Prettiger werken, effectiever werken en tijdwinst boeken als het gaat om het verwerken van facturen; het klinkt als een utopie. Toch kun je eraan werken door processen in je organisatie aan te pakken. In deze blog geeft Basecone je 5 business-hacks mee om processen eenvoudiger te maken.
#1 Kappen met die afleiding
Een veelgehoorde hack, die toch te vaak ondersneeuwt: zorg dat je afleiding zoveel mogelijk uit zet. Of het nu gaat om het geluid dat je e-mailprogramma geeft bij een nieuwe mail of ‘je hebt nieuwe berichten’-bolletje op een app op je telefoon: zet ze op stil. Met alle afleidingen op stil is het makkelijker te focussen op dat wat er echt toe doet. Én je wint er tijd mee: elke afleiding zorgt dat je weer opnieuw in de taak of het gesprek moet duiken en dat kost tijd.
#2 Stop met zoeken naar documenten
Een factuur autoriseren of verwerken, zo gedaan, toch? Maar waar kun je de bijbehorende offerte vinden of de de reden van afwijzing van een andere autorisator? Het zoeken naar documenten neemt ongemerkt een groot deel van je werk in. Zonde!
Voorkom zoeken naar documenten door beknopt op één A4 te zetten wat waar staat. Of beter: zorg dat je het op één centrale plek, in een software of tool, hebt staan. De software van Basecone zorgt er bijvoorbeeld voor dat een autorisator direct de factuur en notities bij de hand heeft voor het goed- of afkeuren van de factuur.
#3 Maak autoriseren van facturen makkelijker
Wijs je nu per factuur een autorisator handmatig toe? En mail je dan naar collega’s of klanten om de factuur geautoriseerd te krijgen? Pak het proces aan en maak het makkelijker en eenvoudiger voor jezelf én voor de autorisatoren!
Gebruik software om het autoriseren makkelijker te maken. Met Basecone heb je grip op het proces. Wijs autorisatoren automatisch toe op basis van criteria. Denk bijvoorbeeld aan de naam van de leverancier of het totaalbedrag. Autorisatoren hebben inzicht in alle documenten en hoeven nooit naar de factuur te zoeken. Bovendien kan de autorisator dankzij de mobiele app overal en altijd facturen bekijken, en goed- of afkeuren.
#4 Verwerk facturen sneller digitaal
Gegevens van een factuur handmatig overnemen voor je de factuur boekt? Verwerk ze sneller digitaal! Zeker met een tool die al gegevens van de factuur voor je herkent en in de boeking verwerkt. Zo hoef jij het nog alleen maar te checken. En kun je ze ook nog eens met meerdere tegelijk boeken.
In de software van Basecone worden documenten real time verwerkt en naar een gekoppeld boekhoudpakket gestuurd. Met opgeslagen boekingsgegevens - zoals administratieve gegevens van je leverancier - en herkenningssoftware staat de boeking al snel volledig voor je klaar.
#5 Voldoe eenvoudig aan de bewaarplicht facturen van de Belastingdienst
“U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op”, stelt de Belastingdienst.
En: “U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. [...] Als u aan de voorwaarden voldoet, hoeft u de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren.”
Deze business-hack is om al je facturen digitaal te bewaren, zowel originele papieren en bonnetjes als digitale facturen. Op deze manier voldoe je eenvoudig aan de bewaarplicht facturen van de Belastingdienst.
In Basecone lever je bonnetjes, facturen en documenten eenvoudig en snel aan. Daar blijven ze 10 jaar veilig opgeslagen.
Bonus business-hack: herijk bestaande processen
Kloppen processen van vorig jaar nog met de realiteit van vandaag? Bonus-hack: herijk bestaande processen met enige regelmaat. Klanten, en hun ondernemingen, veranderen en dat geldt ook voor jouw kantoor. Durf processen aan te pakken voor makkelijker werk én tijdswinst. Bekijk (vastgelegde) processen en wijzig ze om beter bij de realiteit te laten aansluiten. Bouw geen processen om, maar bekijk ze met een frisse blik. Basecone helpt je graag om jouw extra paar ogen te zijn. Zo blijf je effectief werken!
