Datamanagement in de juridische sector: in gesprek met Max Hubner van Novagraaf Nederland

Optimaliseren van de dienstverlening

Het belang van big data en legaltech neemt toe in de juridische sector. Dat blijkt uit de Future Ready Lawyer Survey 2021: 75% van de respondenten denkt dat big data en predictiveanalytics de komende drie jaar impact gaan hebben op hun kantoor. Tegelijkertijd denkt minder dan een derde van de respondenten deze technologieën zeer goed te begrijpen. Novagraaf is een van de bedrijven in de juridische sector die zich al een tijd bezighoudt met het inzetten van big data. 

Max stelt dat zij in de afgelopen jaren al veel kennis hebben opgedaan. “Een van de manieren waarop wij de services bundelen is door de vernieuwing van geregistreerde merken nagenoeg geautomatiseerd te laten verlopen. Iedere tien jaar moet de registratie vernieuwd worden. Deze vernieuwing hebben we door de jaren heen steeds verder geoptimaliseerd en geautomatiseerd. We krijgen beter inzicht in data, omdat we steeds meer gebruik zijn gaan maken van technologie. Als we de dienstverlening aan klanten efficiënter en effectiever kunnen maken op basis van die data, kunnen we de prijzen van de dienstverlening aanpassen.” 

Ook voor legal consulting, waarbij normaal gesproken met een uurtarief wordt gewerkt, kunnen er door datamanagement vaste tarieven worden aangeboden. Volgens Max weet je meestal niet precies hoeveel tijd je voor een bepaalde opdracht nodig hebt. “Door de jaren heen hebben we zoveel inzicht gekregen in de activiteiten van legal consulting, dat het grootste deel van onze dienstverlening voor vaste tarieven wordt aangeboden. Daarnaast zijn we vanwege het goede datamanagement volledig transparant over onze dienstverlening. Klanten kunnen op onze portal EasyIP op ieder moment van de dag inzien hoeveel geld ze hebben uitgegeven aan onze dienstverlening, welke merken geregistreerd zijn en wat de status van lopende zaken is.”

Strategie registratie beoordelen op basis van data

Door de inzet van datamanagement kan de gekozen strategie van een klant worden gewijzigd. Het wijzigen van de strategie kan bijvoorbeeld zorgen voor een kostenverlaging voor de klant of een betere bescherming van het merk. “Op basis van de beschikbare data helpen we de klant om te bepalen of de gekozen IP-strategie kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld door op bepaalde landen meer de focus te leggen. Samen met de klant bepalen we of en hoe hun merken worden beschermd.

Daarbij is onze kennis over de verschillende jurisdicties onontbeerlijk. Inzicht hebben in alleen de kosten is namelijk niet voldoende om een goede keuze te maken, een merk is veel geld waard en daarom moet een IP-strategie zorgvuldig worden overwogen. Een volgende stap binnen datamanagement kan zijn dat we onderzoeken of je de beslissing om een registratie te vernieuwen geautomatiseerd kunt ondersteunen. Bij die beslissing heb je direct de beschikking over de juiste gegevens in historisch perspectief en dat scheelt onze relaties tijd en geld”, aldus Max.  

Werkproces slimmer organiseren met datamanagement

Juridische professionals en consultants zijn gewend om veel werk zelf te doen: van het eerste klantcontact tot het schrijven van een oppositie tegen een merkinbreuk. Als je het werk slimmer wilt organiseren en gaat werken met een datamanagement team, hoeven professionals bepaalde werkzaamheden niet meer zelf te doen. Dat vereist een verandering van mindset, weten ze bij Novagraaf uit ervaring. Max geeft aan: “Novagraaf is jaren geleden begonnen met het opschuiven naar data insight IP-services, een mix van tech based en person-to-person dienstverlening.”

Een mix van tech based en person-to-person dienstverlening kan bijvoorbeeld betekenen dat een deel van de dienstverlening geautomatiseerd is en voor de overige dienstverlening wordt er gebruikgemaakt van legal consulting. Hoe verder de technische ontwikkelingen zijn, hoe groter het gedeelte van tech based dienstverlening kan worden. Zo kunnen er in de nabije toekomst met behulp van predictive analytics voorspellingen worden gedaan over toekomstige resultaten. Hiervoor wordt gekeken naar historische gegevens in combinatie met statistische modellering, dataminingtechnieken en machine learning. Op basis van deze data kunnen cliënten steeds beter geadviseerd worden over de mogelijkheden en de risico’s.