ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren (SBA)

Effiziente Beleg-Buchungsprozesse mit ADDISON SBA

Das Erfassen von Belegen nimmt viel Zeit in Anspruch, insbesondere die Eingabe von Rechnungsdaten.
Mit ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren werden Eingangsrechnungen (auch E-Rechnungen) automatisiert bearbeitet und kosten- intensive Tätigkeiten somit deutlich reduziert.

Ein alltäglicher, in der Regel aber auch zeitaufwändiger Vorgang: die Verbuchung von Eingangsrechnungen. Allein das Erfassen der Belegdaten nimmt dabei mehr als ein Drittel der Bearbeitungszeit in Anspruch!

Mit ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren werden Elektronische- und Papierrechnungen automatisiert verarbeitet und archiviert. 

ADDISON SBA extrahiert automatisch Daten aus elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD oder X-Rechnung)

Ablauf der E-Rechnungs-Verarbeitung:

1. Empfang der Rechnung: Die elektronische Rechnung wird per E-Mail empfangen.
   
2. Import: Die Rechnung wird automatisch oder manuell in SBA importiert.
   
3. Datenextraktion: SBA extrahiert relevante Daten aus der Rechnung
   (z.B. Betrag, Rechnungsnummer, Datum).

Anzeige der E-Rechnung: 

​Die Rechnung wird so dargestellt, dass der Nutzer alle relevanten Informationen einsehen kann.
Mehr dazu sehen sie auch in dem nebenstehenden Kurzvideo zur E-Rechnungsverarbeitung. 
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Einlesen von Belegen und Erstellung automatischer Buchungsvorschläge

Mit ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren – ein Modul der ADDISON Finanzbuchhaltung – entfällt der Großteil manueller Eingaben. Die Belege werden zunächst gescannt und als TIF-, JPG- PDF-Files oder als digitale E-Rechnung eingelesen. Eine integrierte OCR-Erkennung (optische Zeichenerkennung) sorgt dafür, dass die Daten automatisch weiterverarbeitet werden können. 

SBA erstellt automatisiert auf den jeweiligen Beleg bezogene Buchungsvorschläge, verknüpft die Kontierung mit dem Dokument und archiviert sie im System. Von dort lässt sich der Beleg jederzeit wieder aufrufen. Sie können Vorschläge in der Buchungsmaske nachbearbeiten. ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren lernt dazu: Wurde eine Buchung manuell von Ihnen bearbeitet und ergänzt, so können Sie diese Informationen als Regel für künftige Erfassungen hinterlegen.

Aktuelle Daten in der Buchführung

Mit ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren fließen alle bearbeiteten Eingangsrechnungen zeitnah in die Buchführung ein, was eine hohe Qualität gewährleistet. Relevante Auswertungen für die Unternehmenssteuerung können schnell erstellt werden, sodass frühzeitig Handlungsbedarf erkannt wird.

Ad-hoc-Workflows einrichten

ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu definieren und zu vereinfachen. Dokumente können elektronisch zwischen verschiedenen Anwendern ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden. So können Sie z.B. Zahlungsanweisungen erteilen, Belege mit Notizen versehen oder mit virtuellen Stempeln abzeichnen und an andere Benutzer senden

Mehr Service und umfassendere Beratung Ihrer Mandanten

Die aktuellen Buchungsdaten ermöglichen Ihnen über die laufende Steuerberatung hinausgehende Serviceleistungen, die den individuellen Bedürfnissen eines Mandanten entsprechen – wie beispielsweise die Übernahme seines Zahlungsverkehrs einschließlich des Mahnwesens und Forderungsmanagements. Alle bearbeiteten Eingangsrechnungen fließen in die Buchführung ein. Relevante Auswertungen für die Unternehmenssteuerung können schnell erstellt werden, sodass frühzeitig Handlungsbedarf erkannt wird.

Alternative: Mandanten scannen Belege selbst

Eine attraktive Alternative ist das Scannen der Belege durch den Mandanten selbst. Der Aufwand für Ihre Mandanten ist gering, als Steuerkanzlei profitieren Sie in vielerlei Hinsicht: Nach dem Scannen können die Belege sofort nach unternehmerischen Belangen abgelegt werden. Auch die Abstimmungen, insbesondere bei Fragen zur Rechnung, zwischen Steuerkanzlei und Mandantschaft vereinfachen sich – denn der Beleg liegt auch dem Mandanten vor.