A digitalizáció térnyerése a jogi szektort sem kerüli el, a kérdés csupán az, hogy a technológiai fejlődéshez milyen ütemben és milyen módon alkalmazkodnak az ügyvédi irodák. Egyre több az adat, az adminisztráció, a szabályozás, a megoldandó ügy, miközben az ügyfelek is megoldást szeretnének a problémáikra, méghozzá azonnal.
A jogi szektorban megvalósult IT fejlesztések meglehetősen változatosak, jelen vannak ugyan a mesterséges intelligencián, a machine learning-en alapuló megoldások, ám csekély részarányban. Van példa arra, hogy kisvállalati ERP rendszereket próbálnak az egyéni igényekre szabni az ügyvédi irodák, illetve egyre többen alkalmaznak praxismenedzsment szoftvert. A hazai ügyvédi irodák technológiai fejlettségét mutatja, hogy alig 10% használ valamilyen digitális megoldást (ERP, CRM, praxismenedzsment szoftver, stb.), míg ez az arány Németországban 80, Ausztriában közel 70, Csehországban 30-50%-ra tehető.
Ahhoz, hogy az ügyvédi iroda minél költséghatékonyabban tudjon működni, olyan ügyviteli rendszerrel kell rendelkeznie, amelynek a funkciói kifejezetten az igényeikre van kifejlesztve.
A jogi technológia a jogászok közel 80% szerint egyre nagyobb szerephez jut, ám alig 35% véli, hogy ehhez kellőképpen fel van készülve. A technológiai felkészültség ugyanakkor kulcsszerepet játszik abban, hogy az irodák mennyire tudnak megfelelni az ügyfelek elvárásainak.
Cikkünkben sorra vesszük, hogy egy jól kiválasztott ügyviteli szoftver hogyan tudja hatékonyabbá tenni az iroda működését, és mi az a 6 fő szempont, amit mérlegeljen egy szoftver kiválasztása során.
1. Funkcionalitás
Az adminisztratív terhek csökkenése, hatékony időmenedzsment
A digitalizáció térnyerésével egyre bővül az adott ügyekhez kapcsolódó adatmennyiség, a szabályozások köre, amit az ügyvédeknek minél gyorsabban kellene feldolgozniuk, figyelembe venniük. A dokumentumok kezelése, az e-mailek számontartása, az iratok bevitele egy ideig még megoldható például egy Excel táblázattal, de a növekvő adatmennyiséggel együtt nő az információvesztés kockázata, a hibák lehetősége.
A Wolters Kluwer Praetor szoftverével egyetlen felületre kerül az ügyvédi iroda összes dokumentációja, amelyekhez – az egyénileg beállítható felhasználói jogosultságoknak megfelelően – bárhonnan, bármikor hozzá lehet férni. Ezáltal lehetővé válik a gyors keresés, a szűrők használata, amellyel gyorsabban megtalálhatja a kívánt információkat.
A központi adattár a munkaszervezési nehézségeket is megoldja: a feladatok az iroda minden alkalmazottja számára átláthatóvá válnak, és a szabadság, távozás sem okoz kiesést, a munkát ugyanis egyszerűbben át lehet adni.
A Jogtár® automatikusan frissülő adatbázisának összekapcsolásával a jogszabályokat egyetlen kattintással hozzárendelheti hivatkozás formájában egy adott ügyhöz, amivel teljeskörűvé válik az ügynyilvántartás.
A Praetor számos olyan szolgáltatást tartalmaz, amellyel számottevően csökkentheti az adminisztrációra szánt időt. Ilyenek például az intelligens sablonok, automatikus dokumentum számozás és verziókövetés, revíziós archívum, egyszerű dokumentumküldés.
Gyors, egyszerű riportkészítés
Az idő és a költségek nyomon követése, a munkatársak leterheltségének áttekintése alapvető az iroda működésének optimalizálása szempontjából.
A Praetor használatával – pár kattintással - olyan elemzéseket, jelentéseket készíthet, amellyel átláthatja például az egyes munkatársak munkával töltött és kiszámlázott idejét, vagy éppen az egyes ügyfélakták hozamát. Olyan jelentést is készíthet, amely áttekintést ad a határidőkről, a feladatokról, a számlaegyenlegről, valamint a fizetési kimutatásról.
Peres ügyek határidejének nyomon követése
Ha egy felületen átlátja az ügyvédi iroda aktuális feladatait, határidőket, akkor nem fordulhat elő, hogy elfelejt egy büntetőjogi vagy szervezeti határidőt, ami negatív következményekkel is járhat.
A Praetorral egyszerűen áttekintheti az eljárási, polgár jogi, büntetőjogi és szervezeti határidőket. A szoftver e-mailben összesítést is küld a nyitott feladatokról és határidőkről.
Egyszerűen adhat meg határidőket, ami közvetlenül hivatkozhat egy adott ügyre, beérkezett levélre vagy dokumentumra, továbbá számos alapján szűrhet a határidők között.
2. Felhasználóbarát felület, egyszerű kezelhetőség
A legtöbb esetben azért halasztják el az ügyvédi irodák a technológiai beruházásokat, mert nem rendelkeznek IT szakemberekből álló csapattal, nem ismerik a piacon fellelhető alkalmazásokat, termékeket, tartanak a változástól, illetve nem szívesen változtatnának a munkafolyamatokon.
A Praetor felhasználóbarát felülettel rendelkezik, az alkalmazását áttekinthető navigáció könnyíti meg. A szoftver használatához teljes körű képzést, online műszaki támogatást nyújtunk, valamint aktív támogatást (support) biztosítunk a rendszer implementálása és használata során.
Az ügyvédi iroda meglévő rendszeréből történő adatimportálást is gördülékenyen megoldjuk több éves tapasztalatunknak köszönhetően.
3. Integráció más rendszerekkel
Ha az ügyvédi iroda által használt szoftver össze van kapcsolva különböző rendszerekkel (számlázás, dokumentum szerkesztés, cégtár, jogszabály adatbázis, stb.), akkor számos folyamat automatizációja is megvalósulhat.
A Praetor esetében több rendszer integrációját is megvalósítottuk. Beépített számlázási modullal (számlázz.hu) rendelkezik, ami biztosítja a számlázást és az automatikus adatszolgáltatást a NAV felé.
Az MS Office integrációval lehetővé válik a tárolt dokumentumok szerkesztése, a korábbi verziók megnyitása a dedikált Office alkalmazásban (Word, Excel, PowerPoint) úgy, hogy közben nem kell kilépnie a Praetorból.
Az Opten céginformációs adatbázissal való összekapcsolás révén a jogi személyek adatai automatikusan feltöltődnek adószám, cégjegyzékszám és cégnév alapján.
Az ügyvéd Jogtár és a Praetor integrációjáról már korábban szó volt, amely gördülékenyebb információáramlást, hatékonyabb munkafolyamatokat eredményez.
4. Adatbiztonság
Az ügyféladatok biztonságos tárolása alapvető az ügyvédi irodák esetében.
A Praetor a legmagasabb szintű IT adatbiztonságot nyújtja, irodán kívüli használat esetén is. A szoftver kizárólag élvonalbeli, a legjobb tanúsítványokkal rendelkező technológiákat használ. A jelszavas védelem és az SSL-titkosítás mellett a szolgáltatás naprakész automatikus adatmentést is tartalmaz. Mindegyik Praetor-felhasználó számítógépén egy kliens szoftver van telepítve, amellyel bárhonnan csatlakozhat biztonságos és titkosított adatkapcsolaton keresztül (SSL-titkosítás), egyedi felhasználónév és jelszó megadásával.
5. Folyamatos fejlesztés
Fontos, hogy az ügyvédi iroda olyan technológiai megoldást válasszon, amely folyamatosan támogatja a bővülését.
A Praetor fejlesztése, bővítése folyamatos, amelynek köszönhetően a felhasználók biztosak lehetnek abban, hogy a bővülő funkciók és kényelmi szolgáltatások követik a változó igényeiket, javítják versenyképességüket, hatékonyságukat.
Az új fejlesztésekhez a Praetor felhasználói automatikusan hozzáférhetnek.
6. IT fejlesztés költségei
Az IT fejlesztések komolyabb kiadásokkal járhatnak, amit többen nem szívesen vállalnak be a jelenlegi helyzetben, avagy nem bíznak abban, hogy a befektetés megtérül. A digitális megoldások alkalmazásán több ok miatt sem érdemes spórolni: az adatok egyértelműen alátámasztják, hogy azok az ügyvédi irodák, akik támaszkodnak a technológiára, eredményesebbek. A FRL felmérése szerint a technológiai megoldásokat használó irodák közel 64%-a tudta növelni profitját 2022-ben, míg azok közül, akik nem ezt az utat választották, csak 46% tudott javítani az eredményén.
Az irodák technológiai felkészültsége azért is lényeges, mert csak így tudják gyorsan és hatékonyan kiszolgálni az ügyfeleket, illetve reagálni a változó ügyféligényekre.
A fejlett digitális háttér az új tehetségek bevonzásában, a meglévő munkaerő megtartásában is fontos szerepet játszik.
