Gelegentlich wird fälschlicherweise „Case Management" synonym verwendet. Tatsächlich bezieht sich dieser Fachbegriff jedoch ausschließlich auf die Organisation und Verwaltung von Dokumenten zu Rechtsstreitigkeiten.
Die Vorteile von digitalem Matter Management (DMM)
Der Einsatz von Matter Management Software kann die Identifizierung, Dokumentation und effizienten Verwaltung von Rechtsangelegenheiten signifikant verbessern. Durch die Optimierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen wird die Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten beschleunigt, sodass Teammitglieder sich auf wertschaffende Aufgaben konzentrieren können. Ferner ermöglicht die zentrale Datenhaltung eine organisierte und schnelle Verfügbarkeit von relevanten Dokumenten und Informationen.
Darüber hinaus ermöglicht die Echtzeit-Überwachung von Rechtsangelegenheiten ein zeitnahes Handeln bei Änderungen oder Fristen, wodurch Verzögerungen vermieden werden. Die verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und externen Partnern fördert auch einen reibungslosen Informationsaustausch und eine effektive Bearbeitung von Herausforderungen. Zudem stehen aussagekräftige Analysen und Berichte über aktuelle und abgeschlossene Rechtsangelegenheiten zur Verfügung, wodurch die fundierte Entscheidungsfindung erleichtert und Prozesse weiter optimiert werden.
Zu guter Letzt bieten moderne Softwarelösungen robuste Sicherheitsmaßnahmen, die die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Daten gewährleisten und gleichzeitig Compliance-Anforderungen erfüllen. Dies verleiht Ihrem Unternehmen das Vertrauen ihrer Kunden und Geschäftspartner und stärkt seine Reputation.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Matter Management Software Unternehmen die Möglichkeit bietet, ihre Ressourcen besser zu nutzen, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig eine präzisere und effizientere Verwaltung von Rechtsangelegenheiten zu gewährleisten. Sie ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen und Rechtsabteilungen, die im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig bleiben möchten.
Was gilt es bei der Wahl der Software zu beachten?
Es stehen zahlreiche Softwarelösungen zur Verfügung, die Ihr Matter Management erheblich verbessern können. Selbst Standardsoftware wie Microsoft Excel oder Dropbox können als digitales Matter Management bis zu einem gewissen Grad ausreichen. Es gibt auch spezialisierte Software, sogenannte Point Lösungen, mit denen Sie beispielsweise das Vertragsmanagement oder Spend Management separat verwalten können. Allerdings können die Verwendung mehrerer solcher spezialisierten Lösungen Herausforderungen mit sich bringen, wie z.B. Integrationsprobleme, Datensilos und Ineffizienzen. Die IT-Abteilung drängt allerdings oft auf eine Vereinfachung der Technologie-Infrastruktur und daher zeichnet sich ein deutlicher Trend ab: Weg von Point Lösungen hin zu All-in-One Lösungen, die alle Aufgaben der Rechtsabteilung in einem zentralen System bündeln. Vom Vertrags- und Beteiligungsmanagement bis hin zum Spend Management oder abteilungsübergreifender Zusammenarbeit werden alle Bedürfnisse in einem integrierten, ganzheitlichen Ansatz abgedeckt.
In den letzten Jahren haben Rechtsabteilungen daher vermehrt auf ganzheitliche Cloud-Plattformen wie Legisway gesetzt, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Diese umfassenden Lösungen bieten eine nahtlose Integration und ermöglichen eine effiziente und optimierte Verwaltung aller Aspekte des Matter Managements in einem einzigen System.
