Fókuszáltabb munkavégzés, adatbiztonság, beépített integrációk, az adminisztrációra szánt munkaidő erőteljes leszorítása, ami a titkársági adminisztrációs létszám csökkenését is maga után vonta. Többek között ezeket az előnyöket emelték ki a Jaczkovics Ügyvédi Iroda képviselői, dr. Krámli Gergely és dr. Kósa Lehel ügyvédek előadásukban a Praetor ügyviteli szoftverrel kapcsolatban, amely négy éve a saját fejlesztésű szoftverüket váltotta fel. Összefoglalónkban a felhasználó szemszögéből mutatjuk be hogyan készültek fel az ügyviteli rendszer bevezetésére és milyen kihívásokkal szembesültek, illetve hogyan tudják a mindennapi munkavégzés során kihasználni a szoftverben rejlő lehetőségeket.
Új megoldás a jövőbeni növekedés érdekében
A Jaczkovics Ügyvédi Irodánál nem előzmény nélküli az ügyviteli rendszer használata, 2014-ben ugyanis bevezettek egy saját fejlesztési szoftvert. A 2020-as évek elejére azonban kiderült, hogy a megoldás már inkább gátolja, mint segíti a növekedésüket, miután túlságosan lassúnak, túladminisztráltnak bizonyult, és kifejezetten rossz felhasználói élményt nyújtott az ügyvédi iroda munkatársai számára.
A szoftver lecserélése mellett döntöttek, és olyat kerestek, ami szemben a meglévővel, gyorsabb, egyszerűbb a használata, és az olyan extra igényeiket is kielégíti, mint a Cégkapu integráció, vagy az Opten cégfigyelés. A kínálat feltérképezése során futottak bele a kimondottan ügyvédeket megcélzó, a szlovák és cseh piacon már bizonyított Praetor ügyviteli rendszerbe, amit a Wolters Kluwer Hungary épp akkor tervezett bevezetni a hazai ügyvédi irodák számára. 2022-ben pedig - az első éles felhasználók egyikeként - a Jaczkovics Ügyvédi Irodában erre a megoldásra tértek át.
Mit érdemes átgondolni az ügyvédi irodának egy ügyviteli rendszer bevezetése előtt?
Fontos a felső szintű támogatás
A Jaczkovics Ügyvédi Iroda képviselői úgy látják: ha az ügyviteli rendszer bevezetése mögött nincs felső vezetői támogatás, vagy a szervezet első számú vezetője nem érzi ezt fontosnak, akkor szinte biztosan halálra van ítélve a projekt. Akár felső, akár alsó szintről jön a kezdeményezés, fontos, hogy a vezetők részéről nagyon határozott támogatást kapjon a projekt.
Hosszútávon célszerű gondolkodni
Az ügyviteli rendszer bevezetésének egyik fő előnye, hogy időt spórol vele az ügyvédi iroda hosszútávon. Igaz, hogy a gördülékeny bevezetéshez fontos a megfelelő előkészítés, ami egy-másfél hónapon keresztül plusz munkát követelhet meg a munkatársak részéről, ám ha évekre előre gondolkodik a felső vezetés, akkor látja, hogy ez sokszorosan megtérül majd.
Újra kell gondolni a munkafolyamatokat
Egy ügyviteli rendszer bevezetése azt is maga után vonja – főként, ha „nulláról” vezetné be az ügyvédi iroda -, hogy a munkafolyamatokat vissza kell bontani a legelemibb szintre, és újra kell gondolni. Ide tartozik például, hogy a hagyományos fizikai postát hogyan veszik át, illetve utána hogyan kezelik, mi a helyzet a fizetési meghagyásos eljárásos rendszerbe érkező elektronikus dokumentumokkal, vagy melyek azok az ügyfél-kommunikációnak ma már nagy részét kitevő emailek, amiket el kell menteni a rendszerbe, hogy 5-6 év múlva is visszakereshetők legyenek. Ennek van időigénye, amit nem lehet megspórolni.
Adatmigráció fél nap alatt
Az ügyvédi irodák egyik leggyakoribb aggálya az új szoftverek bevezetése esetén, hogy az adatok új rendszerbe történő átvitele nem csak sok időt vesz igénybe, de akár problémákkal is járhat. A Jaczkovics Ügyvédi Irodánál mintegy fél nap alatt sikerült az előző rendszerből átköltözni az új rendszerbe, azaz a meglévő adathalmazt (ügyeket, ügyszámokat, fájlokat, fájlok keletkezési idejét, egyéb struktúrákat, stb.) átemelni a Praetorba. Az élesedés után pedig a munkatársak szinte ugyanazt a munkafelületet látták viszont, mint korábban
Hogyan készült fel az adatmigrációra a Jaczkovics Ügyvédi Iroda?
- Első lépésben megnézték, hogy a Praetor milyen adatokat tud fogadni.
- A saját informatikusukkal együtt felmérték, hogy a meglévő saját rendszerükből milyen adatot lehet kinyerni, hogyan lehet átemelni, illetve át lehet-e egyáltalán emelni adatokat. Ebben a Wolters Kluwer Hungary is segítséget tud nyújtani.
- Arra törekedtek, hogy az egyes adatmezők (pl. ügyfél neve, ügyszám, ügy státusza, fizetés módja, stb.) megfeleltethetők legyenek a korábbi mezőknek.
- Olyan struktúrát állítottak össze, hogy csak a folyamatban lévő, illetve az ideiglenes státuszú (pl. szünetelő, felfüggesztett, stb.) ügyek átemelése történjen meg, míg a lezárt ügyeket meghagyták a régi rendszerben.
- Nem okozott problémát az adatmigráció során az sem, hogy a Jaczkovics Ügyvédi Iroda saját rendszerének különleges ügystruktúrája volt: nem minden ügy volt sorszámozott, hanem ügytípusonként (ingatlanos, peres, végrehajtásos, stb ) volt sorszámozás. Az adatok átemelését követően ez a struktúra is meg tudott maradni, és alig maradt olyan dolog, amit a migrációt követően módosítani kellett volna.
Milyen hibákat érdemes elkerülni az ügyviteli rendszer bevezetésekor?
Fontos a megfelelő előkészítés, a migrációt ugyanis nem szabad félvállról venni – emelték ki a Jaczkovics Ügyvédi Iroda képviselői, dr. Krámli Gergely és dr. Kósa Lehel, hiszen egyáltalán nem mindegy, hogy ugyanonnan folytathatják a munkát, ahol előző nap abbahagyták, vagy hosszú heteket, hónapokat kell várni arra, hogy átemeljék a szükséges adatokat. Az irodának 12 ezer ügye volt a régi rendszerében, és ilyen mennyiségnél nem lehetett megengedni semmiféle csúszást.
Hogyan támogatja az ügyviteli rendszer az ügyvédi iroda növekedését?
A legmagasabb szintű IT adatbiztonságot nyújtja
A belső szerveren való tárolás mindig egy kockázatot jelent, mert egy tűz esetén, vagy ha bármilyen probléma adódik a számítógéppel, a szerverrel, napokba is beletelhet a helyreállítása. A Jaczkovics Ügyvédi Irodának korábban a saját szerverén működött az ügyviteli szoftver, aminek volt egy heti egyszeri távoli adatmentése, de az egy hetes munkavégzés elvesztése is nagyon jelentős idő és adminisztrációs kiesést tud jelenteni.
Hosszútávon mindenképp a felhőalapú tárolás nyújt biztonságot dr. Krámli Gergely és dr. Kósa Lehel szerint, és a Praetor esetében is ezt a megoldást használják. Mindegyik felhasználó számítógépén egy kliens szoftver van telepítve, amellyel bárhonnan csatlakozhat biztonságos és titkosított adatkapcsolaton keresztül (SSL-titkosítás). A szoftver kizárólag élvonalbeli, a legjobb tanúsítványokkal rendelkező technológiákat használ, és naprakész automatikus adatmentést is nyújt.
A fájlok 5-15 év múlva is gyorsan visszakereshetők
Az elektronikus eljárásokban a bizonyító erejű iratok, dokumentumok elektronikus formában léteznek, amit az ügyvédi irodáknak - iratmegőrzési kötelezettségükből fakadóan - megfelelően tárolniuk kell, akár 15 évig.
A dokumentumokat több helyen is tárolhatják, ami lehet a számítógép, pendrive, vagy hard drive. Ám ha a fájlok tárolására nincs egy egységes struktúra, akkor előfordulhat, hogy az irodában mindenki másképp menti el a dokumentumokat. Így 5-10 év múlva már nehéz lesz visszakeresni, főként, ha az a kolléga nem dolgozik már ott, aki elhelyezte a fájlt rendszerben. Ezért kiemelt jelentősége van annak, hogy csapatszinten egységes ügyviteli rendszert használjon az ügyvédi iroda, és abban egységes elvek mentén mentsék el a fájlokat – emelte ki dr. Krámli Gergely és dr. Kósa Lehel.
Önmagában az ügyviteli rendszer bevezetésével nem oldódik meg a fájlok elmentésének ügye, az ugyanis a szervezetre vár, hogy kitalálja ennek a logikáját, beleértve az ügystruktúra rendszert, az ügyszámozást, a mentéseket, stb. Ha teljesen újonnan vezeti be az ügyvédi iroda az ügyviteli rendszert, akkor ezt fel kell építeni, ki kell találni, ezt nem spórolhatja meg.
Beépített integrációk jelentősége
A Jaczkovics Ügyvédi Iroda számára alapvető volt, hogy az ügyviteli rendszer beépített integrációkkal rendelkezzen (Cégkapu, Opten céginformációs adatbázis). A Praetor ezt biztosítja, továbbá a számlázz.hu, az MS Office, és a Jogtár is össze van kötve a szoftverrel. Íme pár példa, hogyan segítik az integrációk a mindennapi munkavégzést.
Automatikus értesítések
Az Opten integráció lehetőséget nyújt a cégfigyelésre, így ha az adott cég felszámolás, csőd, végelszámolás, más negatív eljárás alá kerül, akkor arról automatikusan azonnal értesítést kapnak, a változáshoz képest egy napon belül.
Kisebb hibalehetőség
A Cégkapu integráció lehetővé teszi, hogy a fájlokat egy kattintással lekérje az ügyvédi iroda, és már csak annyi a dolguk, hogy ezeket elhelyezzék az adott ügyekben. Nem fordulhat elő, hogy nem töltenek le egy dokumentumot, vagy a letöltött fájlt elfelejtik felvinni a rendszerbe, emiatt fontos határidőket mulasztanak el.
Kevesebb adminisztrációs munka
A munkaidő, valamint a kiszámlázott idő rögzítése, a számlák előállítása és kiküldése komoly adminisztrációs terhet jelent az ügyvédi iroda számára. Mint a Jaczkovics Ügyvédi Iroda képviselői fogalmaztak, a korábbi ügyviteli szoftver idején jóval nagyobb számú titkársági adminisztrációval dolgoztak, akiknek havonta 1 hét a számlázások összeállításával telt el igen intenzív munka mellett. A Praetor bevezetését követően lényegesen kisebb személyi adminisztrációval dolgoznak, amiben szerepet játszik, hogy egyetlen felületet kell használniuk, a korábbi, különböző Excel táblázatok helyett.
A Praetorban egyszerűen vezethető az időnyilvántartás, akár mobilról is (Praetor app), amit az ügyvédi irodák a hónap végén összesíthetnek, a jóváhagyást követően pedig a számlázz.hu-val véglegesíthetnek, és így küldhetik ki a számlákat a partnereik felé.
Egyedi funkciók ügyvédi irodákra szabva
Gyors riportkészítés
A Praetor használatával egyszerűen, egy gombnyomással elemzések, riportok készíthetők akár a munkaidő-nyilvántartásról, vagy a folyamatban lévő ügyekről. Ezáltal az iroda vezetése is átlátja a belső hatékonyságot, az ügyfélgazdálkodást, illetve az ügyfeleik kérésére is gyorsan reagálni tudnak, ha például egy könyvvizsgálói jelentéshez olyan információra van szükségük, hogy hány darab peres ügyük volt az előző évben – emelték ki Jaczkovics Ügyvédi Iroda képviselői.
Munkaszervezés egyszerűen
A feladatok menedzselése egyetlen felületen, egyszerűen kezelhető a Praetorban. Feladatokat rendelhetnek egymásnak az irodai munkatársak, amiről a rendszer automatikus e-maileket is küld, mint ahogy a közelgő határidőkről is. Emellett határidőket lehet megadni akár egy adott üggyel, vagy dokumentummal kapcsolatban, amelyek könnyen követhetők a színkódok révén.
Gyors keresés
Az ügyviteli rendszer egyik fő jellemzője az is, hogy gyors, teljes szöveges keresés, szűrők használata segíti a kívánt anyagok megtalálását.
3 fő gondolat az ügyviteli rendszer bevezetésével kapcsolatban
1. Fókuszáltabb munkavégzés
A munkából akkor lehet a legjobban kizökkenni, ha a használt rendszer lassú, vagy gyakran lefagy. Mivel az ügyviteli rendszert az ügyvédi iroda nagy része felhasználói szinten használja a napi munkája során, így fontos volt, hogy gyors legyen, és egyszerűen megérthető.
2. Adminisztrációs terhek erőteljes csökkenése
Az ügyviteli rendszer bevezetésével az egyik fő cél, hogy időt spóroljanak a munkatársak. Egy ügyvédi irodában a munkaidő 25-30%-át könnyen elviheti az adminisztráció, ami arányt a Jaczkovics Ügyvédi Irodában sikerült erőteljesen lecsökkenteni a szoftver használatának köszönhetően.
3. Évekre előre érdemes gondolkodni
Ha ügyviteli rendszert nem vezet be az ügyvédi iroda, ugyan megspórolhat ezzel valamennyi időt, de ez csak egyszeri spórolás. Azért kell ügyviteli rendszert bevezetni, hogy rengeteg időt spóroljanak meg hosszútávon. Az elején nyilván ez nehézséget jelent, hiszen többletenergiát kell ráfordítani a projektre, de abszolút megtérül. Mint a Jaczkovics Ügyvédi Iroda képviselői rámutattak, megspórolhattak volna 1-1.5 hónapnyi plusz munkavégzést, ám akkor nem ott tartanának, ahol most vannak.
Nézze meg a webináriumról készült videónkat!
Ismerje meg Ön is a Praetor ügyvédi ügyviteli szoftvert!Kérjen személyre szabott ingyenes bemutatót és kollégáink megmutatják, milyen előnyei származhatnak az ügyvédi irodának a Praetor használatából!
