Lever je als kmo goederen of diensten aan de overheid in België? Dan is elektronische facturatie (e-invoicing) niet langer een optie, maar een verplichting. Zowel de Vlaamse als de federale overheid voeren digitaal factureren stapsgewijs in. Maar wat houdt dat precies in? En hoe bereid je jouw onderneming hierop voor?
Wat is e-invoicing voor overheden?
E-invoicing of elektronische facturatie betekent dat je facturen digitaal verzendt en verwerkt, zonder papieren versie of pdf. De overheid aanvaardt enkel facturen in een gestructureerd formaat, zodat deze automatisch kunnen worden ingelezen in boekhoudsoftware.
Belangrijk: een pdf-factuur voldoet niet aan de wettelijke verplichting voor e-invoicing.
Voor wie is e-invoicing aan de overheid verplicht?
Sinds 1 januari 2026 is e-invoicing verplicht voor alle bedrijven die leveren aan overheidsinstellingen. Dit geldt zowel voor federale als Vlaamse instellingen. Regionale en lokale overheden volgen binnenkort.
Voorbeelden van leveranciers:
- IT-dienstenleveranciers
- Kantoormateriaalverkopers
- Bouwbedrijven en aannemers
- Dienstverleners in zorg, HR, consultancy…
Werk je voor of via een aanbesteding met een overheidsdienst? Dan moet je e-factureren.
Waarom schakelt de overheid over op digitale facturatie?
De beslissing van de Vlaamse en federale overheid om elektronische facturatie voortaan als standaard te hanteren, is een duidelijk signaal naar de bedrijfswereld. Concreet betekent het dat alle bedrijven die aan overheidsinstanties leveren hun facturen digitaal verzenden én dat de overheid ze digitaal verwerkt. Minder papier, minder fouten en strikter gerespecteerde betalingstermijnen zijn slechts enkele voordelen. Met de maatregel hoopt de overheid bovendien ook bedrijven in de B2B-omgeving te stimuleren om zoveel mogelijk elektronisch te factureren.
De overheid wil de administratie moderniseren en facturatie efficiënter en transparanter maken. De voordelen zijn duidelijk:
- Minder fouten
- Snellere betalingen
- Lagere administratieve kosten
- Betere opvolging en controle
Bovendien stimuleert de overheid met deze maatregel ook B2B-bedrijven om versneld over te schakelen op elektronische facturen.
Hoe verstuur je een geldige e-factuur?
Wat is het Mercurius-platform?
Voorlopig zetten enkel de Vlaamse en federale overheid in op e-invoicing, maar op termijn moeten ook regionale en lokale overheidsdiensten elektronische facturatie ondersteunen. Daarvoor creëerden de Belgische overheden het Mercurius-platform. Dat moet ervoor zorgen dat alle e-facturen van leveranciers bij de juiste overheidsdienst terechtkomen.
De inspanningen van de Belgische overheid kaderen in een plan van de Europese Commissie om de papieren factuur terug te dringen. Zo wordt de e-factuur vanaf 1 januari 2026 ook de norm voor alle transacties tussen ondernemingen.
E-invoicing met Wolters Kluwer-boekhoudsoftware
Werk je met een boekhoudoplossing van Wolters Kluwer? Dan ben je meteen klaar voor de overstap. Al onze kmo-pakketten, zoals Adsolut, ondersteunen het e-fff formaat volledig. Je verstuurt én ontvangt e-facturen digitaal, met automatische verwerking tot op detailniveau.
Het gevolg? Je spendeert minder tijd aan facturatie en opvolging én maakt minder fouten.
Voordelen van onze e-invoicing-oplossing:
- Volledig geïntegreerd in je boekhouding
- Geen extra tools of conversies nodig
- Minder manueel werk en minder fouten
- Klaar voor alle overheidsinstanties én B2B-e-facturatie in 2026
Klaar om e-facturen te versturen?
Wacht niet tot de deadline van 2026. Met de boekhoudsoftware van Wolters Kluwer zet je vandaag al de stap naar efficiënte en wettelijk conforme facturatie.
Ontdek onze oplossingen voor e-invoicing en bereid je kmo moeiteloos voor op de digitale toekomst.
