Software-implementatie in advocatenkantoren: het veranderingsproces

In moeilijke tijden is verandering overal. Digitale tools maken ons dagelijks werk op veel manieren gemakkelijker en nemen vervelende taken van ons over. Maar soms kunnen ze de context waarin we werken ook verslechteren, omdat ze ons dwingen tot vaste procedures in situaties waarin we eerst persoonlijke vrijheid hadden. Digitalisering betekent altijd wennen aan nieuwe werkwijzen.

Digitalisering in advocatenkantoren anno 2022

Advocatenkantoren ontkomen niet aan digitalisering. Soms gaan ze niet met de volle overtuiging op zoek naar software om efficiënter met cliënten te kunnen samenwerken en implementeren ze een pakket, om er vervolgens achter te komen dat dit niet goed werkt. Contact opnemen met de softwareprovider helpt niet altijd, gebruikers beginnen te klagen dat het minder efficiënt is dan vroeger en iedereen raakt gefrustreerd.

Hoe laat u uw software-implementatieprojecten slagen?

Software-implementatieprojecten slagen alleen als vooraf duidelijk is dat de software meer moet kunnen dan het advocatenkantoor helpen bij wat het nu al doet, maar dan beter. Het introduceren van nieuwe software moet worden gezien als een kans om processen opnieuw te definiëren en helemaal opnieuw op te zetten. Hiervoor moet u een veelzijdig team opstellen dat het doel bepaalt en de voorwaarden definieert voordat het daadwerkelijke proces om software te selecteren en te ontwikkelen van start gaat. De implementatie moet gestructureerd verlopen en geleid worden door een projectmanager of verantwoordelijke met een duidelijk mandaat.

Maar structuur staat niet los van cultuur: verandering brengt weerstand met zich mee. Daarom moeten advocaten, alvorens ze een softwareproject opstarten, eerlijk kijken naar mogelijke weerstand tegen verandering en openlijk praten over dit onderwerp, en eventueel externe hulp inroepen. Omdat weerstand tegen verandering te verwachten is, hebben kantoren een framework nodig om hiermee om te gaan. Consultants kunnen hierbij helpen: zij luisteren, rapporteren, vertalen, zorgen voor discipline en bemiddelen.

Uiteindelijk is het succes van een softwareimplementatieproces heel afhankelijk van hoe het door de vennoten wordt gepresenteerd: als verandering wordt geïntroduceerd en ervaren als vervelend, zal het kantoor meestal worstelen met de implementatie, terwijl als verandering wordt gezien als een kans om inefficiënte werkprocessen te verbeteren en goede processen nog verder te verbeteren, dan zal het kantoor meestal herboren uit het proces komen.