De kleineondernemersregeling, kortweg kor?

De btw staat bekend als een “moeilijke” belasting. In het bijzonder kleine ondernemers vinden het niet evident om de complexe btw-regels correct te interpreteren en toe te passen in hun boekhouding en belastingaangiftes. Daarom werden al bij de inwerkingtreding van het btw-systeem 50 jaar geleden twee bijzondere regelingen ingevoerd: de forfaitaire regeling voor kleine ondernemingen in bepaalde sectoren, met een jaarlijks omzetcijfer van minder dan 750.000 EUR en de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, met een jaarlijks omzetcijfer van minder dan 25.000 EUR.

Bron: monKEY - 'Kleine ondernemingen' van Sven Reynders
Nog geen abonnee van monKEY? Vraag uw gratis proefperiode aan

Nieuwe Europese btw-regels voor kleine ondernemers op komst

Vanaf 1 januari 2025 gelden in heel Europa nieuwe btw-regels voor kleine ondernemers. Lidstaten zullen onder meer verplicht zijn om hun nationale vrijstellingsregeling ook toe te passen op ‘in andere EU-lidstaten gevestigde ondernemers’. Dat is momenteel niet het geval. Uiteraard zullen er strikte voorwaarden gelden en zal de toepassing van de nieuwe regels nauwgezet worden gemonitord. De Europese Commissie bepaalt nu hoe die monitoring zal verlopen, op welke manier de lidstaten informatie zullen uitwisselen met elkaar en hoe de bevoegde autoriteiten geautomatiseerde toegang hebben tot de gegevens die het kader van de nieuwe regeling worden verzameld.

Vanaf 2025 zullen EU-lidstaten dus verplicht zijn om hun nationale vrijstellingsregeling ook toe te passen op ‘in andere EU-lidstaten gevestigde ondernemers’. Maar de betrokken ondernemers zullen alleen beroep kunnen doen op de vrijstelling als hun EU-omzet niet hoger is dan 100.000 euro. Het is aan het land van vestiging om dat te monitoren. Ondernemers die van de vrijstelling gebruik maken in een ander EU-land zullen ieder kwartaal aan hun land van vestiging de totale waarde van de leveringen en diensten verricht in de eigen lidstaat en de andere lidstaten moeten rapporteren. Bovendien zijn ze verplicht om de eigen lidstaat op de hoogte te brengen bij overschrijden van de drempel van 100.000 euro. En dat binnen de 15 dagen. De Europese Commissie legt nu een aantal minimumfunctionaliteiten vast voor de elektronische interface die in de lidstaten van vestiging door de belastingplichtigen wordt gebruikt voor de kennisgevingen en rapporteringen. De interface moet bijvoorbeeld de mogelijkheid bieden om informatie (en wijzigingen ervan) op te slaan.

De lidstaat van vestiging is verplicht om de bevoegde autoriteiten van andere EU-lidstaten te informeren over de gegevens die in het kader van de vrijstellingsregeling worden verzameld. Of via het gekende ‘Common Communication Network/Common System Interface (CCN/CSI-netwerk)’ of via een gelijkwaardig beveiligd netwerk of systeem voor geautomatiseerde toegang.

Via dat systeem moet de bevoegde autoriteit onder meer toegang krijgen tot het individuele identificatienummer van de belastingplichtige, zijn identiteitsgegevens (naam, activiteit, bedrijfssector, rechtsvorm, adres), de lidstaten waar hij gebruik maakt van de vrijstelling, het totale bedrag van goederenleveringen en/of diensten en de datum waarop de EU-jaaromzet is overschreden. De lidstaat van vestiging gebruikt het systeem ook om de bevoegde autoriteiten van de lidstaten van vrijstelling in te lichten over de voorafgaande kennisgevingen van de belastingplichtigen waarin ze hun voornemen te kennen geven om de vrijstelling te willen gebruiken) of om hen te informeren over belastingplichtigen die hun rapporteringverplichtingen niet naleven. Ook de lidstaat van vrijstelling gebruikt het systeem om de nodige informatie door te geven aan de lidstaat van vestiging. Bijvoorbeeld om de datum door te geven waarop de bijzondere regeling voor kleine onderneming niet langer van toepassing is.

De lidstaten moeten tot slot ook onderling algemene informatie uitwisselen over de toepassing van de nieuwe regels. Dat doen ze via het daarvoor opgezette webportaal van de Europese Commissie.

Wat houdt de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen momenteel in? 

De kleineondernemersregeling (kor) stelt kleine ondernemingen, met een jaarlijks omzetcijfer van maximaal 25.000 EUR, vrij van een aantal btw-verplichtingen. Zij moeten geen:

• btw aanrekenen aan hun klanten;
• btw doorstorten aan de Schatkist;
• periodieke btw-aangiften indienen.

Daartegenover staat dat zij in geen enkel geval de btw die zij aan hun leveranciers hebben betaald, in aftrek kunnen brengen. Op de facturen of op de als zodanig geldende stukken die zij uitreiken voor de door hen geleverde goederen of verrichte diensten mogen zij uiteraard geen btw vermelden; wel de vermelding "Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen".

Welke juridische vorm de kleine ondernemingen hebben aangenomen, speelt geen enkele rol. De vrijstellingsregeling geldt voor natuurlijke personen, personenvennootschappen, kapitaalvennootschappen, verenigingen, openbare instellingen…

Goed om weten is dat deze vrijstellingsregeling optioneel is: de btw-belastingplichtige die aan de voorwaarden voldoet, kan ervoor kiezen om toch aan de normale regeling onderworpen te worden, of eventueel de forfaitaire regeling te volgen, zoals bepaald in art. 56 §1 WBTW, indien deze van toepassing is.

Omgekeerd, kan de btw-administratie ook beslissen om de btw-belastingplichtige aan een andere belastingregeling, zoals de normale of de forfaitaire regeling, te onderwerpen wanneer uit de omstandigheden duidelijk blijkt dat aan de voorwaarden gesteld voor de toepassing van de vrijstellingsregeling niet wordt voldaan. In dat geval wordt de aanvraag (formulier nr. 604.A  met de aangifte van aanvang van een werkzaamheid) verworpen door een gemotiveerde beslissing.

Hoe wordt het omzetcijfer juist berekend? 

Welke handelingen worden al dan niet in rekening gebracht om het jaarlijks omzetcijfer te bepalen?

• WEL
  • Handelingen die aan de btw onderworpen zouden worden indien ze verricht werden door een btw-belastingplichtige onderworpen aan de normale of aan de forfaitaire regeling
  • Handelingen vrijgesteld wegens uitvoer, intracommunautaire leveringen, diplomatieke en consulaire vrijstellingen, internationale organisaties, leveringen van en aan schepen, vliegtuigen
  • Handelingen met betrekking tot onroerende goederen, tenzij die handelingen bijkomstig zijn
  • Financiële handelingen, tenzij die handelingen bijkomstig zijn
  • Handelingen van verzekering en herverzekering, tenzij die handelingen bijkomstig zijn
• NIET
  • Overdracht van lichamelijke of onlichamelijke bedrijfsmiddelen
  • Handelingen die uitgesloten zijn van de vrijstellingsregeling
  • Handelingen verricht door landbouwondernemers die onderworpen zijn aan de bijzondere regeling zoals bedoeld in art. 57 WBTW
  • Andere door het btw-wetboek vrijgestelde handelingen zoals handelingen verricht door geneesheren, rusthuizen, scholen; de door de auteur of toondichter gesloten contracten voor uitgave van letterkundige werken of van kunstwerken; leveringen tegen de nominale waarde van postzegels; weddenschappen, loterijen en andere kans- en geldspelen; diensten en de leveringen van goederen bijkomstig bij deze diensten verleend door verrichters van postdiensten die de verplichting op zich nemen de gehele universele postdienst of een deel daarvan te verzekeren, wanneer deze diensten universele postdiensten betreffen zoals gedefinieerd in artikel 142 van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven
  • Handelingen die plaatsvinden in het buitenland

Wat als de ondernemer zijn activiteit aanvangt in de loop van het kalenderjaar? 

Wanneer de btw-belastingplichtige zijn economische activiteit aanvangt in de loop van een kalenderjaar, wordt het drempelbedrag van 25.000 EUR proportioneel verminderd a rato van het aantal kalenderdagen verstreken tussen 1 januari van het betrokken kalenderjaar en de datum van de aanvang van de activiteit (art. 56bis, § 1, lid 2 WBTW). Deze vermindering pro rata temporis van het omzetcijfer dient echter niet te gebeuren voor seizoensgebonden ondernemingen of ondernemingen die een werkzaamheid uitoefenen op een onderbroken wijze (Circulaire dd. 25.08.2014, nr. 18).

Voorbeeld 1
Een btw-belastingplichtige wenst zijn activiteit te starten op 16 april 2021. Hij wil weten of hij in aanmerking komt voor de toepassing van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Hij raamt zijn omzet voor dat jaar op € 17.000. Het grensbedrag van € 25.000 moet nu als volgt geprorateerd worden: 
€ 25.000 - (€ 25.000 x 105/365) = € 17.808,22
De btw-belastingplichtige komt dus nog in aanmerking voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.

Voorbeeld 2
Een btw-belastingplichtige voor zijn bijkomende activiteit als verkoper van ijs en koude dranken, verkoopt gedurende de twee vakantiemaanden ijsjes en koude dranken aan de kust. Hij is btw-belastingplichtige onderworpen aan de vrijstellingsregeling vanaf 1 mei 2021. De gerealiseerde omzet gedurende de maanden juli en augustus 2021 bedraagt € 3.200. Dit bedrag vormt het omzetcijfer dat zal dienen als referentie. Aangezien het seizoensarbeid betreft, dient er geen aanpassing pro rata temporis te gebeuren.

Hoe gebeurt de controle op het omzetcijfer? 

De btw-belastingplichtige die op 31 december de vrijstellingsregeling toepast, stelt vòòr 31 maart van het volgend jaar de btw-administratie in kennis van het totaalbedrag van de omzet, gerealiseerd in de loop van het voorgaand kalenderjaar. In het geval dat de economische activiteit aanvangt in de loop van het jaar, moet de btw-belastingplichtige bovendien opgeven gedurende welk tijdvak hij die activiteit heeft uitgeoefend.
Deze gegevens worden vermeld in het daartoe bestemde kader van de jaarlijkse opgave van de belastingplichtige afnemers die de btw-belastingplichtige bij de btw-administratie moet indienen overeenkomstig art. 53quinquies WBTW.

Welke belastingplichtigen zijn uitgesloten van de btw-vrijstellingsregeling? 

Omwille van hun hoedanigheid of activiteit kunnen volgende ondernemingen geen gebruik maken van de btw-vrijstellingsregeling:

• btw-eenheden;
• ondernemingen die handelingen verrichten bestaande uit werk in onroerende staat en ermee gelijkgestelde handelingen;
• exploitanten van een inrichting waar regelmatig maaltijden worden verbruikt, ook traiteurs die regelmatig cateringdiensten verrichten en die gehouden zijn aan hun klant een kasticket uit te reiken dat afkomstig is van een geregistreerd kassasysteem;
• ondernemingen die leveringen verrichten van oude materialen, van oude materialen die ongeschikt zijn voor hergebruik in dezelfde staat, van industrieel en niet-industrieel afval, van afval voor hergebruik, van gedeeltelijk verwerkt afval en van schroot.

Deze btw-belastingplichtigen zijn voor hun gehele activiteit van de vrijstellingsregeling uitgesloten, ook indien zij nog andere handelingen zouden verrichten die principieel onder de regeling zouden kunnen vallen én de omzet lager zou zijn dan de grens van 25.000 EUR.

Welke handelingen zijn uitgesloten van de btw-vrijstellingsregeling? 

In principe kan een btw-belastingplichtige die van de kleineondernemersregeling wil genieten alle handelingen verrichten die zijn bedoeld in het btw-wetboek. Een aantal handelingen wordt echter expliciet van deze regeling uitgesloten (art. 56bis, § 3 WBTW):

• Overdrachten onder bezwarende titel door toevallige btw-belastingplichtigen van nieuwe gebouwen opgericht of verkregen met toepassing van de btw;
• Vestigingen, overdrachten of wederoverdrachten door toevallige btw-belastingplichtigen van zakelijke rechten, andere dan het eigendomsrecht, op onroerende goederen;
• Toevallig verrichte leveringen onder bezwarende titel van nieuwe vervoermiddelen naar een andere EU-lidstaat;
• Leveringen door een visser van zijn vangst in de gemeentelijke vismijnen van de aanvoerhavens;
• Leveringen van tabaksfabrikaten, zoals sigaretten, roltabak;
• Handelingen waarvoor de btw opeisbaar is in België en die worden verricht door een niet in België gevestigde btw-belastingplichtige;
• Handelingen verricht op verborgen wijze: niet aangegeven of ongeoorloofde handelingen.

Wanneer de kleine onderneming één of meerdere van deze handelingen verricht, kan ze voor deze handelingen niet genieten van de vrijstellingsregeling, maar kan ze wel genieten van de vrijstellingsregeling voor al haar andere handelingen voor zover ze aan de toepassingsvoorwaarden van de regeling voldoet en het omzetcijfer met betrekking tot deze "andere handelingen" de grens van 25.000 EUR niet overschrijdt.

Welke verplichtingen houdt de kleineondernemersregeling wél nog in? 

De kleine onderneming heeft minder verplichtingen dan een “normale” btw-belastingplichtige. Zo moet zij onder meer geen periodieke btw-aangiften indienen. Zij behoudt evenwel volgende verplichtingen:

• Aangifte doen van begin activiteit, van wijziging en stopzetting van werkzaamheid;
• “Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen” vermelden op facturen of als zodanig geldende stukken – zeker geen btw in rekening brengen aan de klanten;
• Ontvangen facturen in chronologische volgorde bewaren – omdat zij vrijgesteld is van het houden van een inkomend facturenboek;
• De door haar uitgereikte facturen bewaren en nummeren – omdat zij eveneens is vrijgesteld van het houden van een boek voor uitgaande facturen;
• Een dagboek van ontvangsten houden;
• Een tabel van bedrijfsmiddelen houden, indien dergelijke goederen worden verworven door de onderneming;
• Voor 31 maart van ieder jaar een lijst indienen van de btw-belastingplichtige afnemers waaraan zij in de loop van het voorgaand jaar goederen heeft geleverd of diensten heeft verstrekt. Deze opgave dient tevens te worden aangevuld met het totaalbedrag van de omzet gerealiseerd in de loop van het voorgaand jaar, indien de btw-belastingplichtige op 31 december van dat jaar de vrijstellingsregeling toepaste. Indien de activiteit werd aangevangen in de loop van dat jaar dient ook het tijdvak te worden opgegeven gedurende hetwelk de activiteit werd uitgeoefend. De indiening van deze opgave op elektronische wijze is niet verplicht maar de kleine onderneming mag opteren om deze opgave elektronisch in te dienen;
• Haar BE-identificatienummer meedelen aan haar leveranciers en klanten (dus te vermelden op alle contracten, facturen, bestelbons, ..);
• Voor wat betreft haar intracommunautaire verwervingen van goederen, mag de kleine onderneming haar identificatienummer niet meedelen aan haar leveranciers indien zij intracommunautaire verwervingen van goederen heeft verricht, tenzij zij voorafgaandelijk een aangifte van drempeloverschrijding heeft gedaan, of de optie om haar intracommunautaire verwervingen van goederen aan de Belgische btw te onderwerpen heeft uitgeoefend (van zodra zij haar identificatienummer voorafgegaan door de letters BE meedeelt aan haar leverancier, wordt zij geacht deze optie te hebben uitgeoefend). Ze moet dit nummer meedelen in alle andere gevallen;
• Voor wat de intracommunautaire diensten betreft die voor haar worden verricht door een niet in België gevestigde btw-belastingplichtige, moet de kleine onderneming haar identificatienummer voorafgegaan door de letters BE meedelen aan haar dienstverrichter. De kleine onderneming moet de verschuldigde Belgische btw over deze dienst opnemen in de bijzondere btw-aangifte van de betreffende periode en deze btw voldoen aan de Belgische Schatkist;
• In voorkomend geval, een opgave van haar intracommunautaire handelingen indienen (dienstverrichtingen bedoeld door de algemene regel van de plaats van de dienst in plaats van de afnemer); de indiening van deze opgave op elektronische wijze is niet verplicht, maar de kleine onderneming mag opteren om deze opgave op elektronische wijze in te dienen;
• Een bijzondere btw-aangifte indienen uiterlijk de 20ste van de maand volgend op het kalenderkwartaal waarin zij een goed of een dienst heeft ontvangen waarvoor zij schuldenaar is van de btw.

Bron: monKEY - de meest gespecialiseerde databank voor tax, finance & accountancy professionals