Binnen een accountantskantoor lopen tal van documentenstromen. Het is van groot belang voor onder andere de accountant, om inzicht te hebben in deze documentenstromen. Aan de hand van verschillende software, gericht op de accountancymarkt, kunnen accountants documenten digitaal aanleveren en ontvangen van klanten en collega’s. Toch verloopt de laatste stap, het ondertekenen van de documenten, binnen veel organisaties nog op papier. Maar wist je dat een digitale handtekening zetten veel voordelen biedt? De redenen voor jouw organisatie om over te stappen op digitaal ondertekenen zijn eindeloos. Wij hebben vijf redenen voor jou op een rijtje gezet.
Een digitale handtekening zetten versnelt de doorlooptijd
Ouderwets ondertekenproces
Je kent het vast wel, het contract is mondeling al rond en er moet ‘alleen nog even ondertekend worden’. Het oude ondertekenproces waarbij alle handtekeningen op papier moeten worden gezet kan soms wel dagen tot weken in beslag nemen, afhankelijk van het aantal interne- en externe ondertekenaars. Een contract wordt opgesteld, geprint, intern ondertekend, gescand, per mail of per post verzonden naar de externe ondertekenaars die vervolgens dezelfde acties uitvoeren.
Een 80% sneller digitaal ondertekenproces
De doorlooptijd van het ondertekenproces kan met een online handtekening wel 80% worden versneld. Met het digitale ondertekenproces voeg je enkel de documenten, de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode toe en start je de transactie. De ondertekenaars ontvangen een melding om het document te bekijken en digitaal te ondertekenen. ValidSign bijvoorbeeld maakt het mogelijk om plaats, tijd- en device onafhankelijk digitaal te ondertekenen waardoor documenten binnen een paar minuten zijn ondertekend.
Een online handtekening biedt meer beveiliging
Tijdens het zetten van de digitale handtekening wordt middels digitale gegevens zowel de naam en het mailadres van de ondertekenaar, als de tijd en datum van ondertekening vastgelegd. Daarnaast wordt een document verzegeld zodra alle benodigde handtekeningen zijn gezet. Hierdoor blijft ook de elektronische variant onveranderd en rechtsgeldig. Afhankelijk van de wens van de klant en de bewijslast van te ondertekenen documenten kan je ook nog eens extra verificatiemethodes inzetten. Denk bijvoorbeeld aan een TAN-code via SMS of bankauthenticatie. Een papieren document blijft op een bureau liggen, raakt kwijt in de post en kan worden gelezen door mensen waarvoor het document niet bestemd is. Met digitaal ondertekenen ben je daar in één keer vanaf.Een digitale handtekening is milieuvriendelijk
Voor veel organisaties is het tegenwoordig belangrijk te opereren met het milieu in het achterhoofd. Door volledig digitaal te ondertekenen verkrijg je alle benodigde handtekeningen zonder dat er papier aan te pas komt. Printen is er immers niet meer bij. Op deze manier blijven enorm veel bomen behouden en daalt onnodig waterverbruik aanzienlijk. Een ValidSign gebruiker werkt daarom actief mee om de ecologische voetafdruk te beperken. In 2020 heeft ValidSign samen met haar klanten 108.862 kg hout en 2,4 miljoen liter water bespaard door documenten digitaal te ondertekenen.
Betere beheersing van documentenstromen
Met de digitale handtekening verspil je geen tijd meer aan het achterhalen van de persoon bij wie het te ondertekenen document is blijven liggen. Vanuit het overzichtelijke dashboard beheer je alle in- en uitgaande transacties. En in één oogopslag zie je wat de status is. Is het document nog niet digitaal ondertekend? Dan zie je direct bij wie het document ligt en maakt ValidSign het mogelijk om deze persoon een herinnering te sturen, zodat het vervolgens alsnog ondertekend retour komt.
Een digitale handtekening betaalt zich terug
Risico's en kosten beperken
Wanneer je digitaal ondertekenen afzet tegen de ‘natte’ handtekening zijn veel mensen verbaasd over de kosten van de handtekening op papier. De kosten voor printen, papier en verzendkosten lopen flink op. Daarnaast moet je ook rekening houden met tijd die werknemers bezig zijn om documenten ondertekend te krijgen. Zij besteden veel tijd aan het onderzoeken of documenten juist zijn ondertekend, waar documenten zich in het ondertekenproces bevinden en ondertekenaars helpen herinneren om een document retour te sturen. Een klein percentage documenten raakt zelfs kwijt, wat allerlei risico’s met zich meebrengt. Nu je weet dat de doorlooptijd van het ondertekenproces met wel 80% versneld kan worden, begrijp je waarschijnlijk wel dat een digitale handtekening zetten zich binnen een mum van tijd terugverdient.
Digitaal ondertekenen helpt ook jou
Er zijn eigenlijk geen redenen voor een accountantskantoor om niet over te stappen op een digitale handtekening. Wil je meer weten over ValidSign of er direct mee beginnen? Klik voor meer informatie op 'Vraag een persoonlijke demo aan’. Wil je in Alure Online gebruik maken van digitaal ondertekenen via ValidSign? Lees dan verder over de functie digitaal ondertekenen van Alure Online.
