiterjahresgespräche Räumlichkeiten oder Orte aus, an denen Sie das typische Chef-Mitarbeiter-Setting etwas auflockern können. Ihr Mitarbeiterjahresgespräch darf einen Kontrast zu den üblichen Gesprächen in der Notarstelle bilden. Wichtig ist, dass Ihr Mitarbeiter und Sie

• sich möglichst wohl fühlen,
• ungestört sind und
• auf Augenhöhe miteinander sprechen können.

Dies können Räumlichkeiten in der Notarstelle (z.B. das Beurkundungszimmer) oder auch außerhalb der Notarstelle sein (z.B. in einem ruhigen Café). Orte außerhalb der Notarstelle können die Gesprächsatmosphäre deutlich auflockern. Das trägt in vielen Fällen zu mehr Offenheit im Gespräch bei. Denken Sie daran: Auch wenn Ihr Mitarbeiter und Sie sich möglicherweise schon lange kennen, ist ein Mitarbeiterjahresgespräch schon allein aufgrund des enthaltenen Feedbacks mit Aufregung verbunden. Ein angenehmes Café oder auch ein Spaziergang eignen sich insbesondere für Gespräche mit etwas verschlosseneren Mitarbeitern.

Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, wenn Sie ihnen eine Auswahl anbieten, z.B. zwischen einem Gespräch im Beurkundungszimmer und dem Spaziergang.

4. Einladungen für Mitarbeiterjahresgespräche
Sie können persönlich, telefonisch oder schriftlich einladen. In den meisten Notarstellen dürfte sich eine persönliche Einladung der Teammitglieder empfehlen. Überlegen Sie sich vorher, nach welchen Kriterien Sie die Terminvergabe durchführen wollen. Teammitglieder sind bei Reihenfolgen durchaus empfindlich. Daher wäre es aus dieser Perspektive betrachtet am besten, Ihre Mitarbeiter würden sich ihre Termine selbst aus einem Kalender auswählen. Ist dies nicht möglich, geben Sie ein natürliches Ordnungskriterium (z.B. Anfangsbuchstabe des Familiennamens) und kein hierarchisches Ordnungskriterium (z.B. Sachbearbeiter zuerst) vor.

Exkurs: Zuständigkeiten in Sozietäten
Mitarbeiterjahresgespräche werden durch die Notarinnen und Notare durchgeführt. Nach diesem Prinzip gilt grundsätzlich: Hat ein Teammitglied mehrere Notare als Vorgesetzte, führt es mit jedem Notar auch ein Mitarbeiterjahresgespräch durch. In manchen Sozietäten sprechen beide Notare gemeinsam mit einem Teammitglied. Ob sich dieses Setting eignet, wissen Sie in Ihrem Team selbst am besten. Das Teammitglied soll sich in diesem Gespräch möglichst wohl fühlen, um sich offen einbringen zu können.

Überlegen Sie, ob es sich eher eignet, wenn

• die Notarin mit dem Teammitglied spricht, die am meisten mit ihm zusammenarbeitet oder
• derjenige, der intensiver mit Personal- und Führungsangelegenheiten befasst oder
• ob beide Notare mit dem Teammitglied gemeinsam sprechen möchten.

Legen Sie außerdem – auch für das Team transparent – fest, wer welche Teilaufgaben erledigt:

• Wer informiert das Team?
• Wer lädt die Teammitglieder ein?
• Wer erstellt Informationen für das Team?
• Wer kontrolliert die Erledigung der Mitarbeiterjahresgespräche?
• Wer ist für die Umsetzung von Vereinbarungen zuständig, die in den Mitarbeiterjahresgesprächen getroffen wurden?
• Wie gehen Sie mit Inhalten um, die nur einem Notar anvertraut werden?

5. Eigene Vorbereitung auf die Mitarbeiterjahresgespräche
Sind alle organisatorischen Vorkehrungen getroffen, geht es an Ihre eigene detaillierte Vorbereitung. Da diese Gespräche meist im Jahreszyklus durchgeführt werden, blicken Sie zurück:

Skizzieren Sie sich die wichtigsten Punkte und erstellen Sie einen roten Faden für das anstehende Gespräch. Bereiten Sie sich mental auch auf Ihren nächsten Gesprächspartner vor und fragen Sie sich

• wie sympathisch Ihnen das Teammitglied ist,
• wie Sie Ihre Beziehung zueinander einschätzen,
• wie frühere Gespräche mit diesem Teammitglied verliefen,
• was Sie über die persönliche Situation des Teammitglieds wissen,
• welche Ziele und Motive das Teammitglied möglicherweise verfolgt,
• wie es sich im Gespräch wohl verhalten wird und
• was Sie tun können, falls (Ihnen) das Gespräch zu emotional wird.⁴

Fußnoten
1 Nach Zintl et al., 2018.
2 Zintl et al., 2018.
3 Zintl et al., 2018.
4 Mentzel et al., 2006.

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